prim_Exl (Применение электронных таблиц Excel 97), страница 2

Директивы добавления расположены в меню Вставка. Пользователь может добавить в документ элементы следующих типов:

- рабочие листы для создания таблиц;

- диаграммы (в качестве элемента таблицы или на отдельном листе);

- рабочий лист для записи макрокоманды в виде программного модуля (на языке макрокоманды Excel 97 или на языке Visual Basic);

- рабочий лист для создания диалогового окна.

Новый лист всегда вставляется перед активным рабочим листом. Если лист предназначен для создания таблицы, то независимо от занимаемой позиции он буде иметь название Лист 17 с последующим увеличением номера при добавлении новых таблиц. Новые диаграммы, расположенные на отдельных рабочих листах, нумеруются, начиная с Диаграмма 1 и т.д. Пользователь может щелкнуть по названию рабочего листа правой кнопкой мыши, после чего откроется контекстное (зависящее от ситуации) меню, в котором также имеется директива добавления. Если нужно удалить рабочий лист, нужно открыть щелчком правой кнопки мыши контекстное меню и выполнить директиву удаления.

3.3. Коррекция высоты строк и ширины столбцов.

Прежде всего, корректируемая строка или столбец таблицы должны быть промаркированы. Для этого необходимо щелкнуть левой кнопкой мыши по номеру (координате) строки или столбца. В меню Формат находятся подменю Строка и Столбец. При выборе одного из этих подменю открывается меню следующего уровня. В подменю Столбец вызовите директиву Ширина, тогда откроется диалоговое окно, в котором пользователь может указать ширину столбца. В качестве единицы измерения можно использовать один символ. Например, если в столбце нужно записать 10 символов, то в поле ввода Ширина столбца следует указать число 10. Директива Автоподбор ширины из меню Столбец автоматически корректирует ширину столбца в соответствии с его содержимым.

Коррекцию можно выполнить и с помощью манипулятора мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк или адресами столбцов. При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки. Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, немного сдвинуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смещение границы строки. Переместите эту линию в нужную позицию и отпустите кнопку мыши, тогда в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по номеру строки (адресу столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

4. ПОСТРОЕНИЕ ТАБЛИЦ

Все данные таблицы записываются в так называемые ячейки, которые находятся на пересечении строк и столбцов таблицы. По умолчанию содержимое ячейки представляется программой Excel в стандартном формате, который устанавливается при запуске программы. Например, для чисел и текстов задается определенный вид и размер шрифта.

В программе Excel имеются контекстные меню, которые вызываются правой кнопкой мыши, когда промаркирована некоторая область таблицы. Эти меню содержат много директив обработки и форматирования таблиц. Директивы форматирования можно также вызвать на панели форматирования (вторая строка пиктографического меню), щелкнув мышью по соответствующей пиктограмме.

4.1. Форматирование чисел.

Прежде всего нужно промаркировать ячейки, в которых надо изменить формат представления чисел. После этого можно либо открыть правой кнопкой мыши контекстное меню и вызвать в нем директиву Формат ячеек…, либо вызвать директиву Ячейка из меню Формат. В любом случае на экране появится диалоговое окно Формат ячеек. По умолчанию в верхнем поле этого окна будет выбрана опция Число, которая предназначена для форматирования чисел. В поле Числовые форматы приведены различные типы форматов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором.

Пиктограмма со знаком $ (доллара) на панели форматирования управления позволяет установить формат валюты в заданной ячейке (к числу добавляется символ валюты). Пиктограмма со знаком % (процент) на той же панели позволяет установить формат процентов (к числу добавляется символ процентов).

5. ТАБЛИЧНЫЕ ВЫЧИСЛЕНИЯ

Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Это, в частности, позволяет проводить статистический анализ числовых значений в таблице.

Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства (=), чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции.

В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление).

Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Менеджер формул помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.

Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.

5.1. Ввод формул.

Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства (=).

Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу (=А1/В1) и нажать [Enter].

Ввод формул можно существенно упростить, используя маленький трюк. После ввода знака равенства следует просто щелкнуть мышью по первой ячейке, затем ввести операцию деления и щелкнуть по второй ячейке.

6. ПОСТРОЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДИАГРАММ

Графические диаграммы оживляют сухие колонки цифр в таблице, поэтому уже в ранних версиях программы Excel была предусмотрена возможность построения диаграмм. В данную версию Excel включен новый Конструктор диаграмм, который позволяет создавать диаграммы "презентационного качества".

Красивая трехмерная диаграмма не только радует глаз, но и улучшает качество документа. В программе MS Excel 97 появился новый тип трехмерных диаграмм - так называемые кольцевые диаграммы, которые дополняют поверхностные и сетчатые трехмерные диаграммы седьмой версии.

Диаграмму модно расположить рядом с таблицей или разместить ее на отдельном рабочем листе.

