96272 (Перебування іноземних делегацій в Білорусі)

До нас їде... делегація, або Про те, хто гірше за татарина

Один з семінарів столичної бізнес-школи, який мені вдалося відвідати цього року, був присвяченому правильному складанню програми перебування іноземних делегацій. Перш ніж перейти до розгляду конкретних інструментів планування зустрічей "на вищому рівні", тренер поцікавився у групи: "Яке питання в першу чергу приходить вам в голову, коли ви взнаєте, що до вас скоро приїжджають партнери або іноземні гості?" Одна із слухачок семінару боязко відповіла і одночасно запитала: "Навіщо?" Другим по популярності було питання чи "Надовго?", в зв'язку, з чим всі присутні зразу ж пригадали сакраментальний анекдот про тещу. Нагадаю: теща роздягається в передпокої, чемний зять приймає її пальто. Чи "надовго ви до нас, мама?" - "Так поки не набридну, зять!" - "Що, навіть чаю не поп'єте?!" Оскільки ж за всіма правилами, без грубих порушень протоколу, витримати цю "нашестю", яка чомусь в інформаційному листі про приїзд цих чудових людей була названа "дружнім візитом"?

Підготовка програми перебування і організація прийому представників іноземних держав грунтуються на дотриманні положень протокольної практики і її особливостей, витікаючих з національних традицій і культури Білорусі. Слово "протокол" означало у візантійській дипломатії першу частину складеного в урочистих виразах документа, в якому перераховувався склад учасників переговорів. В даний час протокол надає собою зведення правил, відповідно до яких регулюється порядок різних церемоній, форми одягу, офіційного листування і т.д.

Будь-яке порушення цих правил створить труднощі для сторони, що припустилася порушення, оскільки вона повинна буде принести вибачення і знайти спосіб виправити помилку.

Протокол допомагає створити дружню і невимушену обстановку на зустрічах, переговорах, прийомах, що сприяє взаєморозумінню і досягненню бажаних результатів. Неправильно розсаджені гості на прийомі, не по етикету одягнені учасники переговорів - кожна з цих і багатьох інших "дрібниць" здатна гальмувати, охолоджувати, а іноді і погіршувати відносини між партнерами і перешкоджати їх подальшому позитивному розвитку. І навпаки, саме протокол сприяє успішному рішенню ділових питань.

Порядок в'їзду, виїзду і перебування представників іноземних держав в Білорусі

При запрошенні іноземного ділового партнера до Білорусі виникає ряд питань, які необхідно вирішувати швидко і юридично грамотно. До таких відносяться наступні:

як правильно оформити запрошення?

як отримати візу на в'їзд в країну?

як реєструвати прибулих?

як скласти програму перебування?

Оформлення запрошення

Іноземці можуть в'їжджати в нашу країну тільки за наявності в'їзних віз. Підставою для отримання зарубіжним партнерам візи на в'їзд в країну є запрошення приймаючої сторони. Переважна більшість іноземних партнерів прибуває до Білорусі по ділових однократних в'їзних візах, що дають право один раз в'їхати в країну, знаходитися на її території протягом вказаного у візі терміну і виїхати назад. Ділова віза видається на строк до 90 днів, а якщо вона не була використана протягом терміну її дії, то продовженню не підлягає.

Запрошення, необхідне для отримання ділової візи, оформляється на бланку запрошуючої організації з вказівкою реквізитів і реєстраційного номера, підписується керівником і скріпляється друком. Запрошення повинне містити наступну інформацію про партнера:

прізвище і ім'я;

число, місяць і рік народження;

підлога, громадянство, номер паспорта;

посада;

мета поїздки (переговори, виставка, семінари і т.п.);

маршрут проходження;

дату в'їзду і виїзду з країни.

Крім того, в запрошенні указується повне найменування приймаючої організації, прізвище і посада запрошення, що підписало, а також перераховуються її зобов'язання по забезпеченню дотримання правил перебування і реєстрації на території Республіки Білорусь запрошеними іноземними громадянами.

