26404-1 (Специфика работы секретаря)

УПРАВЛЕНИЕ ПО ПРОФЕССИОНАЛЬНОМУ ОБРАЗОВАНИЮ

И ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

ТЕМА: ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ. ПРАВОВАЯ ОХРАНА ДОКУМЕНТОВ. ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ

ВЫПОЛНИЛА

СЫТИНА ЛЮДМИЛА АНАТОЛЬЕВНА

г. Пенза

1998

Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять много­численные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посети­телями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что сек­ретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, значительными различиями в них по степени трудности, необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Нередко непо­ладки в работе секретаря являются следствием его негативных дело­вых и личных качеств. Невозможно, к примеру, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет полного представления о роли и задачах своего руководителя и их значения в деятельности своей организации, не имеет достаточно профессиональной подготовленности.

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Зна­ние правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

В сложившейся практике оценки труда секретарей принято выде­лять следующие деловые качества: профессиональное мастерство, инициативность, организованность, пунктуальность, осведомлённость, дипломатичность, умение хранить служебную тайну, хорошая память, преданность работе.

Для того чтобы выработать и развить названные деловые каче­ства, секретарю нужно воспитывать в себе и ряд личных качеств. В зависимости от полученного воспитания степень развития личных ка­честв у людей различив, многое здесь определяется и индивидуаль­ными склонностями, привычками, типом нервной системы.

Выделим наиболее существенные личные качества, необходимые секретарю: интеллигентность, трудолюбие, добросовестность, отзыв­чивость, умение адаптироваться, скромность, аккуратность, доброжелательность.

Среди других личных качеств, которые нужны современному сек­ретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть событий или явлений; общительный характер и контактность, которые помогут секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетите­лями, сотрудниками, руководителем и т.д.; разумная осторожность в принятии решений; артистизм - качество, которое поможет секретарю преодолеть личные эмоции ради дела, провести на хорошем уровне приём посетителей и т.п.; способность к самостоятельному обучению, расширению кругозора.

Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, справедливо полагая, что от состояния этого вопроса в значительной степени зависит работоспособность секретаря, его настроение.

Все названные деловые и личные качества, необходимые секрета­рю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд ума и души, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ

Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандарт­ными характеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

На пишущей машине оформляют такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется не на бланке, то машинописным спо­собом оформляются также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

Для сокращения времени печатания документов применяются та­булирование.

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что для печатания документов испо­льзуют восемь стандартных положений табулятора:

0 - граница левого поля;

1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля;

2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля;

3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля;

4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля;

5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля;

6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля;

7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора пе­чатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министер­ства или ведомства, организации или предприятия, наименование ст­руктурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без аб­зацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в ре­квизите "подпись", гриф согласования, заверительную надпись "верно" дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "примечание" и "основание" также печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов "приложение" и "основание", "примечание" можно печатать от 2-го положения табулятора.

1-е положение табулятора используют для обозначения начала абзацев в тексте.

2,3 и 7-е положение табулятора применяют при печатании бланков с трафаретными текстами и составлении таблиц. Кроме того, на общих бланках от 7-го положения табулятора следует располагать коды по ОКПО и ОКУД.

От 4-го положения табулятора печатают реквизит "адресат", но­мер страницы многостраничного документа.

От 5-го положения табулятора печатают реквизиты "гриф утверж­дения" и "гриф ограничения доступа к документу", а также второй ряд грифов согласования, то они располагаются на одном уровне двумя вертикальными рядами. В таком случае первый ряд грифов согласования располагается от 0-го положения табулятора, а второй от 5-го положения табулятора.

От 6-го положения табулятора печатают расшифровку подписи в реквизитах "подпись", "гриф утверждения" должностным лицом, во втором ряду "грифа утверждения" - отметки о заверении копии.

Перед печатанием того или иного документа на пишущей машине устанавливают только те стандартные положения табулятора, кото­рые необходимы для группы изготовляемых документов, руководствуясь таблицей.

ГОСТ 6.38 - 72 устанавливает также правила установки числа межстрочных интервалов при оформлении различных реквизитов документов.

При оформлении многострочных реквизитов следует использова­ть строки максимальной длины в пределах размеров, допускаемых ГОСТ 6.39 - 72, например:

Заместителю директора ВНИИКИ

по научной работе

Иванову 0.Л.

