Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются испол­нитель (организация, структурное подразделение, конкретное должност­ное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок ис­полнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководите­лям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в нео­пределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения дол­жен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до конкретных ис­полнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанав­ливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распоря­дительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распоряди­тельные документы могут иметь приложения, указания на которые дают­ся в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагае­мую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример оформления приказа:

Администрация N-ской области

Управление школ

ПРИКАЗ

05.05.98 № 42 г.

N-ск

О подготовке школ области к новому учебному году

В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году

ПРИКАЗЫВАЮ:

1 Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно с начальником финансового управления Петровым П.П. и директорами школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.98.

2 Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сме­ты до 15.06.98.

3 Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школь­ных зданий до 15.08.98. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.

4 Создать приемочную комиссию в составе: (указываются долж­ности и фамилии)

5 Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника Управления школ Тимофеева С.И.

Начальник управления подпись О.И.Леонтьев

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в кото­ром чётко и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога "О" ("Об") и формулируется при помощи отгла­гольных существительных (например, "О назначении...", "Обутвержде­нии...", "Обведении...", "О создании...") или существительных, указываю­щих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряд а типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, ре­организации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о рас­пределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное распи­сание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы докумен­тов, в которых предопределен не только состав, но и порядок располо­жения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предостав­лении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти фор­мы являются унифицированными формами первичной учётной докумен­тации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. №71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполня­ются предложенные формы.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наи­менование учреждения - автора, название вида документа, дата, ин­декс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных доку­ментов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структур­ными подразделениями или должностными лицами, которых он касает­ся. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подраз­деления, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителя­ми, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультом. Проекты документов, выполнение которых тре­бует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финан­совыми органами или службами.

Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа за­конодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдель­ных формулировок специальным требованиям некоторых органов (на­пример, суда, прокуратуры, здравоохранения). В учреждении должен быть перечень должностных лиц, визирующих проекты распорядитель­ных документов.

Согласование проводит структурное подразделение или лицо, гото­вившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласо­вания, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется мотивированное заключение. Если в процессе доработки в проект внесены значительные поправки, документ подлежит повторному согласованию. Перед подписанием про­ект документа тщательно выверяется. При этом особое внимание сле­дует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиаль­ными органами, - постановлений и решений - обсуждаются и принима­ются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на сле­дующее заседание.

Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи - пред­седателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на блан­ке. Никакие исправления в распорядительный документ после подписа­ния не вносятся.

Распорядительные документы вступают в силу с момента их подпи­сания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в са­мом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения, приказы ти­ражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовлен­ным составителями проекта документа.

5. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Эффективность рациональной системы документооборота.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся ос­новой принятия решений и построен на оперативной работе с документа­ми, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важ­нейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной орга­низации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в ко­нечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Поскольку делопроизводственное обслуживание имеет свои специ­фические задачи, оно должно выполняться самостоятельной, организа­ционно-обособленной службой - структурным подразделением: управ­лением, департаментом, отделом, сектором, группой и т.д. Сегодня эта служба имеет различные названия: управление делами, управление информационно-документационного обеспечения, управление делопро­изводства, управление документационного обеспечения, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. В небольших учреждениях, фирмах, где объём обрабатываемых документов невелик и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, всю работу, выполняемую службой делопроизводства, возлагают на секретаря-референта.

Служба делопроизводства, как самостоятельное структурное подразделение, возглавляется руководителем, который в свою очередь под­чиняется непосредственно руководителю организации. Объеди­нение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например, вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

Основными задачами такой службы является постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований. На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплекс­ной системы делопроизводства (информационно-документационного обес­печения управления) в организации, единого порядка работы с докумен­тами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

Это достигается разработкой соответствующего пакета организацион­ных и нормативно-методических документов.

В зависимости от объёма работ (объёма документооборота организа­ции) служба делопроизводства может включать несколько структурных подразделений, например, секретариат (или несколько, если свои сек­ретариаты имеют заместители руководителя учреждения); экспедицию (здесь, в свою очередь, могут быть выделены группы по обработке вхо­дящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.); бюро учётно-справочной работы (в нём могут быть группы регистрации, информационно-справочного обслуживания); бюро контроля; бюро писем и приёма граждан; группа печати и размно­жения документов; отдел автоматизации; архив и др.

В учреждениях меньшего масштаба возможно совмещение несколь­ких функций в одном подразделении или вместо структурных подразде­лений выполнение соответствующей работы отдельными сотрудниками, в маленькой фирме всю работу ведёт один секретарь.

Численный состав и номенклатура должностей работников службы делопроизводства также определяются исходя из функций и объёма работ службы. Кроме того, в каждом структурном подразделении может быть секретарь, ведущий делопроизводство в отделе. При отсутствии такого руководитель подразделения должен назначить одного из сотруд­ников отдела ответственным за ведение делопроизводства.

Рациональная организация постановки делопроизводства начинает­ся с определения организационно-правового положения службы, её структуры, функций, прав и обязанностей всех, кто занимается документационным обеспечением. Для этого следует разработать организацион­но-правовые документы: положение о службе делопроизводства и дол­жностные инструкции на каждого работника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием, инструкцию по организации делопроизводства.

Без грамотной постановки делопроизводства на предприятии, эффективная деятельность становится невозможной. Подразделения погрязают в бумагах. Отсутствует возможность грамотно планировать работу, т.к. нет четкости в доведении распорядительно-информационной документации до сотрудников компании. Незнание норм времени на выполняемые виды работ не позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии необходимо помнить, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

Список использованной литературы

1. Т.В. Кузнецова. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.

2. В.А. Кудрявцев и коллектив авторов "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

4. ГК РФ по стандартизации, метрологии и сертификации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97

Основы документационной системы управления 1999 Реферат

Характеристики

Список файлов реферата