ref-17073 (Структура организации, влияние на нее законов теории организации), страница 3

Закон установки: «Любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился, к которой он приготовился».

Избирательность в информационном поле характерна для человека. Поэтому руководителю необходимо заранее настраивать работников на соответствующую информацию, оповещать их о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Всякая дополнительная информация, не относящаяся к объявленной области, не воспринимается.

Закон устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии».

Первая информация о событии обычно не встречает в сознание человека сопротивления и спокойно запоминается, следующая о том же событии уже сопоставляется с первой и здесь возможны конфликты. Поэтому руководитель должен вовремя доводить до подчиненных достоверную информацию о каком-либо процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.

Закон доходчивости информации: «Доходчивость сообщения для человека будет выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации».

Одновременное использование образных и алгоритмических способов подачи информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая соответствует его типу мышления. Поэтому руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала для подчиненных, например, слова, расчеты, плакаты, образцы.

2.2. Основополагающие законы

Закон синергии

Одним из ведущих общих законов организации является закон синергии, утверждающий, что для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал будет всегда либо больше простой суммы потенциалов, входящих в нее элементов, либо меньше.

Следовательно, руководитель, знаю суть этого закона, должен определить оптимальный набор элементов, при котором синергия носила бы созидательный характер. Причем желаемый деятельный тип организации можно сформировать не из любого набора элементов. Важно учитывать социокультурные характеристики индивидов, их трудовую добросовестность, профессионализм, склонность к инновационным изменениям. Это означает, что именно элементы при соответствующих условиях способны сформировать потенциал организации. Однако достаточно трудно заранее определить необходимые ресурсы и условия их использования для достижения синергии. Это можно делать либо приобретая собственный опыт в процессе перебора различных ресурсов в деятельности компании и дальнейшего отслеживания экономического или социального результата, либо используя опыт успешных компаний.

На практике эффект положительной и отрицательной синергии проявляется достаточно редко. Это объясняется очень редким сочетанием высочайшего управленческого профессионализма руководителя и длительного периода удачи.

Оценка синергетического эффекта может идти косвенно – как части экономической, социальной, организационной, технологической, экологической, правовой или идеологической эффективности. Прямые методы оценки синергетического эффекта находятся в стадии разработки. Набор ситуаций, в какой-то мере характеризующих приближение деятельности компании к синергетическому эффекту приведен ниже:

• Длительная и качественная работа оборудования без поломок

• Использование замороженных ресурсов, в том числе находящихся в личном пользовании

• Доверительные отношения между сотрудниками

• Снижение простудных и сердечно-сосудистых заболеваний

• Поддержка коллективной, а не сдельной оплаты труда

• Соотношение разработанных и принятых для внедрения рационализаторских предложений и изобретений

• Уменьшение объема услуг сторонних организаций

• Рост числа предложений по совершенствованию производства и управления

• Стимулирование интереса работников к повышению профессионального образования

• Активное приобретение сотрудниками акций своей компании

• Выработка и поддержка традиций организации

• Усиление технологической и организационной дисциплины

• Усиление лояльности к своей организации и непосредственному руководству

• Сокращение количества оперативных совещаний и увеличение количества стратегических

• Снижение усталости работников

• Устойчивость организации к небольшим внешним возмущающим воздействиям

• Благотворительная деятельность

• Постоянный спрос на продукцию

• Хорошее настроение в коллективе

Руководитель должен стремиться усиливать имеющиеся положительные ситуации и формировать недостающие.

Для успешной реализации закона синергии необходимо использовать методы организации и самоорганизации, управления и само управления. Среди них: «вопросы и ответы», «конференция идей», «метод эвристического прогнозирования».

Метод «вопросов и ответов» наиболее прост в организационном исполнении. Его реализация может быть частично формализована с помощью компьютера путем создания информационной базы вопросов трех уровней:

• Вопросы, на которые есть практические ответы и известны конкретные результаты- это прошлый опыт

• Вопросы, на которые есть ответы, но мало конкретных результатов или они не подтверждены независимыми источниками

• Вопросы, которые ставятся по новым проблемам и на них еще нет ответов.

Путем коллективного тренинга по первому и второму уровням вопросов можно прийти к решению и ряда вопросов третьего уровня.

Перспективным является метод «конференции идей» , в основе которого лежит стимулирование процесса мышления на уровне сознания. Основные принципы данного метода следующие:

• Число участников в пределах 3-9

• Запрещаются насмешки, критика, в том числе и позитивная

• Для обсуждения формулируются 1-2 зависимые друг от друга задачи

• Продолжительность конференции 30-50 минут

• Ведется запись всех предложений, в том числе и абсурдных

Затем через 1-2 недели специалисты компании анализируют все предложения более внимательно. Технология данного метода включает следующие этапы:

• Тренировка генерации коллективных идей по заранее заданным проблемам

• Изучение возможностей участников тренинга

• Корректировка состава участников генерации идей

• Генерация участниками идей по новым проблемам

• Обсуждение предложенных идей

Метод «эвристического прогнозирования» основан на обсуждении прогнозных решений высококвалифицированными специалистами в узких областях техники, технологии, производства. Каждый специалист, опираясь на свою компетентность, оценивает предлагаемое решение, а возможно и совершенствует его. В результате глубокого профессионального анализа каждой стороны вариантов решений выявляется лучшее, а возможно и формулируется в ходе обсуждения совершенно новое. Этот метод является плодотворным в случае отсутствия алгоритмического подхода к выработке наилучшего решения.

Закон самосохранения

Все в мире подчиняется писанным и неписанным законам. Это касается как естественных организаций, так и искусственных. Организации созданные человеком называются искусственными. Искусственные организации, так же как и естественные функционируют в сложных условиях: есть отношения дружеские, есть враждебные, есть и нейтральные. В деятельности каждой реальной организации бывали ситуации, когда они по разным причинам оказывались на грани существования. Одни из них в таких ситуациях были ликвидированы, другие,- изыскав ресурсы и, преодолев трудности, успешно восстановили свою репутацию и сейчас доминируют на мировом рынке. Руководитель должен правильно оценить общее положение в компании и ситуацию, складывающуюся вокруг компании, чтобы принять решение о ее дальнейшей судьбе. Теоретической основой для анализа общего состояния организации является закон самосохранения, согласно которому любая организационная система, равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое, и использует для достижения этого весь свой потенциал.

Самосохранение организации зависит от внешней и внутренней среды, от внешних и внутренних факторов.

Внутренние факторы:

- философия организации,

- принципы ее деятельности,

- уровень квалификации персонала,

- эффективность реализации мотивов и стимулов, потребностей и интересов работников,

- использование ресурсов и технологии,

- уровень коммуникаций,

- степень сочетания функций и структуры управления,

- качество и уровень реализации маркетинга.

Внешние факторы:

- социальная, демографическая и психологическая обстановка в стране,

- экономическая и политическая ситуация,

- покупательская способность населения,

- состояние развития науки и технологии,

- уровень культуры, в том числе культуры взаимодействия между организациями.

Внутренние факторы в основном управляемы со стороны руководителя, а внешние- нет. Профессионально формируя внутренние факторы деятельности компании, руководитель может существенно повысить созидательный потенциал организации. Для этого необходимо:

1. Совершенствовать социально-психологический климат в коллективах

2. Добиваться оптимального сочетания структуры и выполняемых функций

3. Развивать инновационную деятельность

4. Постоянно повышать профессионализм персонала

5. Иметь хорошую информационную сеть связи с клиентами, поставщиками и потребителями

6. Создавать союзы взаимного страхования с аналогичными организациями

7. В уставном капитале организации увеличивать долю ликвидного имущества

Перечисленный набор дает качественное представление о направление работ по усилению устойчивости организации к внешним возмущающим воздействиям.

Для реализации закона самосохранения большое значение имеет следование трем стратегиям поведения фирмы на рынке:

• Достижение лидерства в минимизации издержек производства, в результате чего фирма может за счет более низких цен на аналогичную продукцию завоевать большую долю рынка. Фирмы, использующие такой тип стратегии, должны добиваться хорошей организации производства и снабжения, высокого уровня профессионализма сотрудников и внедрять передовую технологию.

• Специализация в производстве продукции. В этом случае фирма должна осуществлять курс на особо специализированное производство и добиваться лидерства в избранном виде продукции. Фирмы, предпочитающие этот тип стратегии, должны иметь маркетологов и дизайнеров высокого класса.

• Концентрация усилий фирмы в выбранном рыночном сегменте. В этом случае фирма может объединить две первых стратегии- снижение издержек и высокую специализацию в производстве продукта. Однако для реализации стратегии третьего вида фирма должна строить свою деятельность, прежде всего на анализе потребностей клиентов определенного сегмента рынка, т.е. конкретных клиентов.

По мнению некоторых исследователей, действие закона самосохранения организации проявляется в поддержание ее целостности, экономном использование ресурсов, адаптации к внутренним и внешним изменениям, ее качественном и количественном развитие.

Закон развития

Все элементы природы имеют либо естественный, либо искусственный алгоритм функционирования. Для каждого из них характерен свой путь развития. Развитие- это необратимое и направленное изменение материи. Цикл развития вносит элементы новизны в очередной виток создания технических устройств, зарождения жизни, создания научной теории. Существуют две формы развития:

- эволюционная - непрерывные, постепенные количественные и качественные изменения

- революционная - скачкообразные изменения, в том числе:

• Изменение базиса без осознания его сути

• Изменение сознания без соответствующего изменения базиса

Примером скачкообразного изменения базиса без его осознания людьми является переход к рыночной экономике в постсоветской России.

Развитие бывает прогрессивным и регрессивным. Прогрессивное - переход от низшего к высшему, от простого к сложному, от менее совершенного к более совершенному. Регрессивное - обратное движение, переход от высшего к низшему, деградация, возврат к изжившим себя формам и структурам. Регресс играет не только отрицательную, но и положительную роль в жизни человека или компании. Регресс часто сопровождается отсеиванием детальных и концентраций общих представлений, исходя из опыта и интуиции.

Прогресс и регресс тесно связаны между собой и составляют диалектическое единство. Без прогресса нет регресса, а без регресса нет прогресса.

Прогресс и регресс сопутствуют развитию любой компании, поскольку в них идут процессы внедрения новых технологий (прогресс) и накопления опыта, упорядочения производственных отношений и укрепления традиций (регресс).

Развитие организации обуславливают следующие факторы:

- изменение на рынке спроса и предложения

- изменения внешней среды

- изменения внутренней среды

- изменения приоритетов потребностей и интересов человека или общества

- старение и моральный износ имущественного и интеллектуального комплекса компании