100684 (Менеждмент у країнах Західної Європи), страница 2

Система управління за результатами складається з таких взаємопов’язаних елементів:

управління діяльністю, яке передбачає планування діяльності, визначення завдань організації, створення системи вимірювання діяльності, контролю за виконанням завдань, тобто реалізація загальних функцій управління;

управління персоналом, змістом якого є забезпечення співпраці між всіма членами трудового колективу, ефективна кадрова політика, навчання, інформування, спрямована на позитивні реакції мотивація працівників;

управління комунікаціями та інформаційним середовищем організації;

постійне вдосконалення з метою підвищення ефективності, управління функціонуванням організації.

В умовах переходу до управління за результатами персоналу приділяється головна увага, він вважається найціннішим ресурсом організації. Джерелом такого підходу є впевненість у тому, що кожна людина здатна до саморозвитку, є ініціативною і творчою особистістю. Але змінюються вимоги і до керівника. Він повинен бути демократичним, гнучким, готовим до співпраці, довіряти працівникові та делегувати йому повноваження, сприяти підлеглим у досягненні успіху, бути націленим на результат. Основним змістом діяльності керівника стає вплив на поведінку і дії людей через їхню мотивацію на досягнення цілей організації. Отже, у системі управління за результатами домінує ситуативно-демократичний стиль управління, якому притаманні такі риси:

уміння досягати результатів і бажання багато і наполегливо працювати для цього;

бажання і здатність нести відповідальність за доручену роботу й уміння приймати ризиковані рішення;

готовність починати процеси змін, керувати ними і використовувати їх в інтересах організації;

готовність використовувати відкритий спосіб управління, розвивати співробітництво;

мистецтво приймати швидкі рішення;

здатність одночасно зосереджуватися на сьогоденні і майбутньому;

здатність бачити зміни усередині організації та в її оточенні й ефективно їх використовувати;

готовність до результативної соціальної співпраці;

готовність до загального управління;

творчий підхід до своєї діяльності;

постійне вдосконалення, добра загальна психологічна і фізична форма;

уміння правильно організувати свій час;

готовність до мотивування себе і персоналу;

готовність працювати на чолі персоналу з високим рівнем професійної підготовки;

мати міжнародний кругозір.

Крім того, на результативність діяльності впливають такі фактори: швидкий розвиток технологій, вдосконалення управління, зміна цінностей, фізичний стан керівника, його особисте ставлення до постійного розвитку.

Упровадження системи управління за результатами здійснюється, як правило, за допомогою використання допоміжного засобу - “процесу сукупного розвитку” і здебільшого складається з трьох етапів:

“створення готовності до переходу” - послаблення сил, що підтримували організаційну структуру раніше, відкидання колишніх цінностей, правил, стилю управління (руйнування старої системи управління);

“перехід” - переоцінка цінностей, позицій і поведінки; звільнення творчих здібностей; свідомий розвиток; відчуття кожною людиною своєї значущості для організації;

“стабілізація" - створення механізмів, що підтримують діяльність трудового колективу і забезпечують ефективне функціонування організації; делегування більшої самостійності усім складовим організації та окремим індивідам; перетворення організації на природну сукупність мікроорганізацій, соціальну систему; окремий працівник стає активним суб’єктом управління.

Вважається, що період активного процесу сукупного розвитку становить від двох до п’яти років, залежно від стану розвитку стартової системи управління. Узагалі, він не має кінця, оскільки, по-перше, вимагає зміни парадигми соціально-економічного мислення і, по-друге, процес соціально-економічного вдосконалення є постійним.

Процес управління за результатами відбувається за такими етапами: визначення результатів; управління за ситуацією; контроль за результатами.

Етап визначення результатів починається з глибокого аналізу прагнень, на основі яких визначаються бажані результати для різних рівнів. Такі результати називаються ключовими: вони вимагають щорічної перевірки. Розрізняють такі типи ключових результатів: результати комерційної діяльності; функціональної діяльності; підтримки.

До результатів комерційної діяльності належать обсяг діяльності (оборот) підприємства, покриття витрат, рентабельність, використання капіталу (інвестиції, обігові кошти), змінні й фіксовані витрати. Функціональними результатами й цілями є кількість і якість виробленої продукції, ефективність використання енергії та сировини, виробничих потужностей. Результати підтримки, у свою чергу, сприяють досягненню комерційних і функціональних результатів. До зовнішніх результатів підтримки належать характеристика підприємства, групи продукції, що випускається, і кожного окремого виду продукції, відносини із зовнішніми пов’язаними групами. Результати підтримки усередині організації можна визначити стосовно рівня вмотивованості персоналу, атмосфери організації, використання робочого часу й засобів комунікації, тобто швидкості проходження інформації. Після виділення ключових результатів переходять до визначення засобів, за допомогою яких вони будуть досягнуті.

Процес визначення результатів завершується позиціюванням напряму діяльності та комерційних ідей для її здійснення. Результати, що відповідають прагненням організації, виражаються у вигляді визначених цілей, стратегій, ключових результатів і проміжних цілей. Результати, що відповідають прагненням керівництва, відображають у вигляді ключових результатів, цілей і календарних планів використання робочого часу. прагнення кожного члена організації виражаються планами просування службовими сходами і у житті в цілому.

