СУБД MS Access 2003 (960526), страница 15
Текст из файла (страница 15)
Выберите поле, однозначно определяющеестроку. Какой столбец объекта "столбец подстановки"содержит значение, которое следует сохранить 8 базеданных?Доступные поля;МодельОтмена)< Назад j Далее >Готово|Рис. 43. Выбор поля для сохранения значенияИз списка полей Доступные поля выберите поле Код модели.Процесс проектирования комбинированного списка подошелк концу. Осталось только нажать кнопку Готово и просмотретьрезультат нашей работы, предварительно сохранив проект таблицы.Тема 3. ТаблицыЕсли при вводе данных в таблице Клиенты в поле Код моделищелкнуть мышью, то развернется комбинированный список, состоящий из двух колонок (рис.
44): Код модели и Модель. Теперьдостаточно выбрать соответствующую строку из списка и значение кода модели данной строки перенесется в поле ввода.Ш Клиенты : таблицеКед модернНомер заказа Обращение1200 ГосподинуГосподинуCorolla UbackSCoroliaCorolla CoropacCctol^a CompacОтчество:•ПавелФамилияЧичиковИвановичГочтсвый аул.
Ленина>Рис. 44. Выбор значений из комбинированного спискаAccess автоматически сохраняет каждую вводимую пользователем запись. После того как в таблицу будут введены необходимые данные (рис. 45), ее можно закрыть и вернуться в окно БД.£3 Microsoft Access.ПравкаВидВставкаФормата чз а а УЦепней^СэшисОкно£правказ; Ji v i*- (2-Клиенты ::таблица>Код модели12579 -12410125801265112S53IНомер заказа120121122123124'ИмяОбращениеГосподинуПавелОтчествоИвановичФамилияЧичиковГоспожеНастасьяКирилловнаИвановаГосподинуИеанНиколаевичАндреевГосподинуИльяПетровичАфанасьевГоспожеНатальяСеменовнаРемизоваГосподинуРис.
45. Заполненная таблица клиентов6. Импортирование, встраиваниеи экспортирование таблицПредположим, что перед принятием решения о переводе всегоделопроизводства в среду Access, данные обрабатывались другойпрограммой управления БД или программой расчета электронных96Проектирование баз данных. СУБД MS Accessтаблиц. Переход к Access желательно выполнить с минимальнымипотерями и не начинать все с самого начала, т.
е. преобразоватьуже имеющиеся наборы данных в Access-таблицы. Наличиесредств конвертирования форматов может существенно сэкономить время на перенос информации из других сред, особенно еслиречь идет о достаточно больших БД, содержащих сотни и тысячизаписей.Встроенные в Access средства конвертирования позволяютсчитывать и подвергать дальнейшей обработке данные «чужих»форматов, а также экспортировать Access-таблицы в другие БД.6.1. Импортирование таблицДля импортирования набора данных следует из меню Файлвыбрать подменю Внешние данные, а в нем - команду Импорт.Эта команда копирует данные из текстового файла, файла программы обработки электронных таблиц или БД в Access-таблицу.Она же позволяет скопировать объекты из другой БД Access в активную БД.Данные можно импортировать, если они хранятся в файлах одного из следующих форматов:• MS Access,•Текстовый,•Microsoft Excel,•Paradox,•Exchange,•Outlook,•Документы HTML,• dBASE Ш,••dBASE IV,dBASE 5,•Таблицы Lotus 1-2-3,••Документы XML,ODBC Database.Предположим, что до сих пор данные об адресах клиентов и ихзаказах хранились в Excel-таблице.
С целью дальнейшей обработки она должна быть импортирована в Access.Тема 3. ТаблицыДля этого вызовите из меню Файл подменю Внешние данные,а в нем активизируйте команду Импорт.В поле Тип файлов (рис. 46) пролистайте список доступныхдля импорта форматов файлов и маркируйте желаемый формат(в рассматриваемом примере - Microsoft Excel).„)Б$эы данных._РГРТА:_J Теория.документыtr-,"Мее сетевоеокружениеИмя файла:Тип файлов;r «of t Excel (*Рис. 46. Диалоговое окно импортирования таблицыНайдите файл, который следует импортировать и маркируйтеего. Выполните щелчок на кнопке Импорт для запуска программы Мастер импорта, которая поможет преобразовать форматэлектронной таблицы в таблицу Access.После запуска программы Мастер импорта откроется диалоговое окно (рис.