Запрошення може бути адресовано як безпосередньо запрошуваній особі, так і консульській установі Республіки Білорусь і прямує у вигляді листа або передається факсом. Рішення про видачу однократної ділової візи консульськими установами ухвалюється в строк до 5 робочих днів з моменту подачі візової заявки. Як виняток візи можуть бути виданий іноземним громадянам в міжнародних пунктах пропуску через Державну межу Республіки Білорусь (єдиним таким пунктом в Білорусі поки є консульський пункт в аеропорту "Мінськ-2"), а також в консульському управлінні МЗС Білорусі. Цей порядок розповсюджується, як правило, на іноземних громадян, що прибувають з країн, де відсутні консульські установи Республіки Білорусь. В цьому випадку приймається тільки оригінал запрошення.

В'їзд в Республіку Білорусь і виїзд іноземних громадян назад дозволяється по дійсних паспортах або замінюючим їх документах за наявності віз, якщо інший порядок не встановлений відповідними угодами Республіки Білорусь з іноземними державами.

У ряді випадків двосторонніми міждержавними угодами передбачається безвізовий в'їзд в нашу країну.

Для продовження візи запрошуюча організація не пізніше, ніж за три дні до закінчення терміну дії візи повинна звернутися в підрозділ паспортно-візової служби МВС (ОВІР) за місцем проживання з мотивованою заявою.

Реєстрація

Приймаюча сторона зобов'язана протягом 3-х діб, виключаючи святкові і вихідні дні, поклопотатися про реєстрацію паспортів іноземних громадян в органах внутрішніх справ, що дають право проживання перебування на підставі письмового обігу приймаючої організації. За реєстрацію і продовження терміну реєстрації (після продовження органами внутрішніх справ терміну дії візи) утримується державне мито.

За умови мешкання іноземних громадян в готелі паспорта реєструються адміністрацією готелів. Від реєстрації звільняються:

особи, прибулі на строк до 3 діб, не рахуючи святкових і вихідних днів;

обличчя, паспорти ООН, що мають, і члени їх сімей;

члени делегацій, що прибувають до нашої країни на запрошення Президента, Національного збору і Кабінету Міністрів Республіки Білорусь. Співробітники іноземних дипломатичних представництв, консульських установ, представництв міжнародних організацій проходять реєстрацію в МЗС.

Програма перебування

До приїзду зарубіжних партнерів звичайно готується дві програми: загальна, призначена для гостей, і докладна (робоча) - для організаторів прийому.

Програма для гостей є розписаним по днях і годиннику графік перебування їх в країні (на білоруській або російській мові і на мові гостей), який вручається їм на початку візиту.

В робочій програмі відображаються всі організаційно-технічні деталі прийому іноземних партнерів. Звичайно вона включає наступні пункти:

зустріч (в аеропорту або на вокзалі) і персональний склад зустрічаючих;

визначення місць живлення;

сприяння в проходженні прикордонного і митного контролю;

отримання і доставку багажу, транспортне забезпечення;

розміщення (а перед цим своєчасне бронювання місць) в готелі або в підготовленому наперед іншому місцепроживання;

роботу перекладачів;

ділова частина (бесіди, переговори і т.п.);

прийоми (сніданки, коктейлі, обіди, вечері);

культурна програма (відвідини театрів, музеїв і ін);

проводи.

По кожному пункту указується відповідальний виконавець.

Програма для гостей і приймаючої сторони розробляються на всі дні візиту. В програмі кожного дня слід залишати вільне для особистих справ гостей.

Зразок робочої програми перебування іноземних партнерів:

Затверджую

Генеральний директор

___________________

(підпис)

"___" _______ 2004 р.

Програма

перебування німецької делегації в кількості 3 чоловік, що прибувають в ОДО "Караван історій" для вирішення питань по взаємній співпраці.

Склад делегації:

Герман фон Берг - президент фірми "ННН"

Фріц Вольф - керівник відділу закупівель

Хельга Редігер - менеджер

Прибуття 27 листопаду 2004 р.

Убування - 29 листопаду 2004 р.

Відповідальний за прийом делегації - начальник відділу маркетингу Лазарчик Олександр Петрович (тел. робочий ________________, мобільний _________________).

