84010 (Організація проведення ділової програми виставок), страница 3

Більшість із перерахованих заходів може бути використане рівною мірою для будь-якої цільової групи. Така форма, приміром, як семінар, рівною мірою підходить для клієнтів, і для партнерів, і для дилерів.

Вам важливо не тільки вибрати захід, але й логічно вмонтувати його в загальну концепцію, а може бути, навіть зробити його своєю "ізюминкою". Це винятково важливо, тому що а якщо ні, то ви не тільки не досягніться своїх цілей, але й ризикуєте одержати зворотну реакцію.

Якщо ви визначилися з тим, що ж ви будете робити на виставці, обговорили це з усіма зацікавленими особами, то перш ніж ділитися своєю ідеєю з начальством, слід викласти її на папері. Цей документ увійде в загальну документацію по виставці й стане базовим при підготовці даного заходу. Що він повинен містити в собі?

Концепція заходу (ідея). На приклад, це може звучати так "Семінар для існуючих і потенційних дилерів компанії, у рамках якого в доступній формі буде представлена нова програма роботи із цією цільовою аудиторією. Захід припускає вистава програми ключовою співробітникам комерційного відділу, що здійснюють її впровадження. Також необхідний виступ нашого дилера, що вже працює з нами по цій програмі. В обов'язковому порядку повинен бути запланований інтерактивний режим спілкування " питання-відповідь". Ще один варіант: "Розіграш призів серед відвідувачів виставки, які придбали на стенді продукцію компанії в перші два дні роботи. Розіграш проводиться по спеціальних купонах, які заповнюються клієнтами при здійсненні покупки."

Цільові групи впливу. Якщо розглядати приклади, то в першому випадку цільовою групою впливу будуть існуючий і потенційні дилери компанії, а в другому- її клієнти. Нагадаємо, що ці цільові групи повинна фігурувати й у загальній програмі участі у виставці.

Мети й завдання заходу. Вони дозволяють зрозуміти, навіщо вам цей захід, які завдання ви вирішуєте з його допомогою. От один з варіантів формулювань: "Інформування ключових дилерів про нову програму в режимі особистого спілкування, зниження бар'єрів і ризиків при впровадженні програми. Одержання зворотного зв'язку від дилерів з метою внесення коректив у програму для підвищення її ефективності. Формування позитивного іміджу компанії як відкритої до діалогу зі своїми партнерами й зацікавленої у взаємному успіху". А в другому випадку формулювання може бути такий "Стимулювання продажів у перші дні роботи виставки. Підвищення рівня запоминаемости компанії серед клієнтів, а також формування позитивного іміджу серед клієнтської аудиторії й підвищення лояльності до продукції компанії серед клієнтів". Формулювання цілей і завдань можуть бути загальними, можуть деталізуватися- головне, щоб вони легко переводилися в систему показників, на підставі яких буде оцінюватися ефективність заходу.

Структура заходу. Тут ви розписуєте основну технологію проведення заходу, на основі якої буде готуватися сценарій. У цьому пункті дається загальна структура заходу й з'ясовуються основні моменти, котрые ми повинні врахувати.

Приклад.

Семінар.

"Семінар розділяться на 2 частині.

Перша частина: лекції-виступу.

1) Перший виступ- титульна особа (генеральний або комерційний директор). Тема виступу: загальна вистава програми й аргументації необхідності її впровадження.

2) Другий виступ- представник комерційного департаменту, відповідальний за цю програму, докладно розповідає про неї, плани по її впровадженню, тих перевагах, які вона дає, і т.п. По закінченню виступу або навіть під час його можливі питання, що стоншують.

3) Третій виступ- представник дилера, які розповідають зі своєї позиції про цю програму, про те, до він її впроваджував, про виникаючі проблеми й наявних перевагах. Можливі питання, що стоншують.

Друга частина: дискусія-обговорення.

Моделювання діалогу й висловлення думок, зауважень і питань із боку дилерів. Дає можливість відповісти на них представникам компанії або фіксує коштовні пропозиції по вдосконаленню програми.

По закінченню семінару- міні-фуршет.

Час і місце проведення заходу. Думаю, що коментарі излишни. Цей пункт ляже в основу реалізації програми й повинен бути врахований у процесі підготовки до виставки (приміром, на більшості виставок необхідно бронювати підходящий зал заздалегідь або проектувати свій стенд так, що він надавав технічну можливість для проведення заходу). Крім того, вам необхідно врахувати загальну програму виставки органічно в неї вписати.

Повідомлення для кожної цільової групи (основні думки, які ви прагнете донести до кожної цільової групи). Важливість цього пункту полягає у формуванні основних тез, які ляжуть в основу всіх текстів, що супроводжують ваш захід. При цьому базуються вони на підставі тез, застосовуваних для роботи із цільовими аудиторіями в рамках виставки, тільки їх значення підсилюється характером заходу. На приклад, у випадку із семінаром подібним повідомленням може бути: "1.Нова програма - це спосіб підвищення ефективності взаємодії і якості роботи. 2.Нова програм - це програма, що обіцяє конкретні вигоди (які). 3.Перехід на нову програму є досить простим і не вимагає серйозних витрат". Відповідно, ці думки в якості базових повинні бути у всіх виступах, у всіх роздавальних і ілюстративних матеріалах, а також у всіх діях ваших співробітників, щоб саме вони відклалися у свідомості учасників. У другому випадку прикладом подібного повідомлення може бути: "Купувати нашу продукцію вигідно у всіх відносинах. Ми опікуємося про наших клієнтів". Подібне формулювання можливе лише в тому випадку, якщо вона перегукується із загальної позиції компанії в цім питанні, а не носить разовий характер. Виставка просто дозволяє додатково акцентувати увагу на цій ідеї.