47), в котором отобразятся данные импортируемой таблицы Excel. В этом окне предлагается выбрать в качествеимен полей первую строку таблицы Excel, содержащую заголовкистолбцов. Для этого следует установить опцию Первая строка содержит заголовки столбцов.Имена полей, а также другие характеристики можно откорректировать в следующем диалоговом окне, для этого нужно нажатькнопку Далее.В открывшемся окне (рис.
48) можно изменить имя поля и, если возможно, его тип, а также определить, следует ли его импортировать, установив опцию Не импортировать поле (Пропустить), Кроме того, можно определить, требуется ли индексацияданного поля.Проектирование баз данных. СУБД MS Access= Импорт электронной таблицыФайл электронной таблицы содержит несколько листов или диапазонов. Выберитемужний объект.<*" листыименованныеОбразцы данных для листа "Предлагаемые^ дели".1 ;од модели Чолель2 12S79Corolla£ 12 580Corollat 12 6S3CorollaS 12 651CorollaCorollaб 12410louiHOCTb двигателяЦветLifibackXLLifibackGTCompactOTCompact2P53/75Combi60/90Красный тБутылочкеЧерныйЗебеско-гАнтраците69/90100/139ЭО/1Э5] Далее >|Рис. 47.
Выбор имен полей для таблицыг' Импор г электронной теблицыrtieerca возможность описать каждое поле импорта. Вьйерите ngtie в нижней частиокна и измените сведения в области "Описание поля".Описание поляиняполя: \iиндцкс:[Да (Допускаются совпадения)V] Г" не импортировать (прояустить) папеНомер заказа )Код модели |ИодельИощность1131orolia LifibackXL S3/7S2132orolla LifibackGT 69/903133orolla CotnpaccCT 100/1394 L34orolle CompaccXP 90/1355 135o r o l l a Cottibi60/90>|Далее >|ГотеРис.
48. Мастер импорта электронной таблицы (шаг 2)В следующем окне (рис. 49) нужно установить первичныйключ для таблицы, исходя из следующих предложенных вариантов:•автоматически создать ключ - программа Access сама добавляет поле с первичным ключом;Тема 3. Таблицыопределить следующий ключ - поле, которое будет выполнятьроль первичного ключа, из списка доступных полей выбираетпользователь;не создавать ключ - первичный ключ не присваивается.63 Импорт электронной таблицые=1 XXI НИХ mZ х» m m3 хи m m2 mil mm4 in m m,|Х|Рекомендуется задать ключевое поле & новой таблице. Ключиспользуется для однозначного определения каждой записитаблицы и позволяет ускорить обработку данных,{? ] автоматически создать ключf* определить ключ:j3[Номер заказаГ не создавать ключКод | Нон ер зака за Код модели Модель12579CorollaLifibackXLCorolla LifibackGTCorolla CornpaccGTCorolla CompaccXPCorolla Cornbi• ННШ313]••l3212580Hl33Hi 3412653Hl351241012651Нощно с ть j53/7569/90J100/13990/13560/90u-Отмена< Цазад | Далее > \-Готово|Рис.
49. Выбор первичного ключа при импорте данныхТеперь остается перейти к последнему диалоговому окну мастера и задать имя импортируемой таблицы. В этом окне можно установить опцию, которая позволит после импорта таблицы запустить программу анализа данных.6.2. Встраивание таблицКроме возможности импорта данных из файлов другой прикладной программы, в Access существует возможность анализаданных, представленных в формате другой прикладной программы, а также возможность их обработки без выполнения импортирования.
Такие данные представляют для Access внешнюю таблицу, они остаются в своем исходном формате и могут обрабатываться далее как в оригинальной прикладной программе, таки в Access.100Проектирование баз данных. СУБД MS AccessДля встраивания таблицы следует в меню Файл выбрать подменю Внешние данные и в нем активизировать команду Связьс таблицами.
