84010 (Організація проведення ділової програми виставок), страница 2

Приймання - одна з форм зовнішнього й внутрішнього життя організації, заздалегідь підготовлена, розроблена й забезпечена керівництвом і фахівцями зі зв'язків із громадськістю для спільного проведення часу представників фірми- хазяїна й гостей. На прийманнях ділові партнери одержують можливість одержувати додаткову інформацію, поглиблювати й розширювати контакти. Для бізнесменів приймання - це, насамперед, продовження службової діяльності. На прийманнях відбувається активний обмін думками, інформацією, зав'язуються дружні відносини, що дуже важливо в ділових контактах.

Для успішної підготовки та проведення прес-конференції потрібно знати такі правила:

• Слід сповістити ЗМІ про майбутню виставку завчасно(за тиждень) спочатку факсовим повідомленням, а потім по телефону. Факсове повідомлення повинно бути чітким і зрозумілим: тема прес-конференції, дата, час і тривалість, місце проведення, учасники, ПІБ спеціаліста PR, номер його телефону. За три дні до проведення потрібно зателефонувати та нагадати про захід;

• Перед початком перс-конференції учасники та інші відповідальні особи повинні провести коротку нараду за участю відповідального за організацію роботи з пресою, щоб обговорити порядок (сценарій) ведення прес-конференцій, відповідно на можливі запитання;

• Перед початком прес-конференцій журналістам потрібно зареєструватися, акредитування та отримати прес-релізи;

• Ведучим заходу не обов’язково повинен бути генеральний директор або президент компанії;

• Недоцільною є імпровізація під час проведення прес-конференції.

Питання для обговорення на прес-конференції не повинні бути буденними та неактуальними. Якщо вони не важливі для даного часу, не мають значення для широкої громадськості, то спеціально запрошувати журналістів не варто, доцільно в такому разі розповсюдити прес-реліз.[1.C.145]

У ході підготовки до прес конференції необхідна розробка її сценарію. Слід визначити ведучого або модератора цього заходу. Як свідчить практика, виступаючих на прес-конференції не повинно бути більше трьох осіб. Напередодні проведення прес-конференції її організаторам доцільно спрогнозувати можливі запитання журналістів для того, щоб виступаючи могли краще підготуватися до відповідей. Своєчасно потрібно вирішити організаційні питання щодо підготовки приміщення.

Тривалість прес-конференції не повинна перевищувати 1 годину, тому що це може вплинути на тотальність майбутніх журналістських матеріалів.

На підготовчому етапі прес-служба розробляє рекламну концепцію виставки на основі результатів моніторингу ЗМІ і завдань, поставлених організатором. На цій стадії відбувається формування системи інформаційної підтримки виставки. Інформаційними партнерами повинні стати центральні та спеціалізовані газети, журнали, інформаційні агентства, рейтингові радіостанції, спеціалізовані ТВ-програми, тобто ЗМІ, які мають широку географію розповсюдження, великий тираж, що створює найбільший суспільний резонанс та привертає увагу громадськості. Від прес-служби залежить своєчасність взаємодії з журналістами, ефективність інформування аудиторії про результати діяльності.

Форми Роботи прес-с лужби із ЗМІ

Статті

Репортажі

Інтерв’ю

Аналітичні\соціологічні огляди

Інформаційні анонси

На території виставки необхідна організація прес-центру, де журналісти можуть отримати всю інформацію не лише про виставку, а і про компанії-учасниці. У прес-центрі завжди повинні бути прес-релізи, програма заходів, каталог. Нова послуга організаторів-прес-бокси (прес-релізи компаній експонентів, ком пакт-диски, слайди). Це дозволяє економити час представників ЗМІ.[1.C.143]

Журналістам, щоб мати можливість повноцінно працювати на виставці, необхідно заповнити паперову або електронну акредитацій ну форму. Згідно зі стандартною практикою у виставковому павільйоні встановлюється стійка «Реєстрація преси», де представники ЗМІ отримують іменні беджі. У спрощеному варіанті акредитація журналістів може проводитися по телефону. Повний інформаційний пакет про виставковий захід зазвичай надається на прес-конференції чи у прес-центрі виставки.

Заявка на акредитацію ЗМІ має такі обов’язкові реквізити:

• Найменування ЗМІ;

• Головний редактор (ПІБ);

• Адреса редакції;

• Телефони, факс, e-mail;

• ПІБ представника ЗМІ;

• Спеціалізація (кореспондент, оператор, журналість, фотограф);

• Посада;

• Підпис;

• Дата;

• Печатка.

Додаткові реквізити заявки:

• Періодичність виходу видання;

• Дата виходу матеріалів, присвячених виставці;

• Тираж видання;

• Регіони розповсюдження.

Реєстрація акредитованих журналістів здійснюється за наявності журналістського посвідчення.

1.2 Види заходів ділової програми виставок

Для ділових заходів важливо, щоб їхній зміст і спосіб проведення відповідали заявленому в назві типу. Розрізняють наступні типи заходів:

А) Конгрес — «з'їзд, збори (звичайно з питань міжнародного значення»). Має складну структуру заходів, велику географію учасників, широкий суспільний резонанс.

Б) Форум — «масові збори, з'їзд». За структурою і технологіями підготовки подібний з конгресними заходами).