Комерційний директор (за наявності відповідної посади - начальник відділу ВЕД)

_____________________ (П.І. Макаров)

20.11. 2004

Порядок зустрічі делегації

Визначення кількісного і персонального складу осіб, зустрічаючих іноземних партнерів регламентується наступними протокольними правилами. Ранг і посада зустрічаючого глави делегації повинен відповідати рангу і посаді глави делегації, що приїжджає, тобто якщо приїжджає глава іноземної фірми, то його повинен зустріти розділ приймаючої фірми.

Глава приймаючої делегації для зустрічі гостей звичайно прибуває у супроводі 2-3 чоловік (виходячи з ділових міркувань це можуть бути керівники окремих служб, фахівці, а також перекладач). Пані, прибулим з делегацією, вручаються квіти (повністю упаковані в целофан, щоб пилок не забруднив костюми і не викликав алергію). Якщо гість приїжджає з дружиною, то його зустрічає глава делегації також з дружиною.

Вітання і уявлення

Першим представляється глава приймаючої делегації. Якщо з ним приїхала його дружина зустрічати дружину гостя, то він представляє і її.

Другим представляється гість - глава прибулої делегації і представляє свою дружину.

Потім глава приймаючої делегації представляє супроводжуючих його осіб - членів делегації, які приїхали зустрічати гостей, по рангах (по низхідній). Якщо серед зустрічаючих є жінки, то їх представляють по рангах і в першу чергу.

Після цього глава прибулої делегації таким же чином представляє членів своєї делегації.

Під час представлення чоловіка, як правило, обмінюються рукостисканнями, жінки це роблять по обопільному бажанню. При обміні рукостисканнями жінка перша подає руку чоловіку. Таким же пріоритетом користуються люди старшого віку по відношенню до молодят.

Керівник делегації подає руку члену делегації. Чоловік при рукостисканні знімає рукавичку з правої руки. На жінок це правило розповсюджується лише при вітанні один одного. Якщо одна з жінок зняла рукавичку для рукостискання, то інша слідує її прикладу.

Тепла зустріч сприяє створенню дружньої атмосфери в процесі роботи, тому зарубіжних гостей, що приїхали у фірму для ознайомлення з її діяльністю, або для вирішення робочих питань, глава фірми повинен зустріти і вітати на урочистому прийомі. Решта часу гостями можуть займатися інші співробітники. Проводжає гостей також глава фірми.

Обіг

З перших хвилин візиту члени приймаючої делегації стикаються з проблемою дотримання правил етикету при зверненні до прибулих гостей.

Форми обігу, прийняті в багатьох країнах, бувають достатньо складні, визначаються національними традиціями, культурними особливостями. Назвемо лише загальні універсальні правила, яких можна дотримуватися в міжнародному спілкуванні.

При зверненні до офіційних осіб, що мають державний статус, військове звання, дипломатичний ранг, вчений ступінь, в більшості країн обходяться без згадки імені: "Пан міністр", "Пан посол", "Пан мер", "Пан полковник". Виключенням є Німеччина, де в подібному випадку все ж таки приєднується прізвище: "Пан доктор Вольф". До жінок переважно звертатися по прізвищу чоловіка. При складних і труднопроизносимых іменах можна вдатися до міжнародної форми "мадам".

Обіг "сер" може вживатися по відношенню до людей старшого віку, до тих, хто займає більш високе положення, а також до достатньо відомих, високопоставлених персон щоб уникнути частого повторення їх офіційних звань, рангів.

Розсадження по автомобілях

Програма візиту припускає забезпечення гостей транспортом з метою доставки до місця мешкання і подальших переміщень на весь час перебування в країні.

Згідно міжнародній протокольній практиці місця в автомобілях діляться на почесні і менш почесні. Першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху (мал.1). Першим сідає і виходить пасажир, що займає саме почесне місце. Якщо гість приїхав з дружиною, то розсадження виглядає згідно (мал.2). Правило, згідно якому першим почесним місцем є місце на задньому сидінні справа по ходу руху, розповсюджується і на багатомісні автомобілі (мал.3).

Мал.1

1 - глава іноземної делегації

2 - глава зустрічаючої делегації

3 – перекладач

Мал.2