103001, Москва, К-1, ул. Мира, 4

При наименовании должности в реквизите "подпись":

Начальник Управления труда

и заработной платы А.С. Смирнов

В последнем примере при оформлении реквизита, для которого стандартом установлено только его начало, общая длина реквизитов принята такой, чтобы осталось достаточно места для других частей реквизита: "подпись", "личная подпись", "расшифровка подписи".

Начало строк многострочных реквизитов должно быть выровнено по одной вертикальной линии.

При печатании документов, содержащих на одной странице нес­колько реквизитов, необходимо из числа стандартных выбирать такое сочетание межстрочных интервалов, которое потребует минимальных по длительности операций для их изменения. В соответствии с ГОСТ 6.38 - 72 текст документов на бумаге формата А4 должен печататься через 1,5 межстрочных интервала. Допускается печатание через один межстрочный интервал текстов документов формата А5 по ГОСТ 9327-60. Тексты документов, подготовляемых к изданию типографическим способом, печатают через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, пе­чатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии при­ложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Из установленного стандартом числа интервалов следует выби­рать сочетания, приводящие к наименьшим затратам труда.

Значения межстрочных интервалов, указанных в графах первыми, являются предпочтительными. Название вида документа печатают прописными буквами.

Построение формуляра - образца организационно-распорядительных документов

Важная задача, связанная с совершенствованием управления, - упрощение работы с документами, ускорение их составления и оформ­ления. Её решению в значительной степени способствует создание стандартов унифицированной системы организационно-распорядитель­ной документации - ГОСТ 6.33 - 72 и ГОСТ 6.39 - 72. Они представ­ляют собой свод единых научно обоснованных правил подготовки и оформления документов. Внедрение этих стандартов создаёт необхо­димые предпосылки для более полной унификации документов, что, в свою очередь, позволит их обрабатывать в автоматизированных системах управления.

Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составле­ния документов, а также машинописного оформления отдельных рекви­зитов. Длительной время организационно-распорядительная докумен­тация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов.

ГОСТ 6.39 - 72 распространяется на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности центральных и местных органов госу­дарственного управления РФ, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений, и устанавливает общие требования к её оформлению, устанавливает порядок расположения и границы реквизитов в формуляре - образце требования к бланкам документов.

Формуляр - образец документа - это модель унифицированной формы документа.

В формуляре - образце четко определены площади для размеще­ния различных реквизитов документа, как постоянных, так и пере­менных, установлена длина реквизитов на рабочем поле, а также в служебном поле документа.

Постоянный реквизит - это реквизит документа, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа

Переменный реквизит - это реквизит документа, наносимый при составлении документа.

Под длиной реквизита понимается число знаков необходимое для записи его на документе.

Площадь унифицированной формы документа или бланка, предна­значенная для заполнения реквизитами, является рабочим полем до­кумента, а площадь, предназначенная для закрепления документа в технических средствах хранения, для нанесения специальных изобра­жений, является служебным полем документа.

ГОСТ 6.39 - 72 устанавливает два формата бумаги для создания документов - А4 (210 X 297 мм) и А5 (147 Х 210 мм) по ГОСТ 9327 -60 "Бумага. Потребительские форматы". Для каждого формата устана­вливаются два варианта расположения реквизитов - угловое и продольное.

Стандарт устанавливает следующие размеры полей формуляра-образца: левое - 35 мм, правое - 8 мм, верхнее - 20, нужнее на листе формата А4 - не менее 19, а на Формате А5 - не менее 16 мм. Левое поле предназначено для подшивки документов, правое - резерв бумаги для износа (с целью сохранности текста), нижнее поле для служебных отметок о поступлении или исполнении документа, перено­се данных с него на машинный носитель. При печатании документа на обороте листа (на обеих сторонах листа разрешается печатать доку­менты со сроком хранения до трёх лет) нужно, чтобы размер левого поля был 8 мм, правого - 35 мм, а нижнее и верхнее поля оставались без изменения.

В документах, изготовленных на бумаге формата А4 и включающих содержательную часть, представленную в виде таблицы, допуска­ется располагать реквизиты параллельно длинной стороне листа.

На чертежах штриховыми линиями отмечены границы реквизитов, перемещаемых в предусмотренных стандартом случаях, номера рекви­зитов обозначены цифрами в кружочках.

Формуляр - образец устанавливает следующий состав реквизитов:

1 Государственный герб;