45887 (762184), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Накопление информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия происходит в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета на предприятии, ведение которого регламентируется законодательно. Бухгалтерская отчетность предоставляет практически полную информацию для финансового анализа деятельности предприятия и контроля выполнения плана проекта.

Рационально использовать эту информацию, тем более что большинство фирм прибегает к автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета. Преимущества такого подхода очевидны. При таком подходе можно разработать единую систему накопления и хранения информации, что увеличивает, во-первых, ее достоверность, а во-вторых, позволяет снизить затраты на обработку информации о финансовой и хозяйственной деятельности фирмы. Таким образом, разработку и контроль эффективности осуществления проекта, особенно требующего масштабных инвестиций, целесообразно проводить, используя интегрированную систему автоматизации финансового планирования, анализа и бухгалтерского учета.

Данные должны храниться в форме, доступной любой из подсистем интегрированной системы (подсистеме финансового планирования, бухгалтерского учета, финансового анализа). Вместе с тем система должна сохранять асимметричность информации для ее пользователей в соответствии с полномочиями, для чего в системе должны быть авторизованный доступ к данным и средства защиты данных от несанкционированного доступа. Этому требованию удовлетворяет большинство современных баз данных.

В большинстве случаев исходными данными для подсистемы бухгалтерского учета являются первичные документы, информация с.которых вручную вносится в подсистему. Все больше применяются электронные метрические устройства, способные фиксировать натуральные производственные величины. Согласование производственного оборудования, измерительных устройств и системы финансово-хозяйственного учета позволяет повысить точность и эффективность учета.

Для автоматизации чаще всего применяются электронные таблицы, наиболее распространенными являются таблицы Excel. Подобный выбор часто связан с тем, что электронные таблицы Excel и системы управления базами данных (СУБД) Access разрабатывались специально для их использования пользователями, не имеющими достаточной квалификации в области программирования.

На практике это означает, что планирование будет вестись отдельными несвязанными кусками, и целостной картины не получается. Требуется дополнительная работа по ручной обработке данных. Это, во-первых, значительно снижает оперативность анализа, а во-вторых, отбивает желание у персонала регулярно проводить такую работу. Данные средства не ориентированы на использование мощной системой управления распределенными базами данных.

Ряд фирм готов разрабатывать свои системы для внутрифирменного учета, анализа и планирования. Обычно эти системы строятся на основе языков Borland Delphi, Borland С Builder, Microsoft Visual С, средствами Web-программирования. Программы реализуются как клиенты базы данных, что позволяет им использовать все достоинства корпоративных СУБД. Системы разрабатываются целостно и изначально основываются на пожеланиях финансового руководства и особенности конкретного предприятия. Однако интеграция подобной системы с подсистемой бухгалтерского учета слабая. К разработке собственной системы бухгалтерского учета не прибегают в связи с большим количеством регламентированных форм и частыми изменениями в законодательстве.

Часто пользуются готовыми программными продуктами, например «Project Expert». Программа позволяет вести планирование в нескольких валютах и автоматически осуществляет операцию дисконтирования. Предоставляет удобный инструмент для задания инвестиционного, маркетингового, производственного планов. На основе составленных планов программа позволяет сформировать различные бюджеты. По каждой составленной модели система автоматически рассчитывает коэффициенты. Система облегчает оптимизацию финансового плана, используя функцию «подбора финансирования». Система представляет данные в виде таблиц и графиков, в том числе сетевых и гистограмм. Система «Audit Expert» позволяет по данным введенной в программу бухгалтерской отчетности автоматически рассчитывать и представлять в виде графиков и таблиц коэффициенты, отражающие эффективность деятельности предприятия. Однако обе системы разрабатывались для работы автономно от системы бухгалтерского учета.

При разработке целостной системы предпочтение стоит отдать готовым системам, имеющим открытую архитектуру. Открытость программной системы, в частности, означает возможность самостоятельно дорабатывать систему, строить на ее основе свои индивидуальные решения.

Современные решения в областе комплексной автоматизации предприятия (ERP системы) включают в себя достаточно мощные средства автоматизации планирования. Среди таких систем можно выделить продукты SAP, Navision, Baan, и российские 1С предприятие 8.0, Галлактика, Парус. Все эти продукты обладают богатыми возможностями для конфигурирования и программирования под задачи конкретного предприятия.

Электронная документация и ее защита.

Электронная документация: определение и особенности.

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

- более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

- более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

- более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

- возможность контекстного поиска;

- новые возможности защиты документов;

- упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

- принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

- распределенность;

- масштабируемость;

- модульность;

- открытость;

- переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- создание справочников и работа с ними;

- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

- создание и редактирование реквизитов документов;

- формирование отчетов по документообороту предприятия;

- импорт документов из файловой системы и Интернета;

- создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

- электронное распространение документов;

- работа с документами в папках;

- получение документов посредством сканирования и распознавания.

- уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

- обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Защита электронной документации

По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:

- угроза раскрытия информации;

- угроза нарушения целостности документа;

- угроза потери доступа к документу;

- угроза подделки документа.

По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:

- природные

- непреднамеренные техногенные

- преднамеренные

Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

- обеспечение надежности функционирования технических средств;

- обеспечение резервирования каналов связи;

- резервное дублирование информации;

- ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;

- разграничение прав доступа к файлам и папкам;

- внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;

- защита от вирусов;

- защита от "взлома" сетей.

Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.socrates.by.ru/

Характеристики

Список файлов статьи