В) Конференція - «великі збори, нарада представників яких-небудь держав, організацій, груп». Має більш практичний/науковий характер, більш однорідний за структурою і проблематикою. Один із традиційних типів ділових заходів на виставці.

Г) Нарада - «засідання, збори, присвячена обговоренню якого-небудь спеціального питання». Доцільно «підтягування» до виставки галузевих нарад, організація виїзних нарад на виставочній площадці. Учасники нарад одержують наочний демонстраційний матеріал у виді експонатури виставки, а учасники виставки — професійну (і часто впливову) аудиторію.

Д) Семінар - «групове заняття для спеціальної підготовки, для підвищення кваліфікації». Має практичний/методичний характер, число учасників більш обмежено. Розповсюджений тип ділового заходу на виставці.

Е) Симпозіум - «нарада, конференція по спеціальному науковому питанню». Предметом симпозіуму може стати вузькоспеціальний аспект двосторонніх відносин, економічного співробітництва й ін. Припускає професійну аудиторію.

Ж) «Круглий стіл» - обговорення, дискусія по актуальній темі/проблемі/події. Принцип організації - рівноправність учасників.

3) Засідання професійного клуба, об'єднання, союзу.

И) Спеціальні покази - використовуються для демонстрації комплексних технологічних процесів у різних галузях.

К) Спеціалізовані салони (аукціони, огляди).

Існує багато методів презентацій на виставках. Деякі з них:

1. Виступаючи без підтримки.

2. Телебачення.

3. Мультимедія.

4. Відео (відео аналіз).

5. Poster session.

6. Дискусія.

7. Міні-лекція.

8. Рольова гра.

9. Круглий стіл.

10)Демонстрація.

11)Виступаючий з підтримкою.

Види перерв під час ділових заходів виставки

Кава-брейк

Ланч

Обід

Фуршет

Для огляду експозиції

Прийом кави (чаю) інших напоїв

Гала-вечеря

Існують різні види розсадження учасників, слухачів ділової програми виставки залежно від типу заходу. У міжнародних довідниках і каталогах передбачені три позиції, по яких характеризуються місткість конференц-зали: «театр», «навчальний клас», «круглий стіл».[1.C.139]

Пропонуються також інші варіанти розсадження учасників ділової програми виставки:

• «політичний («євро»);

• П-подібна форма;

• Т-подібна форма;

• Е-подібна форма;

• Ш-подібна форма;

• «кабаре»(«амфітеатр»);

• «театр»;

• «круглий стіл»;

• «замкнутий квадрат»;

• «навчальний клас»;

• «рада директорів»;

• «прийом»(«переговори»).

Технічні вимоги до конференц-зали для організації ділових заходів виставок:

• Місце розташування конференц-зали стосовно основних магістралей;

• Наявність паркування;

• Візуальні комунікації для відвідувачів;

• Безшумний клімат-контроль;

• Звукове і презентаційне обладнання;

• Доступ до інтернету:

• Затемнені вікна або жалюзі;

• Система перекладу та звукоізоляційна кабінка для перекладача;

• Спеціальні кріплення для банерів;

• Туалети;

• Місце для реєстрації учасників;

• Додаткове приміщення для кава-пауз;

• Гардероб;

• Організація експрес-маршруту;

• Готель;

• Умови для людей з обмеженими фізичними можливостями.

Заслуговує на увагу питання забезпечення приміщень необхідним устаткування і інвентарем.

Номенклатура устаткування та інвентарю для проведення ділової програми виставки:

1. Аудіовізуальні засоби супроводу (пректор-слайди, оверхед-проектори, епіскопи, цифрові фото- і відеокамери, відео проектори, DVD-програвач, екрани, багато екранні системи відображення інформації, відео стіни, плазмові панелі, ноутбуки з дистанційним керуванням, графо проектори).

2. Системи звукопідсилення (провідні або радіо-мікрофони, мікшер (пристрій для змішування сигналів від декількох джерел), підсилювач потужності, акустичні системи, еквалайзери, динамічні процесори, конференц-системи, системи звукозапису та протоколювання).

3. Системи синхронного перекладу (конференц-системи із синхронним перекладом).

4. Меблі та аксесуари (столи різних розмірів, стільці, трибуни, крісла або напівкрісла жорсткі або напівм’які).

5. Елементи дизайну та оформлення приміщень (рекламна продукція виставки (плакати, прапорці, кулі, мобільні стенди тощо), квіткові композиції та ікебани, постери).

Реєстрація учасників здійснюється або зазделегіть шляхом попереднього заповнення реєстраційних форм заходу, або безпосередньо перед початком заходу. Організація роботи за результатми ділової програми виставок включає:

• Розсилання листів-подяк учасникам) доповідачам, почесним гостям);

• Опрацювання матеріалів конференцій, семінарів;

• Розсилання підсумкових анотацій.

1.3 Етапи організації ділової програми виставок

Заходи, які ви можете провести в рамках виставки, бувають саме різні й відрізняються вони не тільки формою проведення, але цілями, що й досягаються, правилами їх підготовки й проведення, впливом на загальний результат участі у виставці.

От лише деякі типи заходу:

• Ділові;

• Урочисті;

• Публічні;

• Благодійні;

• Внутрішн, що впливають на економічну або соціальну ситуацію;

• Заходу для преси;

• Маркетингові заходи.