103700 (Организация документооборота), страница 2

• оформление и согласование (визирование) проекта;

• подписание проекта;

• регистрации документа;

• отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждает факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания эти документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

• поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

• входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;

• важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);

• документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);

• ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте – службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп, изображенный на рисунке 2.

Наименование организации

Вх. №_________

От____________

Рисунок 2 – «Регистрационный штамп»

Категории не регистрируемых в организации, а также регистрируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующие перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов:

• однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);

• регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;

• входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в день подписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года). Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа – 02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

3.1 Регистрационные формы

Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки.

Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота — до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма.

Рисунок 3 – «Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки».

Рисунок 4 – «Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки».

При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.

Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).

Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.

Компьютерную регистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.

Далее приведен пример РК системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» (разработчик — компания «Электронные офисные системы») которая содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документ та, проставленный организацией-автором). Еще один способ ввода данных — с использованием справочников.

Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».

При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники:

• «Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);

• «Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);

• «Номенклатура дел» — заголовки и индексы дел организации;

• «Группы Документов, — информация о группах документов объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;

• «Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания в дело;

• «Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той ил и иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;