103700 (Организация документооборота), страница 3

• «Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);

• «Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);

• «Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.

С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.

Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.

В САДЦ существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствий с указанной в нем информацией. В результат электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

4. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения.

При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрика). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики – наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики — определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов.

Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год.

Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД.

В САДД поиск документов может осуществляться:

• по значению и сочетанию любых реквизитов РК;

• по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск);

• для целых групп документов за определенный период времени.

При необходимости сложный поисковый запрос может быть сохранен и использован неоднократно. Возможен просмотр структуры (дерева) взаимосвязанных документов, что позволяет в сложных случаях легко разбираться в ситуации и истории вопроса.

Кроме того, как уже указывалось ранее, САДД позволяет создавать единые информационно-справочный массив документов и ИПС организации при децентрализованной форме регистрации документов в данной организации.

5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, — важная функция управления организацией.

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

В ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативно-методических документах по делопроизводству использован термин «контроль исполнения документов». В утвержденных в 2005 г. нормативных документах, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, содержатся термины: «контроль исполнения поручений», «контроль за исполнением поручений», «контроль за рассмотрением поступивших в федеральный орган исполнительной власти обращений». Новая редакция терминов правомерна, так как исполнению подлежат именно поручения, а обращения граждан не «исполняются», а рассматриваются.

Поручения могут содержаться в документах (например, приказах, распоряжениях, письмах вышестоящих организаций) или в резолюции руководителя на документе. Кроме того, в некоторых организациях поручения считают особым видом документов и оформляют на бланках поручений.

Цели контроля исполнения документов — содействие качественному и своевременному выполнению решений руководства организации и структурных подразделении, а также получение информации для оценки эффективности деятельности/ должностных лиц и подразделений организации.

Основные направления контроля:

• контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и данных поручений;

• контроль своевременности выполнения документов;

• контроль соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных актов.

Контроль «по существу» входит в должностные обязанности руководителей всех уровней. При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение (самостоятельное или в составе службы ДОУ);

Контролирует сроки исполнения, а также правильное, т.е. соответствующее нормативным требованиям, оформление документов служба ДОУ.

Руководители подразделений и исполнители несут ответственность за полноту и своевременность исполнения документа, а работники, готовящие проекты документов, — за правильность использования форм, бланков, составление и оформление проектов.

Задачи контроля исполнения:

• проверка сроков исполнения;

• регулирование хода исполнения документов;

• учет и анализ результатов исполнения документов по отдельным структурным подразделениям и организации в целом, информирование руководителей о результатах проведенного обобщения и анализа.

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными, их исчисляют в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших из других организаций с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения устанавливают законодательные акты и нормативные документы государственных органов управления, ведомственные подзаконные акты. В организациях для определенных групп документов могут быть установлены типовые сроки исполнения, не указанные в законах и подзаконных нормативных актах. На документы с типовыми сроками исполнения составляют «Перечень документов с типовыми сроками исполнения», который является приложением к инструкции по делопроизводству организации.

Индивидуальные сроки устанавливают вышестоящие организации или руководитель в тексте документа либо в резолюции. Изменить срок исполнения можно только по указанию организации или руководителя, установивших этот срок.

Текущий контроль осуществляется путем ежедневной подготовки и предоставления руководству сведений о документ» с истекшими сроками хранения.

Предупредительный контроль — своевременное (за 3-5 дней) предупреждение работников о приближении сроков исполнения документов. Это может быть сделано в устной форме или путем направления письменного напоминания.

Документ считают исполненным и снимают с контроля после выполнения всех установленных в нем заданий и информирования об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

Снять документ с контроля после его исполнения может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель. Отметку о снятии с контроля проставляют в левом нижнем углу документа, а также в его РК.

Итоговый контроль состоит в обобщении и анализе данных исполнения документов в организации. Он ведется путем периодического составления (обычно ежемесячно, ежеквартально и ежегодно) сводки итогового контроля, представленной на рисунке 5.

Рисунок 5 – «Примерная форма сводки итого контроля».

Наиболее характерные причины несвоевременного исполнения документов:

• слишком высокая степень централизации полномочий;

• перегрузка отдельных руководителей и исполнителей;

• недисциплинированность работников;

• установленные нереальные сроки исполнения;

• неэффективная система организации документооборота.

Причины нарушения сроков исполнения анализируют. Результаты анализа используют для совершенствования деятельности организации в целом и работы отдельных структурных подразделений, повышения исполнительской дисциплины оптимизации подготовки документов и документооборота.

Технология контроля исполнения документов службой ДОУ при журнальной и традиционной картонной формах регистрации состоит в:

• постановке документов на контроль, при этом на верхнем поле контрольных документов и в регистрационной форме (журнал. РК) проставляют отметку о контроле — «К»;

• направлении карточки контролируемого документа исполнителю;

• формировании картотеки РК контрольных документов и ее ежедневном просмотре;

• устном или письменном напоминании исполнителю о приближении срока исполнения документов;

• получении информации о ходе и результатах исполнения и записи ее в РК;

• снятии документа с контроля (с типовыми сроками – самостоятельно, с индивидуальными – по указанию должностного лица, ответственного за контроль исполнения документа);

• составлении текущих и итоговых отчетов (сводок) по исполнению документов.

В САДД под не ним документа автоматизирован.

При введении в РК плановой даты исполнения происходит его автоматическая постановка на контроль. На контроль может быть поставлено исполнение как отдельных резолюций, так и документа а целом. РК контрольного документа и сама резолюции выделяются определенным визуальным признаком.

Система позволяет автоматически формировать и рассылать по локальной сети напоминания исполнителям о приближении срока выполнения.

Для контрольных документов и резолюций автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются документы с истекшими срока ми исполнения. Система способна автоматически формировать сводки об исполнении контрольных документов, при этом периодичность и форму итоговой сводки определяет руководитель.

Кроме того, руководитель организации, обладая в САДД правом неограниченного доступа к документам, имеет возможность в режиме “on line” оценивать объем и результативность исполнительской деятельности всех должностных лиц и всех подразделений организации.

6. РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ, СОДЕРЖАЩЕЙ КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ

Конституция Российской Федерации (ст. 29. п. I) гарантирует гражданам право на доступ к информации. Однако федеральным законодательством, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации предусмотрены ограничения доступа к информации, составляющей государственную тайну или представляющей собой сведения конфиденциального характера (30). К сведениям конфиденциального характера относят.

• персональные данные (личная и семейная тайна);

• данные предварительного расследования и судопроизводства (тайна следствия);

• служебную тайну (служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти);

• сведения, связанные с профессиональной деятельностью (врачебная, банковская, нотариальная, адвокатская тайна также тайна переписки, телефонных net отправлений, телеграфных или иных сообщений);

• коммерческую тайну;

• сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них и другая интеллектуальная собственность.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей этой информации и охраной ее конфиденциальности.

В ст. 3 закона коммерческая тайна определена как «конфиденциальность информации, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение! на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду».