ref-17073 (Структура организации, влияние на нее законов теории организации), страница 5

Насыщенность информации (Н) характеризуется соотношением объема профессиональной (П) и фоновой (Ф) информации в каком-либо тексте документа или сообщения, предназначенных для ознакомления с ними работников организации(2):

(2).

Н=[П/(П+Ф)]×100%

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звуков, видеоизображений. Она отражает суть рассматриваемого задания и служит для решения конкретных проблем управления или производства. Фоновая информация служит для лучшего восприятия работником профессиональной информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня или предварительной настройки внимания на заданную тему. В состав фоновой информации можно включать: слова приветствия или участия, сведения о материальном и моральном стимулирование, вспомогательную и вводную информацию. Отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости человека от профессиональной информации, поэтому она плохо воспринимается. Избыток фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматриваемого вопроса, переключению его внимания на несущественные детали.

Выделяют три уровня насыщенности:

• Высокий (около 100%)- фоновой информации практически нет

• Нормативный (около 70%)- объем профессиональной информации 70%,а фоновой-30%

• Низкий (менее 50%)- объем профессиональной информации менее 50%, фоновой- более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях пока имеет высокий уровень насыщенности- отчеты, реклама, собрания, приказы. Такой уровень постепенно исчерпывает себя в современном менеджменте.

Нормативный уровень- это самый приемлемый уровень насыщенности информации для эффективной организации управленческой деятельности.

Закон единства анализа и синтеза

Анализ и синтез являются элементами биологического и интеллектуального развития. В окружающем нас мире постоянно происходят изменения: крупные образования разделяются на более мелкие, а мелкие образования объединяются. Наличие преобразований свидетельствует о физическом существовании компании как социальной организации: происходят изменения выполняемых функций, меняется персонал компании. Эти процессы повторяются, причем каждый из них вносит что-то новое, более необходимое. Ненужные элементы отпадают, а необходимые - появляются, то есть достигается некоторая временная гармонизация элементов, входящих в состав какой либо организации. Анализ и синтез- это элементы гармонизации.

С точки зрения точных наук (математики или физики) разделение, выделение и согласование входят в состав процедур анализа, а согласование, объединение и соединение входят в состав процедур синтеза. В теории организации термины «анализ» и «синтез» прочно закрепились.

Анализ- это разделение целого на части, представление сложного в виде простых составляющих, изменение этих частей, добавление новых или ликвидация некоторых из них для более эффективной деятельности или удобства исследования.

Синтез- это соединение, объединение обновленного набора простых составляющих объекта в единое целое, согласование их деятельности для более эффективной деятельности или удобства исследования.

Говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Анализ и синтез имеют большое практическое значение при реформировании и реструктуризации компаний, организации коллективного труда, научных исследованиях.

В процессах совершенствования деятельности компаний анализ обычно предшествует синтезу. Однако встречаются случаи, когда синтез является началом процесса. Таким образом, анализ в теории организации включает две основные процедуры: разделение целого на части и улучшение функционирования каждой из этих частей. Синтез также включает две процедуры: согласование характеристик выделенных частей и объединение их в одно целое.

Процедуры: улучшение характеристик выделенных частей организации и согласование этих характеристик в большей мере относятся к теории управления и менеджменту, а разделение и объединение - непосредственно к теории организации. При разделении целого на части необходимо учитывать зависимость частей друг от друга. Учитывают три возможности:

1.выделенные части слабо зависят друг от друга, но сохраняют при выделении все свои свойства

2.выделенные части зависят друг от друга и при разделении теряют ряд неосновных свойств, которые необходимо в дальнейшем учитывать

3.выделенные части сильно зависят друг от друга и при разделении теряют основные свойства, то есть становятся неспособными выполнять свои основные функции. Такие части обособлено рассматривать не следует иначе можно сделать много ошибок.

При объединении целого из подготовленных в результате анализа частей целого необходимо также учитывать степень будущей зависимости частей друг от друга. Как и в случае разделения учитываются три возможности:

1. объединяемые части слабо зависят друг от друга и они не ухудшают и не улучшают функционирование объединяемых частей в рамках целого

2. объединяемые части зависят друг от друга и при объединении могут несколько усилить или ослабить функционирование объединяемых частей в рамках целого. Это называется эмерджентностью

3. . объединяемые части сильно зависят друг от друга и при объединении могут существенно (положительно или отрицательно) повлиять друг на друга в рамках целого. Это называется синергетическим эффектом.

