Десять шагов в microsoft_access (835787), страница 7
Текст из файла (страница 7)
Простейший отчет по приходу. Войдем в раздел «Отчеты» окнабазы данных и нажмем клавишу «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новый отчет» (рис. 64). В диалоговом окне выберем «Автоотчет: ленточный», а в качестве источника данных возьмем таблицу«приход» и нажмем кнопку «ОК». Отчет готов! Сохраним его под именем «приход_подробный». Откроем отчет в режиме конструктора ипроведем ряд корректировок (отчет так же, как и форма, является контейнером для элементов управления).
Во-первых, уберем поле номера с53соответствующей надписью и откорректируем размеры полей. Подпись«ПРИХОД» в заголовке отчета исправим на «Приход товаров».Рис. 64. Диалоговое окно создания нового отчетаЕсли отчет подготовлен в альбомном формате, уплотните данные,сдвиньте правую границу страницы и в меню «ФайлПараметрыстраницы» смените формат страницы на «книжный».
Здесь поначалуможет возникнуть ряд затруднений, но вполне преодолимых. Зато привычка самостоятельно решать свои проблемы всегда пригодится! Итак,пусть окно конструктора приняло вид, как на рис. 65. Обратите внимание на структуру окна конструктора. В верхней части находится «Заголовок отчета». Представленная в нем информация, независимо от количества листов, печатается только один раз в начале отчета. «Верхнийколонтитул» содержит информацию, которая отображается вверху каждой страницы текста, обычно здесь находятся заголовки полей. Областьданных – набор полей, взятый из источника данных. «Нижний колонтитул» – информация, отображаемая внизу каждой страницы (номер страницы, дата).
Средством отображения текущей даты служит вычисляемое поле, содержащее функцию =Now(). Кроме всего перечисленного,на рисунке Вы видите «Примечание отчета», в котором элементыуправления пока отсутствуют.54Рис. 65. Окно конструктора отчетовЗакроем «Конструктор» и просмотрим отчет (рис. 66). Здесь, как и прежде, мы не пытались найти сразу наилучшее решение. Но если в течение отчетного периода было большое количество поставок, то вряд литакой отчет удовлетворит Ваше начальство.Рис.
66. Отчет по поставкам товаров556.2. Группировки в отчете. Допустим, директору фирмы важно видетьданные, сгруппированные по поставщикам. Это для нас не проблема.Вернемся в режим конструктора и выберем строку меню«ВидСортировка и группировка».Рис. 67. Сортировка и группировкаРис. 68.
Окно конструктора. Группировка по поставщикам56Откроется диалоговое окно «Сортировка и группировка» (рис. 67). Установим указатель на первой строке столбца «Поле/выражение», развернем меню и выберем поле «поставщик». Автоматически в соответствующей строке второго столбца появится текст «По возрастанию». Этозначит, что записи в запросе будут сгруппированы по поставщикам. Внижней части окна в полях с подписями «Заголовок группы» и «Примечание группы» установим значения «Да». Во второй строке точно также установим поле «дата», для того чтобы поставки были упорядоченыпо датам, но не будем требовать наличия «Заголовка группы» и «Примечания группы»! Закроем окно. Окно конструктора примет вид, представленный на рис. 68.
Теперь перетащим в «Заголовок группы» изверхнего колонтитула подпись «поставщик», а из области данных – поле «поставщик» (рис. 69). Установим для поля «поставщик» жирныйшрифт. Чтобы лишний раз не открывать конструктор, заодно решимеще одну проблему. Нам хотелось бы видеть в отчете данные о стоимости поставок.
Добавим в верхний колонтитул надпись «стоимость», а вобласть данных – поле. Элементы управления, как и в случае конструирования форм, берутся с «Панели элементов». Подпись, которая появится слева от поля, удалим. Теперь занесем в поле вычисляемое выражение «=цена*количество». Квадратные скобки система вставит сама(рис. 70).Рис. 69. Название поставщика теперь размещено в примечании группыЧтобы иметь возможность видеть итоговые данные, возьмем с «Панелиэлементов» поле и разместим в примечании группы.
В качестве подписи введем «Итого». А в свободное поле поместимвыражение«=Sum([цена]*[количество])». Поскольку это выражение находится впримечании группы, сумма стоимостей будет вычисляться только поданной группе (рис. 71).57Рис. 70. Вычисляемое полеРис. 71. Суммарная стоимость по группеПодведем черту под строкой «Итого» (черту берем с Панели элементов).
Затем скопируем содержимое «Примечания группы» в «Примечание отчета», а надпись «Итого» заменим на «Итого по всем поставщикам». Закроем конструктор, сохранив изменения, и откроем отчет дляпросмотра. На рис. 72 изображено начало отчета.Рис. 72. Отчет с группировкой по поставщикам58Рис. 73. Выбор полей для запроса6.3. Отчет по итоговому запросу. Теперь директор хотел бы видетьитоговый отчет только по объему поставок по поставщикам в денежномвыражении. И это не проблема! Сначала перейдем в раздел «Запросы»,нажмем «Создать», в диалоговом окне выберем «Простой запрос» и нажмем «ОК». В следующем диалоговом окне в качестве источника данных возьмем таблицу «приход» и выберем в ней поля «цена», «количество» и «поставщик» (рис.