Данная команда устанавливает связь с таблицейиз другой БД Access или из другой СУБД.В БД Access могут быть встроены данные в виде таблицыиз файлов следующих форматов:•MS Access,•Microsoft Excel,•Paradox.,•••••••dBASE HI,dBASE IV,dBASE 5,Exchange,Outlook,Документы HTML,ODBC Database.После выбора формата следует нажать кнопку Связь. Процесссвязывания проходит под управлением мастера связи и аналогичен процессу импорта таблицы.После маркировки встраиваемой таблицы и нажатия кнопкиСвязь выбранная таблица встроится в активную БД и Access выдаст об этом подтверждающее сообщение. В окне БД рядомсо встроенной таблицей появится пиктограмма-стрелка. Эта пиктограмма обозначает внешнюю таблицу, которая была встроенав Access.Открыв встроенную таблицу в режиме проектирования, пользователь сможет убедиться в том, что она выглядит точно так же,как и обычная Access-таблица.
Хотя структуру этой таблицы изменить нельзя, т. е. здесь нельзя добавить или удалить поля, имеется возможность установить для встроенных таблиц те же свойства, что и для обычных Access-таблиц.6.3. Экспортирование таблицПользователь может экспортировать данные из Access-таблицв текстовые файлы, электронные таблицы, файлы других прикладных программ управления БД, а также в другую БД Access, воз-Тема 3. Таблицы101можно, в формате предыдущей версии Access. Для выполненияэкспортирования перейдите в БД (например, TOYOTA), содержащую экспортируемую таблицу (например Клиенты), маркируйтеее и активизируйте команду Экспорт из меню Файл.
Появившееся при этом диалоговое окно экспорта будет выглядеть точно также, как окно импорта (см. рис. 30) (за исключением заголовка).В нем следует выбрать формат файла или БД, в которую желательно произвести экспорт. Имеющиеся в распоряжении форматыэкспорта идентичны форматам импорта. В зависимости от того,какой формат был выбран пользователем, запускаемый мастерэкспорта автоматически или в диалоге с пользователем проводитэкспорт выбранной таблицы. Процесс экспорта во многом схожс процессом импорта, поэтому подробно на нем мы останавливаться не будем.Выберите формат по своему вкусу, например Microsoft Excel.В качестве имени в поле Имя файла Access предложит имя Клиенты (так как мы маркировали эту таблицу).
Теперь останетсятолько выполнить щелчок на кнопке Экспорт.В результате Access создаст Excel-файл со всеми данными изAccess-таблицы и вставит имена полей таблицы в первую строкутаблицы Excel (рис. 50).ЕЭ Aticrospft Excel -Клиенты. xlsОКНОXлоделиДНомер заказа Обращение120 Господину121 Госпоже12580122 Господину12651123 Господину126531<М Госпоже..р ;ИмяПввелНастасьяИванИльяНаталья£л[Мв1М«ЧЕ.FОтчествоФемипияИвановичЧичиковКирилловна ИвановаНиколаевич АндреевПетровичАфвнасьгеСемемоенаРемизоваПочтовой адресул. Пенима. 15ул. Введенская 1 5ул. Победы 21ул Полевая. 12уп Почтовая, 11и \Клиенты/Рис. 50.
Экспортированная таблица Клиенты в Excel-форматеПочтГЗЗС39Е(ГПроектирование баз данных. СУБД MS AccessТакже имеется возможность сохранить таблицу в текущей БД.Для этого маркируйте ее и активизируйте команду Сохранить какиз меню Файл. В диалоговое окно Сохранение (рис. 51) следуетввести имя копии, а также выбрать, во что при сохранении будетпреобразована таблица. Таблицу можно сохранить как Таблицу без преобразования либо, выбрав одну из опций Форма, Отчет,Страница доступа к данным, преобразовать ее автоматическив выбранный тип объекта.
При этом исходная таблица не изменится. Выберите опцию Таблица и нажмите кнопку ОК.СохранениеСохранение объекта Таблица 'Клн...' в:|Кспия "Ктенты"Как(ТаблицаМРаппВаТЛФормаОтчетСтраница доступа к даннымРис. 51. Выбор вида сохранения таблицыКонтрольные вопросыКак соотносятся друг с другом таблицы и БД?Какие типы данных полей вам известны?Какие свойства полей имеются в Access?Для чего служат характеристики полей Значение по умолчанию и Условие на значение?Что такое индексы и для чего они предназначены?Как создать индекс таблицы?Что такое формат поля?Почему для каждой таблицы следует устанавливать первичный ключ?9. Что такое первичный ключ таблицы?10. В таблицы Предлагаемые модели и Клиенты добавьте некоторые записи по своему выбору.11.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
