50238 (Інформаційне забезпечення АіС), страница 2

• EAN і UCC / EAN знаходять застосування в багатьох країнах світу, в тому числі і в Російській Федерації.

Відповідно до видів різняться такі штрихові коди: UPC -12, EAN-13, EAN -14, EAN-8, UCC/EAN-128 (Code 39).

EAN-13 є трінадцатіразрядним кодом. Структура коду наступна: перші три цифри коду позначають, як правило, країну-виробника, наступні чотири цифри - код підприємства-виробника, потім п'ять цифр - код продукту; остання цифра є контрольною. Контрольна цифра використовується для правильного зчитування попередніх 12 цифр, забезпечуючи тим самим надійність штрихового кодування. Розраховується вона за наступною методикою:

1) складаються цифри, що стоять на парних позиціях коду;

2) результат першої дії множиться на 3;

3) складаються цифри, що стоять на непарних позиціях коду;

4) складаються результати 2-го 3-го дії:

5) визначається контрольне число, що представляє собою різницю між отриманою сумою і найближчим до нього великим числом, кратним 10. Приклад коду EAN-13 представлений на рис. 4.3. У наведеному прикладі: 460 - код країни, 0023 - код виробника, 10012 - код продукту, 9-контрольне число. Визначимо контрольну цифру: 1) 6 +0 +2 +1 +0 +2 = 11

2) 11x3 = 33

903) 4 +0 +0 +3 +0 +1 = 8

4) 33 +8 = 41

5) 50-41 = 9

Отже, в результаті розрахунків отримали контрольне число 9.

EAN-8 є восьмирозрядним кодом, який використовується для кодування малогабаритних упаковок. Структура коду наступна: перші три цифри коду позначають країну - виробника товару, чотири наступні цифри - код продукту, остання цифра є контрольною.

EAN-14 - четирнадцатіразрядний код з прямокутним контуром. Він складається з 13 розрядів, які розташовуються по значенню в тій же послідовності, що в коді EAN-13 та одного додаткового розряду. Цей додатковий розряд вказується першим і відображає специфіку упаковки цифрами від 1 до 8, наприклад, 1 - групова упаковка, 2 - упаковка партій в контейнер і т.д. Основною областю застосування коду EAN-14 є ідентифікація транспортної упаковки.

Code 39 отримав свою назву за сполучуваності елементів три з дев'яти. У кожному знаку три елементи є широкими, інші шість - вузькими. Для відображення коду використовуються 43 символу, включаючи всі прописні літери, цифри від 0 до 9 і сім наступних особливих знаків: (-.$/ +% пробіл)

Довжина кодового позначення в коді Code 39 не має фіксованого розміру і може варіювати в межах до 40 розрядів.

Сучасною версією коду Code 39 є UCC/EAN-128-алфавітно-цифровий код, також не має фіксованої довжини, що дає повну характеристику предмета поставки.

Застосування штрихових кодів UPC-12, KAN-13, EAN-14, EAN-8 регулюється міжнародними та національними організаціями, зокрема, в Росії такою організацією є Асоціація автоматичної ідентифікації «ЮНІСКАН». Ця організація встановлює номери підприємств в кодах EAN -13 і EAN-14 і номери продуктів в коді EAN-8. Код країни привласнюється EAN International. Використання кодів UCC/EAN-128 (Code 39) регулюється відповідними міжнародними та національними стандартами.

Мета штрихового кодування даних полягає у відображенні тих властивостей товару, які забезпечують реальну можливість простежити за його рухом до споживача, що сприяє підвищенню комерційної ефективності.

Необхідність впровадження штрихових кодів продиктована такими особливостями руху товару в оптовому і роздрібному обороті, що приводять до практичної некерованості потоків інформації при її ручній обробці:

• надзвичайно великим обсягом постачань і асортименту товару;

• територіальної розкиданістю взаємопов'язаних організацій і підприємств - операторів ринку;

• недостатньою інформацією про властивості товару на його упаковці та у супровідній документації;

• відсутністю достовірної та своєчасної інформації у постачальників продукції про надходження товару до покупця.

Використання штрихових кодів забезпечує:

• діяльність різних виробників і споживачів на єдиному товарному ринку шляхом використання єдиного коду по ланцюжку взаємопов'язаних партнерів;

• захист споживача від несумлінності виробників або продавців продукції;

• управління потоками інформації за запитом та в реальному масштабі часу на основі ідентифікації будь-якого об'єкта;

• обмін інформацією як усередині організація, так і між організаціями за допомогою методів і засобів електронного обміну даними (ЕОД).

