ВКР: Анализ организации сохранности документов в учреждении на примере ООО «Сервис Авто Транс»

ВВЕДЕНИЕ
Обеспечение сохранности документов - основная задача государственных архивов. Сложность решения задачи определена тем, что никто и никогда не создавал документы для «вечного» хранения. При этом архивы ежегодно пополняются новыми фондами, а реставрационные возможности остаются скромными. В основе современного подхода к решению данной проблемы лежит принцип постепенного перехода к дифференцированному, избирательному принципу обеспечения сохранности архивных документов, с учетом их ценности, физического состояния.
Дифференцированный подход предполагает выделение из общего объема хранящихся в архиве документов, так называемых приоритетных объектов на уровне фондов, частей фондов, отдельных документов. Основой для приоритетного выделения являются два критерия: ценность документов и признаки физического состояния, угрожающего их сохранности (низкая потенциальная долговечность.
Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов в архиве.

Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;
- созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива;
- применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов.
Основной целью дипломной работы является исследование проблемы обеспечения сохранности архивных документов как одного из главных направлений работы архивов. От того насколько верно была выбрана стратегия хранения документов, зависят их физическое состояние и возможности использования в самых разнообразных целях.
Гипотеза исследования заключается в том, что обеспечение сохранности документов является неотъемлемой частью архивного дела. Каждый из документов на любом предприятии имеет свой цикл жизни.

Целью исследования является анализ организации сохранности документов в учреждении на примере ООО «СервисАвтоТранс.
Для реализации поставленной цели в работе решались следующие задачи:

• Изучить систему мер обеспечения сохранности докуметов;
• Проанализировать требования к зданиям и помещениям архива;
• Рассмотреть режимы хранения документов;
• разработать и предложить комплекс мер по развитию документационного обеспечения деятельности ООО «СервисАвтоТранс».

Объектом исследования в работе является анализ организации сохранности документов в учреждении.
Предмет - анализ организации сохранности документов в учреждении ООО «СервисАвтоТранс».
При выполнении работы использовались общенаучные и специальные методы познания. Из общенаучных применялись методы научной абстракции, анализа и синтеза, аналогии, обобщения, функциональный и логический методы исследования.
Научная новизна выпускной квалификационной работы заключается в том, что впервые проведена оценка эффективности системы документационного обеспечения деятельности ООО «СервисАвтоТранс и разработан комплекс мер по ее развитию.
Практическая значимость исследования заключается в том, что разработанный комплекс мер приведет к повышению эффективности системы документационного обеспечения деятельности в ООО «СервисАвтоТранс», а также в том, что результаты работы, выводы и предложения могут быть использованы в работе документационного обеспечения деятельности ООО «СервисАвтоТранс».
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников приложений к ним.
Во введении обосновывается выбор темы, формулируется цель работы, ставятся задачи исследования, сформулирована актуализация, гипотеза и методы исследования, раскрывается научная новизна и практическая значимость работы, дается анализ использованных источников, описывается структура выпускной квалификационной работы.
В первой главе рассмотрена сохранность документов в учреждении
Во второй главе проанализирована система документационного обеспечения деятельности ООО «СервисАвтоТранс, выявлены проблемы в системе документационного обеспечения предприятия, разработан и предложен комплекс мер по ее развитию.
Заключение содержит основные выводы и предложения по рассматриваемой теме.
В приложении представлены следующие материалы: схема организационной структуры ООО «СервисАвтоТранс» (приложение А); блок-схема системы документооборота в ООО «СервисАвтоТранс» (приложение Б); анализ потока документов ООО «СервисАвтоТранс» за 2016-2018 гг. (приложение В); динамика документооборота в ООО «СервисАвтоТранс», за период 2016-2018 гг., (приложение Г); динамика общего количества документов в ООО «СервисАвтоТранс» за период 2016-2018 гг. (приложение Д); выявление сезонности в объёме документооборота служебной документации в ООО «СервисАвтоТранс» за 2017-2018 гг. (приложение Е); динамика изменений в документообороте служебной документации ООО «СервисАвтоТранс» в 2017 -2018 гг. (приложение Ж); структура документооборота в ООО «СервисАвтоТранс» в 2018 г. (приложение З); виды обработки служебной документации в ООО «СервисАвтоТранс» в 2018 году (приложение И); схема электронного документа оборота предприятия в программе «Аналитика: Документооборот» (приложение К); Процесс сервисного обслуживания в программе «Аналитика: Документооборот» (приложение Л), отображение статистики документооборота в программе «Аналитика: Документооборот» (приложение М); схема движения заявки на поставку запчастей (приложение Н).
Источниковой базой исследования послужили действующие локальные акты ООО «СервисАвтоТранс», регламентирующая и распорядительная документация организации, данные собранные во время преддипломной практики предприятия ООО «СервисАвтоТранс».

СОДЕРЖАНИЕ