Процессы разделения и объединения в природе и искусственных организациях идут постоянно и циклично.

Скорость и результат преобразований зависят от созидательных ресурсов компании, а также от диапазона изменения внешней или внутренней среды.

Согласно закону, «каждая система стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или выполняемых функций»

Математическая интерпретация закона может быть представлена следующим соотношением, не зависящим от времени(3):

(3).

n n

{ ∑(R1i+R2i)-∑(V1i+V2i) } ≥0

i=1 i=1

где R1i, R2i- внутренний и внешний потенциал в области экономики, политики, финансов, способствующий развитию компании; V1i, V2i- внутренний и внешний потенциал. Стремящийся ликвидировать компанию или нанести ей ощутимый вред.

Изменения R1i, R2i и V1i, V2i достигаются за счет преобразований внутренней и внешней среды. Если эти преобразования дают положительный эффект, то материальная система функционирует успешно, а если нет- то время деятельности этой системы ограничено.

Следствия из закона «единства анализа и синтеза»:

Следствие 1. «Если ∑(V1i+V2i) существенно меньше ∑(R1i+R2i), то есть практически отсутствуют внешние и внутренних возмущающие воздействия, то компания идет к полному истощению ресурсов». Отсутствие внешних и внутренних возмущающих воздействий означает, что созидательные ресурсы компании постепенно приближаются к нулю. Они оказываются невостребованными ни самой компанией, ни внешней средой. Это означает, что либо ресурсы компании и ее потенциал не соответствуют потребностям общества, либо общество не информировано о возможностях данной компании. В любом случае, компания находится в состоянии застоя, истощения или порчи ресурсов.

Из этого следует, что для биологических и социальных организаций внешние возмущения и внутренние конфликты необходимы для «встряски», переосмысления их деятельности, наращивания потенциала и частично- для ликвидации слабых нежизнеспособных организаций. Для человека также полезно наличие внешних и внутренних возмущающих воздействий - это удлиняет его физическую жизнь за счет более полной мобилизации жизненных сил, которые в иных условиях не были бы востребованы.

Следствие 2. «Если ∑(R1i) существенно больше ∑(R2i),то есть практически отсутствуют внешние созидательные ресурсы, то компания не занимается общественно полезной деятельностью (не удовлетворяет потребностей и интересов внешней среды)». В этом случае все созидательные силы компании будут направлены на преодоление разрушительных сил внутренней и внешней среды, при этом на помощь муниципальных, федеральных органов и других компаний рассчитывать не приходится. Такое соотношение характерно для криминальных структур.

Следствие 3. «Если ∑(R1i) существенно меньше ∑(R2i), то есть практически отсутствуют внутренние созидательные ресурсы, то компании требуется внешние субсидии или дотации». В этой ситуации оказываются компании, которые делают основной упор на внешнюю помощь.

Следствие 4. «Если ∑(V1i) существенно больше ∑(V2i), то есть практически существуют внешние возмущающие воздействия, то созидательные ресурсы компании (внутренние и внешние) тратятся на компенсацию внутренних возмущающих воздействий» . Все созидательные ресурсы будут расходоваться на компенсацию различного рода ущербов, на страхование ресурсов, удовлетворения потребностей самих работников компании. Это условие перерождения хозяйственной организации в общественную (хозяйственная организация производит продукцию для преимущественной реализации во внешней среде, а общественная - во внутренней).

Следствие 5. «Если ∑(V1i) существенно меньше ∑(V2i),то есть практически отсутствуют внутренние возмущающие воздействия , то созидательные ресурсы компании тратятся на компенсацию внешних возмущающих воздействий». Созидательные ресурсы компании будут расходоваться на компенсацию различного рода ущербов от внешних источников, в том числе на создание службы безопасности, дополнительных финансовых ресурсов. Своего лобби в различных инстанциях. Это означает, что в компании нет внутренних возмущающих воздействий или их не замечают. Такое состояние характеризуется полным согласием по всем управленческим и производственным вопросам в компании. Однако полное согласие- это проявление либо диктата руководителя, либо абсолютной пассивности подчиненных. То и другое плохо для компании, работающей в рыночных условиях.