Конструктор диаграмм является одним из наиболее мощных средств в программе Excel. Построение диаграммы с его помощью выполняется за несколько шагов. Конструктору указывается исходная область таблицы, тип диаграммы, используемые надписи и цвета. На основной панели имеется пиктограмма для вызова Конструктора диаграмм.

6.1. Построение диаграмм.

Прежде чем строить диаграмму, необходимо закончить все работы в таблице, включая ее форматирование. Вызовите Конструктор диаграмм (Вставить диаграмму), щелкнув на основной панели по 17-й пиктограмме.

Конструктор диаграмм будет ожидать информации о местонахождении диаграммы, поэтому указатель мыши приобретает форму пиктограммы Конструктора. Вы должны сделать с помощью указателя мыши прямоугольник на свободном месте рабочего листа, где будет размещена диаграмма. Для этого щелкните левой кнопкой мыши, а затем, не отпуская ее, отбуксируйте образовавшуюся после щелчка пунктирную рамке из верхнего левого угла прямоугольной области в правый нижний угол. Если диаграмму нужно построить на отдельном листе, то откройте в меню Вставка подменю Диаграмма и выберите в нем директиву На отдельном листе.

После этого Конструктор открывает диалоговое окно, в котором за пять шагов нужно построить диаграмму. Но сначала нужно указать позицию, где находится таблица данных, на основе которой строится диаграмма. Для этого на первом шаге промаркируйте мышью свою таблицу, включая заголовки строк и столбцов.

Чтобы выполнить два следующих шага, щелкните по командной кнопке Далее и выберите из предложенных образцов тип и вид диаграммы соответственно. На четвертом шаге Конструктор предлагает предварительный просмотр получившейся диаграммы. На последнем (пятом) шаге остается только задать имя диаграммы, ее легенду (т.е. соответствие между столбцами диаграммы и табличными данными), а также указать надписи на осях диаграммы. В заключении щелкните по командной кнопке Готово, и диаграмма появится в указанной области рабочего листа.

7. ФУНКЦИИ

Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями.

Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Конструктор функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за несколько шагов.

В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям. Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Конструктор функций. Функция оперирует некоторыми данными, которые называются ее аргументами. Аргумент функции может занимать одну ячейку или размещаться в целой группе ячеек. Конструктор функций оказывает помощь в задании любых типов аргументов.

7.1. Конструктор функций

Промаркируйте ту ячейку, в которой должен появиться результат вычислений. Затем щелчком по 16-й пиктограмме Конструктора функций (со значком fx) откройте диалоговое окно Конструктора.

В левом поле этого окна перечислены категории функций, а в правом - функции, соответствующие выбранной категории. Для того чтобы увидеть все функции, следует щелкнуть мышью по опции Полный алфавитный перечень в поле категорий и подтвердить выбор нажатием Ок.

Щелкните мышью по названию нужной Вам функции, тогда название функции появится в отдельной строке вместе с кратким описанием этой функции. Здесь же указываются типы аргументов функции и их количество.

На втором шаге в диалоговом окне Конструктора указываются аргументы функции. Конструктор различает аргументы, которые должны учитываться обязательно, и необязательные (опциональные) аргументы. Чтобы задать аргумент функции, нужно либо ввести его адрес с клавиатуры, либо в таблице промаркировать область, где он расположен. Тогда адрес аргумента функции появится в соответствующем поле диалогового окна Конструктора.

При работе с Конструктором всегда можно вернуться к первому шагу, щелкнув по командной кнопке Назад, и выбрать другую функцию. Если все аргументы функции были указаны правильно, в поле Значение появляется результат вычисления этой функции, который будет помещен в таблицу. Щелкните по командной кнопке Ок, чтобы закрыть окно Конструктора функций.

После этого в указанной ячейке таблицы появится результат вычислений, но ячейка останется маркированной. В наборной строке можно увидеть выбранную функцию вместе с соответствующими аргументами.

7.2. Редактирование функций

Щелкните мышью по ячейке, где находится функция. Затем щелчком по пиктограмме Конструктор функций откройте диалоговое окно В этом окне дается название функции, приводится ее краткое описание и перечисляются ее аргументы. Для того чтобы изменить содержимое поля, где находятся аргументы, следует либо непосредственно внести новые адреса, либо промаркировать соответствующую группу ячеек. После окончания редактирования следует щелкнуть по командной кнопке Ок.

После щелчка по ячейке, где находится функция, в наборной строке появится текст функции, содержащей значения аргументов. Поэтому редактирование можно выполнить непосредственно в наборной строке, не обращаясь к Конструктору функций. Для этого нужно щелкнуть мышью в той позиции наборной строки, где необходимо исправить ошибку. Слева от строки появятся три командные кнопки (со значком X, "галочкой" и fx).

В той позиции, где был выполнен щелчок, появится мерцающий текстовый курсор. С этой позиции можно вводить новые символы с клавиатуры. Щелчок по пиктограмме с крестиком отменяет все произведенные изменения, так что содержимое ячейки остается без изменения. Щелчок по пиктограмме с "галочкой" подтверждает изменение, и в ячейке появляется новое значение.

8. ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

В данной курсовой работе представлен отчет о подсчёте баланса ежемесячного личного бюджета рядового служащего предприятия, а именно, его доходов и расходов. В работе необходимо произвести расчет различных показателей, таких как: доходов всего, расходов всего и сбережений, т. е. разницу между расходами и доходами, за каждый месяц и за год вообще. Все необходимые данные для расчетов представлены в виде входных данных. Выходные данные являются конечным результатом общих подсчетов входных данных.

9. ВХОДНЫЕ ДАННЫЕ

Входными данными являются: Оклад, Премия, Комиссионные, Лотерея, Дополнительный заработок, Аренда жилья, Автомобиль, Страховка, Питание, Развлечения, Отпуск, Прочие расходы за 12 месяцев года. Все вышеперечисленные данные представлены в следующих таблицах.

Таблица 9.1

Личный бюджет за январь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		$ 1,200.00
Премия		$ 300.00
Комиссионные		$ 680.00
Лотерея		$ -
Дополнительный заработок		$ 150.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		$ 400.00
Автомобиль		$ 240.00
Страховка		$ 154.00
Питание		$ 280.00
Развлечения		$ 145.00
Отпуск		$ -
Прочие расходы		$ 250.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.2

Личный бюджет за февраль
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		$ 1,200.00
Премия		$ 250.00
Комиссионные		$ 400.00
Лотерея		$ -
Дополнительный заработок		$ 100.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		$ 400.00
Автомобиль		$ 240.00
Страховка		$ 154.00
Питание		$ 250.00
Развлечения		$ 100.00
Отпуск		$ -
Прочие расходы		$ 200.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.3

Личный бюджет за март
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		300.00
Комиссионные		400.00
Лотерея		1,000.00
Дополнительный заработок		300.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		400.00
Автомобиль		400.00
Страховка		312.00
Питание		300.00
Развлечения		340.00
Отпуск		-
Прочие расходы		400.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.4

Личный бюджет за апрель
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		400.00
Комиссионные		500.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		300.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		400.00
Страховка		200.00
Питание		300.00
Развлечения		500.00
Отпуск		-
Прочие расходы		200.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.5

Личный бюджет за май
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		300.00
Комиссионные		460.00
Лотерея		300.00
Дополнительный заработок		500.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		240.00
Страховка		400.00
Питание		355.00
Развлечения		508.00
Отпуск		-
Прочие расходы		304.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.6

Личный бюджет за июнь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		-
Премия		-
Комиссионные		2,000.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		800.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		240.00
Страховка		230.00
Питание		300.00
Развлечения		260.00
Отпуск		3,000.00
Прочие расходы		200.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.7

Личный бюджет за июль
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		200.00
Комиссионные		300.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		300.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		250.00
Автомобиль		250.00
Страховка		300.00
Питание		400.00
Развлечения		100.00
Отпуск		-
Прочие расходы		300.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.8

Личный бюджет за август
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		200.00
Комиссионные		50.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		345.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		600.00
Автомобиль		400.00
Страховка		240.00
Питание		400.00
Развлечения		300.00
Отпуск		-
Прочие расходы		100.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.9

Личный бюджет за сентябрь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		200.00
Комиссионные		400.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		200.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		243.00
Страховка		345.00
Питание		300.00
Развлечения		300.00
Отпуск		-
Прочие расходы		200.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.10

Личный бюджет за октябрь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,200.00
Премия		350.00
Комиссионные		200.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		330.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		200.00
Страховка		250.00
Питание		300.00
Развлечения		150.00
Отпуск		-
Прочие расходы		300.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.11

Личный бюджет за ноябрь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,400.00
Премия		400.00
Комиссионные		300.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		300.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		360.00
Автомобиль		300.00
Страховка		300.00
Питание		400.00
Развлечения		300.00
Отпуск		-
Прочие расходы		300.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.12

Личный бюджет за декабрь
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		1,400.00
Премия		500.00
Комиссионные		400.00
Лотерея		-
Дополнительный заработок		300.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		300.00
Автомобиль		300.00
Страховка		300.00
Питание		400.00
Развлечения		300.00
Отпуск		-
Прочие расходы		500.00
Расходы всего
Сбережения

Таблица 9.13

Личный бюджет за год
Статьи доходов и расходов		Значения
Доходы
Оклад		13,600.00
Премия		3,400.00
Комиссионные		6,090.00
Лотерея		1,300.00
Дополнительный заработок		3,925.00
Доходы всего
Расходы
Аренда жилья		4,210.00
Автомобиль		3,453.00
Страховка		3,185.00
Питание		3,985.00
Развлечения		3,303.00
Отпуск		3,000.00
Прочие расходы		3,254.00
Расходы всего
Сбережения

10. ВЫХОДНЫЕ ДАННЫЕ