73). Нажмем «Далее», оставим переключатель в положении «подробный» и опять нажмем «Далее». Дадим запросу имя «приход по стоимости» и нажмем «Готово». Откроем получившийся запрос в режиме конструктора и добавим вычисляемое поле«стоимость: [цена]*[количество]» (рис. 74).Рис. 74. Вычисляемое поле в запросеОбратите внимание на формат вычисляемого поля. Сначала идет название поля, а затем после двоеточия формула для вычисления его значения. Вид получившегося отчета в режиме таблицы представлен на рис.75.
Теперь создадим еще один простой запрос, источник данных для которого – запрос «приход по стоимости». В источнике выберем поля«поставщик» и «стоимость» (рис. 76). Нажмем «Далее», установим переключатель в положение «итоговый» и нажмем кнопку «Итоги». Появится диалоговое окно (рис. 77). В этом окне мы поставим «птичку» встроке «стоимость» под заголовком «Sum». Строку «поставщик» нетрогаем. Это значит, что группировка будет проводиться по полю «по-59ставщик» и нас интересует суммарное значение стоимости по каждойгруппе.Рис. 75. Запрос с вычисляемым полем «стоимость»Рис. 76.
Выбор полей из запроса «приход по стоимости»Нажмем «ОК», затем «Далее». Дадим запросу имя «итоги приход по поставщикам» и нажмем «Готово». Вид запроса в режиме таблицы представлен на рис. 78. Обратите внимание на тот факт, что система, не советуясь с нами, присвоила вычисляемому полю имя «Sum_стоимость».Откорректируем имя. Для этого откроем запрос в режиме конструктори вместо «Sum_стоимость» запишем «объем_поставки» (рис. 79).60Рис.
77. Окно «Итоги»Рис. 78. Запрос «Итоги по поставщикам»Рис. 79. Изменение имени вычисляемого поля в запросеДвоеточие и следующее за ним название исходного поля «стоимость»,по которому ведется суммирование, удалять или изменять нельзя!Теперь осталось создать ленточный отчет, точно так же, как мы это делали в пункте 6.1. В режиме конструктора откорректируем отчет. Изменим заголовок на «Объемы поставок (в рублях)». В примечании отчетапоместим вычисляемое поле, отражающее суммарный объем поставокпо всем поставщикам (рис. 80).
Вычисляемое поле в примечании отчетасодержит формулу «=Sum([объем_поставки])». Предназначенный дляпечати документ представлен на рис. 81.61Таким образом, мы создали два отчета. В первом поставки сгруппированы по поставщикам. Во втором отражена обобщенная информация, тоесть объемы поставок в рублях по всем поставщикам.В качестве самостоятельной работы предлагается создать следующиеобъекты: Отчет по поставкам, сгруппированным по отдельным товарам. Итоговый отчет по отдельным товарам с указанием объема поставки, общей стоимости поставки и средней цены товара (в общемслучае один и тот же товар за некоторый период времени может поставляться по разным ценам).Рис. 80. Отчет «приход_итоговый» в режиме конструктораМожет ли созданный таким образом отчет представлять практическийинтерес? Очевидно, нет.
Склад может работать годы, а отчет директортребует за конкретный период времени. Наконец, неплохо бы в заголовок отчета поместить название фирмы, а в примечании отчета фамилиюс инициалами лица, представляющего отчет, – заведующего складом.Этим в дальнейшем мы и займемся.62Рис. 81. Предназначенный для печати документ637. Шаг седьмой. Доработка отчетов7.1.
Дополнительная информация. Прежде всего создадим в режимеконструктора таблицу, которая будет содержать дополнительную информацию, отраженную в полях:«фирма» – название фирмы. Текстовая строка, длину которой Выможете установить сами;«заведующий» – фамилия, имя, отчество заведующего складом;«дата1» и «дата2» – эти поля (длинный формат даты) будут хранить начало и конец временного интервала, за который составляетсяотчет.Разработчик, если сочтет нужным, может пополнить структуру таблицыи другими полями, но мы, как всегда, постараемся ограничиться необходимым минимумом.
При сохранении таблицы подтвердим, что не собираемся задавать ключевое поле. Дадим таблице имя «фирма» и заполним только первую запись. Например, «фирма» – «ООО «Рога и копыта», «заведующий» – «Бендер О. И.». Создадим форму «в столбец», источником данных которой будет служить таблица «фирма» (рис. 82).Рис. 82. Дополнительная информацияДадим форме имя «фирма». Поскольку таблица «фирма» всегда будетсостоять из одной-единственной записи, внесем в свойства формы изменения, которые мы уже вносили в разделе 3.3. То есть удалим полосыпрокрутки, область выделения, поле номера записи, кнопки оконногоменю и кнопки размеров окна, запретим удаление и добавление записей.Наконец, сделаем окно модальным, закроем окно свойств, создадимкнопку выхода и покинем режим конструктора. Форма готова!64На самом деле нам нужны две формы, отличные от той, которую мытолько что создали: одна для просмотра и корректировки названия фирмы и фамилии заведующего складом (по крайней мере, заведующихскладом иногда меняют), другая для задания начала и конца отчетногопериода.Создадим копию получившейся формы.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