Закон единства анализа и синтеза относится к объективным законам организации. Для реализации данного закона руководителю рекомендуется:

• составлять и реализовывать программы постоянного совершенствования компании, ее элементов и подразделений

• проводить маркетинговые исследования в ключевых областях деятельности

• использовать современную информационную технологию управления.

Результаты действия закона будут самыми благоприятными для компании.

Закон гармонии

Слово «гармония» означает стройность, соразмерность. Она может создаваться естественным и искусственным путем.

Гармония- это непременное условие достижения положительной синергии.

Как естественный эволюционный процесс гармонизация происходит на всех уровнях мироздания: планет, государств, отраслей, организаций, семей и даже человека (в гармонии с самим собой).

Основная задача профессионального менеджера состоит в том, чтобы помогать этому процессу. Таким образом, гармония имеет системное начало, она объективна и не зависит от воли и желания человека, который может либо помочь ей, либо испортить естественный ее ход.

Согласно закону, «каждая организация стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы, находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении».

Профессиональная реализация закона гармонии основана на выполнении ряда принципов: планирования. Координирования, ограничения, стабилизации, согласования, полноты.

Принцип планирования. «В каждой компании должен быть обоснованный план деятельности и развития» . Этот принцип закрепляет статический (первоначальный) набор ресурсов и их пропорции, которые должны планироваться на трех уровнях: стратегическом, тактическом и оперативном. Планирование связано с выработкой миссии и целей компании. Поэтому различают стратегические, тактические и оперативные цели, каждая из которых в свою очередь может быть представлена набором более мелких целей или набором задач.

Принцип координирования. «Каждая компания должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в набор и пропорции ресурсов». Этот принцип заключается в том, что для любого специалиста существуют пределы обрабатываемого количества разнообразной информации. Если этот предел превышен, эффективность координации ресурсов и их пропорций будет снижаться.

Принцип стабилизации. «Изменение содержания набора ресурсов и их пропорций не должно выходить за пределы заданного диапазона (нормативный уровень)» . Данный принцип призывает компанию к обдуманности своих решений об использовании ресурсов: материальных, интеллектуальных, финансовых, исходя из существующих норм и здравого смысла.

Принцип согласования. «Планируемые к использованию ресурсы должны подходить друг другу по техническим, химическим, интеллектуальным, и другим характеристикам» . Компания должна планировать приобретение и применение ресурсов и их пропорций так, чтобы они были согласованы друг с другом и создавали при совместной работе положительную эмерджентность или синергию.

Принцип полноты. «Каждая компания должна выполнить весь набор функций производства и управления на своем участке деятельности независимо от количества постоянных работников». Принцип требует от компании или ее подразделений выполнения необходимых функций либо своими силами, либо с помощью привлеченных организаций.

«Влияние законов теории организации

на жизнедеятельность компании OOO Jason »

Общая характеристика предприятия

Украинско-британское совместное предприятие «Компания «Jason лтд» было создано в 1995 году вследствие реорганизации. Компания является правопреемником фирмы в виде общества с ограниченной ответственностью «Jason». Порядок реорганизации, легализации, а также деятельности предприятия основывается на Законах Украины, а также других законах и подзаконных нормативных актах, касающихся финансово-хозяйственной, инвестиционной и внешнеэкономической деятельности предприятий в Украине.

Предприятие является юридическим лицом по законодательству Украины. Права и обязанности юридического лица предприятие приобрело с момента его государственной регистрации. Имеет свой фирменный знак (символику), штамп, круглую печать, которые исполнены на украинском языке, и другие реквизиты, а также расчетный, валютный и другие счета в банковских учреждениях.

Организационно – правовой формой предприятия является предприятие с иностранными инвестициями в виде общества с ограниченной ответственностью. То есть предприятие несет ответственность по обязательствам только в пределах своего имущества. Участники несут убытки только в пределах своего вклада. Предприятие не отвечает по имущественным обязательствам участников.