Система штрихового кодування інформації являє собою сукупність виду штрихових кодів і технічних засобів нанесення на носії даних, верифікації якості друку, зчитування з носіїв, а також попередньої обробки даних.

Основними технічними засобами нанесення штрихових кодів на носії інформації (папір, самоклеюча плівка, метал, кераміка, текстильне полотно, пластмаса, гума тощо) є обладнання для виготовлення майстер-фільмів (шаблонів штрихових кодів), компактні друкуючі пристрої різного принципу дії.

Верифікація, або контроль якості друку штрихових кодів, може бути здійснена спеціалізованим обладнанням, оснащеним відповідними програмними засобами.

Для зчитування штрихового коду з носіїв інформації використовуються скануючі пристрої різного типу:

• контактні олівці та сканери;

• лазерні сканери;

• мобільні термінали, що зчитують інформацію на відстані.

Мобільний термінал забезпечує крім зчитування інформації з носіїв попередню обробку даних та їх передачу на комп'ютер для подальшого узагальнення та аналізу.

Типова технологія використання системи штрихового кодування в Росії магазинами типу «супермаркет» розглядається на прикладі процесу оформлення надходження товарів і його продажу.

Надходження товарів на склад магазину. Вступники на склад магазину товари направляються на контроль відповідності кількості і якості товару даним, зазначеним у специфікаціях. Результати операції контролю є підставою для приймання товару або відмови від її прийняття. Товари надходять на склад магазину у вигляді великої партії в контейнерах, в дерев'яній, картонній або який-небудь іншій тарі, на які наклеєна супровідна етикетка. Різні етикетки можуть оформлятися з використанням або без використання штрихового коду EAN-14. Надходження товару супроводжується накладною. Прийнятий товар оформляється товарознавцем, який оперативно вносить дані з накладних в комп'ютерну базу даних. При надходженні товару з нанесеним на етикетку ШК код зчитується сканером. Лічені дані передаються в БД, після чого виробляється порівняння на відповідність штрихового коду вимогам, що пред'являються до EAN-14 стандартами Російської Федерації, а також попередня обробка даних. Цією операцією підтверджується надходження товару на склад магазину. Якщо штриховий код на етикетці відсутній, за допомогою спеціалізованої програми товарознавець кодує товари і друкує етикетки з штриховими кодами. Для цього робоче місце товарознавця оснащується технічними пристроями для маркування товарів - термотрансферним принтером для друку етикеток, сполученим з персональним комп'ютером, і етикет-пістолетом для наклеювання етикеток на упаковку товару.

Складування і зберігання товару на складах. Комірник розміщує прийнятий до реалізації товар для зберігання його на складі. Стелажі, на які укладається товар з етикетками, також оснащені відповідними бирками з штриховими кодами. Це дозволяє автоматично визначити місцезнаходження товару. Штрихові коди на товар у місцях зберігання зчитуються сканером для того, щоб отримати підтвердження правильності визначення місцезнаходження товару. Інформація про це передається в комп'ютер. У процесі підготовки товару до реалізації можуть виникати випадки, коли товар може знаходитися в одиничної упаковці всередині контейнера або тари, або у розсипи. Якщо товар має одиничну упаковку, то на ній може бути відсутнім штриховий код EAN -13. У разі необхідності комірник маркує товар за допомогою технічних пристроїв. При надходженні товару в розсипи він фасується в дрібні партії, зважується і упаковується з нанесенням коду EAN-13. Підготовлений таким чином товар подається в торговий зал.

Продаж товару. У торговому залі покупець набирає продукти у візки і підходить для оплати до касира - контролерові. Робоче місце касира-контролера оснащене сканером для зчитування штрих-кодів, сполученим з касовим апаратом.

Касовий апарат з'єднаний з комп'ютером, який представляє coбой термінал автоматизованого інформаційного фонду. АиФ містить штрих-коди всього наявного або можливого відповідно до спеціалізації магазину асортименту товарів, а також роздрібні ціни, що встановлюються магазином. Касир перевіряє на касовому апараті вартість покупки, використовуючи скануючий пристрій. При розрахунку з покупцем дані про купівлю автоматично вводяться в АиФ.

Оперативний контроль наявності товарів. Оперативний контроль наявності товарів у торговельному залі і на складі проводиться наступним чином. Надходження товару на склад відбивається (строго документується) у АиФ, при цьому обов'язкова ідентифікація предмета поставки і його місцезнаходження. Штрих-коди прочитуються і звіряються з кожним замовленням. Виявляються дефіцити і розбіжності, а потім в автоматичному режимі видається відповідна замовлення накладна на переміщення товару зі складу в торговий зал. Оперативний контроль дозволяє отримувати інформацію про обсяг продажів, запаси продукції на складах та їх наявності в торговому залі, робити зміни цін реалізації відповідно до рішень керівництва торгової фірми. Робочі місця товарознавців, комірників, касирів-контролерів і керівного персоналу магазину (директора, бухгалтера, менеджера) об'єднані в єдину обчислювальну мережу.