Бюджет + джерело фінансування. Тут ви заздалегідь прораховуєте всі витрати на захід. Не виключене, що ви відмовитеся від своєї ідеї або вам доведеться придумувати якісь альтернативні варіанти. Джерелами фінансування можуть служити: власні засоби компанії, засобу компанії + засобу партнерів, спонсорські засоби, реєстраційні внески.

Оперативний план (підготовки проведення). У цьому випадку мова йде про організаційний план підготовки й проведення заходу. Ви повинні відбити в ньому сукупність необхідних дій (що зробити?), строки (коли?), відповідальних (хто?), очікуваний результат (підсумок). Ви повинні відбити хто й що робить у його процесі. Чим докладніше буде ваш план, тем менше у вас шансів припуститися помилки й зазнати невдачі. Приклад оперативного плану в табл.1.3.

Табл.1.3.

Сценарій. У цьому випадку ми докладно викладаємо, що і якої послідовності буде говорити під час заходу, описуємо послідовність дії, які будуть відбуватися на майданчику. Ми фактично деталізуємо структуру заходу, указуючи всі основні деталі події. Сценарій дозволяє грамотно режисирувати події й не допустити накладок і затримок. Особливо це важливо для врочистих і масових заходу, де будь-які проблеми серйозно відбиваються на іміджі організації.

Показники ефективності й очікувані результати. У цьому випадку ми говоримо про переклад наших цілей у конкретні показники, по яких ми будемо відслідковувати ефективність заходу й завданні їх планів значень. Такими показниками можуть стати в першому випадку- кількість дилерів, що прийняли участь у семінарі, що виявили інтерес до семінару й програмі, отримана кількість питань і зауважень як показник зворотному зв'язка, оцінка сприйняття представленої програми. У другому випадку це може бути кількість покупців товару в перші два дні, кількість покупців, що зробили покупки або вышедших на повторний контакт (оцінюється по закінченні певного періоду, якщо товар дає можливість такого прояву реакції).

II. Дослідження організації проведення ділової програми виставки підприємства "Київський міжнародний контрактовий ярмарок"

2.1 Характеристика підприємства «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»

Акціонерне товариство «КИЇВСЬКИЙ МІЖНАРОДНИЙ КОНТРАКТОВИЙ ЯРМАРОК».

Генеральний директор: Іванов Володимир Андрійович

Основні напрями діяльності - організація та проведення міжнародних і національних спеціалізованих виставок, ділових зустрічей, презентацій фірм, конференцій і семінарів, рекламні кампанії, маркетингові дослідження, проектування і дизайн експозицій і ексклюзивних стендів.

Акціонерне товариство «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» працює на ринку виставкових послуг з 1994 р. Компанія є лідером виставкового бізнесу в Україні в цілому, а також в окремих галузях, таких як будівництво, меблева та харчова промисловості, виробництво упаковки, ресторанний бізнес, агропромисловий комплекс, індустрія моди і стилю, ювелірна промисловість та ін

Член авторитетних міжнародних та національних спілок, організацій:

Всесвітньої асоціації виставкової індустрії (UFI)

Міжнародного союзу виставкової статистики (Centrex)

Всесвітньої конфедерації організаторів пакувальних виставок (COPE) Виставкової Федерації України

Українського Національного комітету

Міжнародної Торгової Палати та ін. організацій.

Маючи високий рейтинг, компанія виконує державні замовлення центральних і місцевих органів влади на проведення найбільш важливих національних і міжнародних виставок.

Фахівці компанії відзначені державними нагородами за розвиток виставкового бізнесу в Україні.

Багато виставки компанії стали виставковими брендами, що не мають аналогів в країні і широко відомими за її межами.

Отримали високий статус заходів, визнаних UFI (Всесвітньою асоціацією виставкової індустрії), наступні виставки акціонерного товариства «Київський міжнародний контрактовий ярмарок»: "Будівництво та архітектура "(нині" InterBudExpo ")," Київський Міжнародний Меблевий Форум "," Kyiv Fashion "," Прод Експо Україна "," Пак Експо "," Інтерагро "," Ювелір Експо Україна "," Ресторан Експо Україна ".

Масштабність виставок, їх високий рейтинг, професійний рівень підготовки і проведення обумовлюють традиційний інтерес до них з боку відомих зарубіжних компаній. Щорічно у виставках беруть участь понад 300 компаній з більш ніж 30 країн світу.

Акціонерне товариство «Київський міжнародний контрактовий ярмарок» плідно співпрацює з відомими міжнародними виставками і виставковими компаніями. Серед наших партнерів - виставкові компанії і колективні організатори виставок з Німеччини, Польщі, Туреччини, Італії, Франції та інших країн.

У рамках виставок проводяться бізнес-форуми, Семінари, конференції, презентації, конкурси на кращі види продукції і послуг, майстер-класи та інші заходи. У них беруть участь провідні Фахівці, потенційні інвесторі, представники владних структур, засобів масової інформації з України та зарубіжніх КРАЇН.

Щорічно компанія організовує понад 40 спеціалізованіх національних і міжнародних виставок. У виставках беруть участь Більше 4 тис.. експонентів. ЇХ відвідують Щорічно Більше 200 тис.. чоловік.

З року в рік зростають кількість і масштабів проведення Виставковий заходів. Розширюють ЇХ тематики та реалізуються нові віставкові проекти.