26404-1 (Специфика работы секретаря), страница 2

2 - эмблема организации или предприятия;

3 - изображения наград;

4 - код предприятия, учреждения или организации по Общесоюз­ному классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

5 - код формы документа по Общесоюзному классификатору упра­вленческой документации (ОКУД);

6 - наименование министерства или ведомства;

7 - наименование учреждения, организации или предприятия;

8 - наименования структурного подразделения;

9 - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - индекс;

13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа к документу;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф согласования;

25 - визы;

26 - печать;

27 - отметка о заверении копии;

28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;

29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30 - отметка о переносе данных на машинный носитель;

31 - отметка о поступлении.

Для каждого конкретного вида документа применяются не все реквизиты, а лишь те из них, которые соответствуют только докумен­там данного типа и являются обязательными, исходя из юридических требований.

Учреждения, организации и предприятия, подпадающие под дейст­вие специальных положений, указывают реквизиты 1, 2, 6 - 8, 13, 23, 24 в соответствии с правилами, устанавливаемыми этими положе­ниями, а реквизит 9 при необходимости впечатывают в бланк докумен­та машинописным способом или указывают в тексте.

Стандартом допускается размещение реквизитов 1, 2, 3 на пло­щади, занимаемой реквизитами 6, 7 и 3. Реквизит 2 можно распола­гать на левом поле документа на уровне реквизита 7.

Если объём реквизитов 15, 16 и 17 не позволяет разместить на этой площади реквизит 16, то его можно располагать на любой сво­бодной площади рабочего поля документа, кроме полей. Реквизит 18 располагается только на лицевой стороне документа.

В многостраничных документах реквизиты 22 - 23 и З0 нужно располагать на последней странице.

Гриф согласования с организациями, подпадающими под действие специальных положений, следует располагать в месте, предусмотрен­ном этим положением.

В документах, оформляемых машинописным способом, реквизиты необходимо располагать в пределах границ, установленных формуля­ром - образцом.

Требования к бланкам

ГОСТ 6.39 - 72 установил в качестве основных два вида блан­ков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем. Бланки должны конструироваться в соответствии с формуляром - образцом ОРД. Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения рекви­зитов. На них должны быть напечатаны выпускные данные по ГОСТ 7.4 - 77: название типографии, номер заказа и при необходимости тираж и формат бланка.

На общих бланках печатаются реквизиты 1 - 3, 6 - 8 и 14, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов 4, 5, II, 12, 17, 19, 20, 24, а также отметки для пробивки отверстий для подшивки.

Допускается изготовление бланков для отдельных документов на основе общего бланка, который дополняется при этом реквизитами 5 и 10.

На бланках для служебных писем печатаются реквизиты 1 - 9, трафаретные части отдельных реквизитов и допускается размещать ограничительные отметки для полей и реквизитов II - 13, 16, 19, 20 и отметки для пробивки отверстий для подшивки.

На бланках документов учреждений, организаций и предприятий союзных и автономных республик реквизиты 6 - 10 и 14 могут печа­таться на национальных и русском языках. На бланках с угловым рас положением реквизитов с начала печатают реквизиты на национальных языках, а ниже - на русском. На бланках с продольным расположени­ем реквизитов слева печатают реквизиты на национальных языках, справа - на русском.

На бланках документов реквизиты 6 - 10 и 14 в пределах пло­щади, отводимой им формуляром - образцом, могут располагаться одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

На бланках для служебных писем реквизиты 4 и 5 располагают­ся централизованным способом в зоне А.

Бланки документов должны печататься в одну краску. На бланках документов, предназначенных для механизированной обработки и автоматического считывания информации, допускается нанесение служебных отметок и вспомогательных линий цветом, отличным от цвета основных реквизитов бланка.

Реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в доку­менты, предназначенные для размножения, следует выполнять чернила­ми или пастой чёрного цвета.

При печатании бланков применяются типографические шрифты раз­мером от 6-го кегля: по ГОСТ 3489.2 - 71; 3489.4 - 71; 3489.5 – 71; 3489 - 71; 3489.10 - 71; 3489.33 - 72. Только для оформления ре­квизита 7 допускается применение рисовальных шрифтов от 6-го до 24-го кегля.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны рас­полагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Организации, в которых общее количество исходных документов составляет менее 200 в год, могут пользоваться при оформлении до­кументов резиновым штемпелем. Состав и расположение реквизитов в штемпеле должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39 - 72.

Допускается применение так называемых должностных бланков. Эти бланки по общему составу и размещению реквизитов должны соот­ветствовать требованиям ГОСТ к бланкам для писем. Дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "на­именование учреждения организации или предприятия". Решение об изготовлении и применении указанных бланков в организациях прини­мается министерствами, государственными комитетами и ведомствами, в ведении которых находятся эти организации. Большая часть документов должна изготовляться на бланках с угловым вариантом расположения реквизитов заголовочной части.

Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части применяют в случаях, когда наименования организации и выше­стоящих организаций, которым она подчинена, содержат большое количество печатных знаков. Такие бланки применяются, например, в организациях союзных и автономных республик.

При разработки бланков для отдельных видов документов в общий бланк вносятся наименование вида документа и отдельные реквизиты, присущие только данному виду документа.

В реквизите "место составления или издания" сокращение "г." при обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и др. не употребляется, например: Москва г. Баковка Одинцовского р-на Московской обл.

Бланки документов должны печататься краской чёрного или другого насыщенного цвета на бумаге белого цвета. В исключительных случаях допускается применение бумаги, слабо окрашенную в светлые тона.

Изображение Государственного герба России в бланках с угловым расположением реквизитов заголовочной части помещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "наименование министерства или ведомства" или "наименование учреждения, организации или предприятия".

На бланках с продольным расположением реквизитов заголовочной части этот реквизит помещается посредине верхнего поля бланка. Этот реквизит помещают на бланках документов предприятий, учреждений и организаций в случаях, предусмотренных законодательством России, причём воспроизводимое изображение Государственного герба должно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

В качестве эмблемы организаций используют наиболее представительный товарный знак (знак обслуживания), принадлежащий данной организации. Требования к товарному знаку определены "Положением о товарном знаке (знаке обслуживания)", утвержденным Госкомизобретений в 1973 году. Заменять наименование организации её эмблемой не допускается.

Предприятия, объединения, учреждения, организации, воинские части, награжденные орденами, имеют право воспроизвести изображение орденов на бланках служебных документов и включать их в наименование своей организации.

В бланке должны быть указаны наименование министерства (государственного комитета или ведомства), объединения (комбината) и организации, например:

Государственный комитет России по народному образованию

Московский городской комитет по народному образованию

Профессионально-техническое училище №5

Наименование организации, выпускающей бланк документа, вышестоящих органов, а также структурного подразделения должны соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами.

Вместо полного наименования вышестоящих органов допускается помещать их сокращённое наименование, установленное соответствующим правовым актом, например: "Минпромстрой" - вместо "Министерство промышленного строительства" или "Главсибирпромстрой" вместо - "Главное управление по промышленному строительству в районах Сибири". Наименование организации можно выполнять рисованным шрифтом.

Наименование структурного подразделения, как правило, печатается машинописным способом на бланки организации ниже её наименования.

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресе организации, проводимых в бланке для писем, должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи России.

Заголовок к тексту

Документы формата А4 по ГОСТ 9327 - 60 должны иметь заголовок к тексту. На документах формата А5, телефонограммах, извещениях и телеграммах заголовок к тексту не составляется.

Заголовок к тексту должен кратко раскрывать содержание документа. Заголовок предназначен для его эффективного поиска, проведения регистрация документов без предварительного прочтения всего текста, а также при контроле исполнения документов. Составляет заголовок обычно исполнитель (составитель). Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Формулировать заголовок рекомендуется с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос о чём?: "Об изменении...", "О направлении...", "Об отмене...".

Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок может формулироваться обобщённо.

Заголовок текста печатают строчными буквами (кроме заглавных) от 0-го положения табулятора флаговым способом через 1 межстрочный интервал и не подчёркивают. Точка после заголовка не ставится. Если в тексте заголовка имеются знаки препинания, то их ставят.

В заголовке допускается применять сокращения слов и словосочетаний, соответствующих правилам орфографии и пунктуации.

В документе большого объёма или отражающем несколько вопросов наряду с заголовками составляются подзаголовки. Подзаголовки оформляют по тем же правилам, что и заголовки.

Требования к текстам документов

Текст - основной реквизит документа. Текст документа печатают через 2 - 4 межстрочных интервала после реквизита "заголовок к тексту" от 0-го положения табулятора. Абзацы в тексте печатают от 1-го положения табулятора после 5 печатных знаков от границы левого поля документа). Для облегчения работы машинисток в некоторых бланка документов начало текста обозначается ограничительными отметками.

На документах формата А4 текст печатают через 1,5 межстрочных интервала, а на документах формата А5 допускается печатать через 1 межстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, следует печатать через 2 межстрочных интервала.

Тексты организационно-распорядительных материалов можно печатать на двух сторонах листа. Исключение составляют отдельные виды документов, устанавливаемые министерствами и ведомствами России.

Простейшей частью текста является абзац. Абзацем называют часть текста, несущего законченную мысль и представляющую собой смысловое единство. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений.

Тексты документов рекомендуется разделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа. Во второй части излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой её части также рекомендуется сообщать основание или причины создания документа, а во вторых - решение, распоряжение, просьбу.