Застосування штрихового кодування в супермаркеті призводить до зниження витрат на пошук, зберігання, доставку, інвентаризацію товару. Поліпшення координації діяльності фахівців-управлінців дозволяє раціоналізувати документообіг. Це сприяє, у свою чергу, збільшення обсягу реалізації і прискоренню товарообігу на основі зменшення часу проходження товару на всіх етапах його руху.

У світовій практиці штрих-коди впроваджені не тільки в сфері оптової та роздрібної торгівлі. Крім супермаркетів, штрихові коди в багатьох країнах світу широко використовуються в бібліотеках - для ідентифікації читацьких квитків і видаваної літератури, в медицині - на станціях переливання крові для ідентифікації донорів і характеристик доз крові, що знаходяться у депозитарії. Згідно з даними офіційного електронного довідника ООН визначені наступні галузі використання штрихового кодування: митний контроль, пенсійне забезпечення, охорона здоров'я, соціальне страхування, судова практика, працевлаштування, статистика, будівництво, фінанси, промисловість, туризм, торгові угоди, інші області.

Системи оперативного збору даних можуть розвиватися як по шляху збільшення кількості точок збору даних, так і в напрямку використання удосконалених систем зчитування штрихових кодів. Наприклад, можуть бути використані лазерні сканери з вбудованим мініатюрним радіопередавачем з радіусом дії до 12-15 метрів. У перспективі передбачається використання супутникових каналів зв'язку для електронного обміну даними (ЕОД) з установкою контрольних інформаційних пунктів на сортувальних станціях залізниці, на автомобільному, повітряному, морському і річковому видах транспорту.

3. Технологія застосування електронного документообігу

Велике значення при вивченні інформаційних потоків надається правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження документу від моменту його первинного заповнення до здачі в архів. Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об'єкта. Будь-яка економічна завдання обрабативается на підставі певної кількості первинних документів, які проходять різні стадії обробки: рух документа до обробки, в процесі обробки і після обробки, Часто з'являється кілька копій документів, які в подальшому мають свої схеми руху. Спостерігається дублювання реквізитів в різних документах, зайва многоступенчатость, затримки виконання. Все це ускладнює і уповільнює документообіг.

Як показує склалася при ручній обробці практика, система документообігу складна і громіздка через існування різних форм документів, багатоетапної проходження кожної з них, дублювання одних і тих же показників у різних документах. Наприклад, облік здачі готової продукції на склад виконується в багатьох підрозділах: на складі, у відділі збуту, в бухгалтерії, виробничому і плановому відділах. За оцінками фахівців в світі щодня заповнюється більше мільярда нових документів. В основному, це текстова інформація і лише 10% - це документи, пристосовані для подальшої автоматизованої обробки. Це свідчить про необхідність організації на підприємствах (в організаціях, банках та ін) електронного документообігу. Критеріями вибору системи автоматизації документообігу є масштаби підприємства, ступінь технічної та технологічної підготовки в області комп'ютерної обробки, структурі управління, наявність або відсутність інших систем автоматизації управління.

Малі та середні підприємства з невеликим обсягом документообігу, які мають одну або кілька комп'ютерів, можуть використовувати для автоматизації документообігу досить широко поширені і зручні текстові редактори.

Для малих і середніх підприємств з великим обсягом документообігу, а також для всіх великих підприємств рекомендується використання спеціалізованих пакетів управління документообігом. При виборі системи слід враховувати такі критерії, як інтеграція з іншими автоматизованими системами і базами даних, легкість освоєння, зручність роботи, забезпечення роботи в мережах, надійність системи та захист від несанкціонованого доступу.

Особливу увагу оптимальної організації документообігу повинні приділяти підприємства з дуже великим обсягом документів, де найбільш раціональним є створення власної системи документообігу фахівцями самого підприємства або за індивідуальним замовленням спеціалізується фірмі. Будь-яка система повинна пройти спеціальну сертифікацію і тестування, що забезпечують захист від втрати, розкрадання і навмисного псування документів.

На російському ринку пропонується широкий вибір прикладних програм для автоматизації управління документообігом.

Стало традиційним явищем, коли при реалізації проектів комп'ютерної обробки економічних завдань на підприємствах (в організаціях, фірмах, банках) за допомогою ПЕОМ формуються платіжні доручення, прибуткові (видаткові) касові ордери, накладні, рахунки-фактури та інші первинні документи.