Процес управління за ситуацією - управління по днях. Його основою є організація справ, діяльності людей і оточення таки чином, щоб плани втілювалися в бажані результати. Особливістю цього етапу є те, що управління персоналом і взаємодію із зовнішнім середовищем неможливо уявити з усіма подробицями. Тому керівники повинні бути здатними аналізувати і враховувати зовнішні та внутрішні ситуаційні фактори. Необхідно також володіти різними стилями управління і впливу для того, щоб використовувати їх відповідно до вимог сформованої ситуації. Крім того, потрібно брати до уваги наполегливість і творчий підхід з боку як керівника, так і підлеглого. Загалом фінська школа приділяє особливу увагу джерелам впливу (професійним якостям) керівника, основними з яких є:

зацікавленість і творча позиція;

плановість;

загальне управління;

уміння співпрацювати і керувати людьми;

мистецтво мотивування і стратегічного управління;

готовність до ризику;

відповідальність за робочі місця;

уміння пристосовуватися до змін і використовувати їх на користь організації;

готовність до взаємодії та управління групою.

Отже, у системі управління за ситуацією велике значення надається таким джерелам впливу керівників, як їх особисті здібності до управління та авторитет, що базується на здатності до управління, а значення формальної посади керівника поступово зменшується. Велику роль на етапі процесу управління за ситуацією відіграє також планування, що поділяється на такі основні види: стратегічне, щорічне, планування графіків роботи.

Стратегічне планування починається з визнання ідеї результативного підходу до діяльності організації, аналізу сильних і слабких сторін усередині організації та умов зовнішнього середовища. Потім розробляється прогноз на 10-15 років і визначаються цілі на 3-5 років, що відповідають можливостям організації. На цій підставі формується стратегія управлінської діяльності (наприклад, методи підвищення конкурентоспроможності, основні шляхи досягнення цілей).

Щорічно у результаті ситуаційного аналізу регламентується плани результативної діяльності груп та індивідів, тобто визначаються тимчасовий бюджет, необхідні машини й устаткування, трудові ресурси, інвестиції, а також складаються графіки.

На рівні індивіда планується використання часу для тривалих, повторюваних і одноразових робіт; при цьому план складається лише на 50-60% робочого часу. На рівні організації планування результатів здійснюється так, щоб навесні планувалися результати, які потрібно одержати в майбутньому році, а восени розглядалися умови, необхідні для досягнення очікуваних результатів.

Заключним етапом управління за результатами є процес контролю за результатами. Контроль здійснюється з метою оцінки кінцевих і проміжних результатів, рівня виконання передбачених планом заходів, ситуаційного управління. Досягнення кожного ключового результату і завдання оцінюється окремо, на підставі чого розробляться висновки, що мають велике значення для планування на наступний період і вжиття відповідних заходів. Висновки поділяють за термінами виконання необхідних заходів: негайно, після деяких уточнень, на майбутній рік. При цьому заходи, що відкладаються необхідно оцінювати реалістично.

За даною системою управління двічі на рік проводять бесіди за результатами на всіх рівнях організаційної структури. Керівник або член його робочої групи оцінюють, наскільки вдало було встановлено ключові завдання в минулому періоді, чи сприяють вони досягненню поставлених цілей. Потім оцінюється відповідність визначених завдань необхідному рівні (завищення чи заниження), перевіряються досягнуті результати. Коли в колективі сформовано спільну думку щодо досягнутих результатів, розглядається питання про те, що перешкоджало досягненню успіху в майбутньому. Потім визначаються результати, яких необхідно досягти в наступному періоді.

Отже, в управлінні за результатами найбільш істотним є спрямованість на результат. Можливості організації використовуються так, щоб плани діяльності поширювалися від їх стратегічного рівня до планів індивідуального використання робочого часу окремими працівниками.

В управлінні за результатами разом із плануванням високо цінуються виконання планів і контроль. Наполегливість, творчий підхід і обов’язковість при виконанні планів є відмітними рисами цієї системи управління. Важливими факторами, що спрямовують діяльність організації, вважаються відсутність негативного ставлення до випадковостей і незапланованих результатів; збалансований розвиток організації та змісту життя її працівників.

Ефективність системи управління за результатами підтверджена вже багаторічним досвідом успішного функціонування значної кількості підприємств у Фінляндії. Проте вона залежить від багатьох факторів, оскільки зміни системи управління однаково поширюються на всі її підсистеми та елементи: на ціннісні орієнтири людини, на організаційні структури, на систему комунікацій. Розвиток обов’язково вимагає реальної активності вищого керівництва, тому що воно своїм прикладом впливає на ставлення підлеглих до роботи і сприяє залученню до процесу усього персоналу. У цьому разі успіх залежить від уміння використовувати творчі здібності членів організації, що неможливо за авторитарної системи управління. Спершу потрібно змінити культуру управління, а потім, коли підлеглі відчуватимуть відповідальність і бажання перейти на новий шлях розвитку, система управління за результатами стане ефективною. Пріоритетною є зміна парадигми мислення перших керівників (власників) підприємства. Саме у цьому виявляється дія принципу “першого керівника".

Отже, квінтесенція особливостей менеджменту у країнах Північної Європи полягає у вирішенні проблем соціальної забезпеченості людей найманої праці достатньо сприятливі умови праці, старанніше і якісніше виконують свою роботу, постійно підвищують власну кваліфікацію, перетворюються на активного суб’єкта управління підприємством.