ВКР: Особенности архивного аутсорсинга в россии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………………....3

ГЛАВА 1. АРХИВНЫЙ АУТСОРСИНГ: ПОНЯТИЕ, ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ И НОРМАТИВНАЯ БАЗА ...................................................................................................6

1.1 История возникновения архивного аутсорсинга ......................................................6

1.2 Сущность и содержание «внеофисного хранения документов» в современных организациях ...................................................................................................................13

1.3 Нормативно–правовая база регулирования архивного аутсорсинга в Российской Федерации ........................................................................................................................18

ГЛАВА 2.ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В АУТСОРСИНГОВОЙ КОМПАНИИ …………………………………………………………………………....33

2.1. Сбор, хранение и учет документов в аутсорсинговой компании ……………....33

2.2. Услуги, оказываемые аутсорсинговыми компаниями ………………………..…40

2.3. Положительные и отрицательные стороны применения аутсорсинговых технологий в архивном деле……………………………………………………...…....51

ГЛАВА 3 ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ АУТСОРСИНГОВЫХ НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИЙ «ТЕЛОС» И «ДЕЛИС АРХИВ»……………………………………..…36

3.1. Сбор, хранение и учет документов в аутсорсинговой компании на примере компании «Телос» ...........................................................................................................36

3.2. Услуги, оказываемые аутсорсинговыми компаниями на примере «Делис Архив»…………………………………………………………………………………..41

3.3. Сравнение плюсов и минусов аутсорсинговых технологий в архивном деле на примере компаний «Телос» и Делис Архив» .............................................................. 46

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………………....60

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ………………………………..…64

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………………..….69

ВВЕДЕНИЕ

Аутсорсинг, как форма передачи бизнес-процессов сторонним организациям, стал важным инструментом для повышения эффективности и конкурентоспособности компаний в условиях глобализации. В России архивный аутсорсинг, который включает в себя передачу функций хранения и обработки архивных документов, приобретает все большую актуальность. Это связано с необходимостью оптимизации затрат, улучшения качества обслуживания и соблюдения требований законодательства в области архивного дела.

Вопросами архивного аутсорсинга в России занимались такие ученые, как [Ф.И. Овчинников], [А.Н. Петров], [Е.В. Сидорова], которые исследовали как теоретические, так и практические аспекты данной темы. Важными законодательными актами, регулирующими архивное дело в России, являются Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" и различные постановления и инструкции, касающиеся хранения и обработки архивных документов.

Актуальность темы. В условиях стремительного развития информационных технологий и увеличения объемов данных, которые необходимо хранить и обрабатывать, архивный аутсорсинг становится не только экономически целесообразным, но и необходимым для обеспечения сохранности информации. В России, где законодательство в области архивного дела постоянно обновляется, компании сталкиваются с вызовами, связанными с соблюдением норм и правил. Это создает потребность в исследовании особенностей архивного аутсорсинга, его преимуществ и недостатков, а также в анализе правовых аспектов, регулирующих эту сферу.

Целью выпускной квалификационной работы является исследование и анализ технологий архивного аутсорсинга, а также оценка их влияния на эффективность управления документами в современных организациях на примере компаний «Телос» и «Делис Архив».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1. Изучить историю возникновения и развития архивного аутсорсинга: проанализировать ключевые этапы и изменения в подходах к архивированию и хранению документов, а также выявить основные тенденции в этой области.
2. Определить сущность и содержание внеофисного хранения документов: рассмотреть понятие внеофисного хранения, его преимущества и недостатки, а также роль в современных организациях.
3. Исследовать нормативно-правовую базу регулирования архивного аутсорсинга в Российской Федерации: проанализировать действующие законы и нормативные акты, регулирующие деятельность аутсорсинговых компаний в области архивного хранения.
4. Оценить технологии работы с документами в аутсорсинговых компаниях: изучить процессы сбора, хранения и учета документов, а также выявить лучшие практики и технологии, применяемые в данной сфере.
5. Сравнить услуги, оказываемые аутсорсинговыми компаниями на примере «Телос» и «Делис Архив»: провести анализ предоставляемых услуг, выявить их сильные и слабые стороны, а также оценить влияние на эффективность управления документами.

Предметом исследования являются процессы архивного аутсорсинга, а также правовые и организационные аспекты, связанные с его реализацией в России.

Объектом исследования выступают российские компании, использующие архивный аутсорсинг, а также законодательные и нормативные акты, регулирующие данную сферу.

Степень изученности. Основу настоящего исследования составили научные труды отечественных документоведов, историков, архивоведов; публикации об архивоведении, а также информация, представленная на сайтах аутсорсинговых компаний.

Гипотеза данного исследования заключается в том, что внедрение архивного аутсорсинга в российских компаниях способствует повышению эффективности управления документами, снижению затрат на хранение и обработку информации, а также улучшению качества обслуживания клиентов.

Методологической основой исследования являются системный и комплексный подходы, позволяющие рассмотреть архивный аутсорсинг как многогранное явление, включающее в себя как теоретические, так и практические аспекты.

В ходе исследования будут применены следующие методы: анализ литературы, сравнительный анализ, кейс-метод.

Практическая значимость работы заключается в том, что результаты исследования могут быть использованы для оптимизации процессов архивного аутсорсинга в российских компаниях.

Теоретическая значимость исследования заключается в расширении научных знаний о архивном аутсорсинге, его роли и значении в современных условиях.

Научная новизна работы заключается в комплексном анализе архивного аутсорсинга в России, который включает в себя как теоретические, так и практические аспекты. В работе будет предложен новый подход к оценке эффективности архивного аутсорсинга, а также выявлены ключевые факторы, влияющие на его успешность.

Структура работы. Выпускная квалификационная работавключает в себя введение, три главы, заключение и список использованных источников.