Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой систе­ме, форме, единообразию".

Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров" (ГОСТ Р 1.0-92).

Стандартизация - это процесс установления и применения стан­дартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимае­мые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт, как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается ком­петентным органом (Большой энциклопедический словарь или ГОСТ Р 1.0-92). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).

Ответственность за нормативное закрепление конкретных унифици­рованных форм, их информационных элементов и систем документации возложена в стране на Комитет Российской Федерации по стандартиза­ции, метрологии и сертификации (в настоящее время Государственный комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации включён в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Результатом работы по унификации документов могут быть:

• общероссийские унифицированные формы;

• отраслевые унифицированные формы;

• унифицированные формы документов предприятия;

"Унифицированная система документации состоит из взаимоувязан­ных общероссийских унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных ви­дах хозяйственной деятельности".

Непосредственными разработчиками конкретных форм и систем до­кументации являются Министерства (ведомства), возглавляющие ту от­расль деятельности, документы которой унифицируются.

Они разрабатывают и утверждают унифицированные формы бланков документов, при этом обязательно учитывая возможность их компью­терной обработки. Так, министерство финансов отвечает за бухгалтерс­кие документы, министерство здравоохранения РФ-за медицинские, Государственный комитет Российской Федерации по статистике за уни­фицированные формы первичной учётной документации. Новые унифи­цированные формы первичной учётной документации утверждены Гос­комстатом 30 октября 1997 года.

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществля­ют архивные органы, так как наиболее ценные документы после исполь­зования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной архивной службе России", утверж­дённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов го­сударственной власти в области ... делопроизводства, развития совме­стно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое органи­зационно-методическое руководство и контроль за ... организацией до­кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организация­ми и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в делопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отрас­левые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по организации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методичес­кие документы по организации делопроизводства должны быть в каж­дой организации. К ним относятся:

• Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения. М., 1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой про­граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло­жений, определяющих основные правила работы с документами в орга­низациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В норма­тивной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её пример­ная структура; порядок подготовки и оформления документов; все эта­пы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистра­ция, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; органи­зация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного докумен­тирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизи­рованного документооборота (включая электронную почту), баз дан­ных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).

• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российс­кой Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов до­кументов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на ар­хивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практи­чески все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназ­начена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроиз­водства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

• ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению докумен­тов. М.: Госстандарт России, 1997.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют ре­шения административных и организационных вопросов, а также воп­росов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования де­ятельности: федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разделы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

• требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их состав­ления, заполнения, ведения;

• порядок формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок проведения экспертизы ценности доку­ментов в делопроизводстве;

• порядок выделения документов к уничтожению;

• подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумера­ция, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на госу­дарственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются неза­менимым подспорьем в организации их архива.

• Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сро­ки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией документов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:

• Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

• Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 № 130);

• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и орга­низациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое количество нормативных докумен­тов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации (фирме) полезно иметь:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановле­нием Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72).-М., 1995.

• Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизвод­ственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М, 1988.

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех­нологии и документационному обеспечению органов управления (Утвер­ждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152)-М., 1993.

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988. -

• Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991 (нужен для работы с кадровой до­кументацией).

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За едини­цу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещает­ся 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 зна­ков) -через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" в зависимости от состояния оригинала, с которого производится печата­ние, предусматриваются три группы сложности:

I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.

II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и встав­ками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

IIIl группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количе­ством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение ком­пьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).

Все эти нормы используются во всех случаях, когда есть работы по изготовлению документов. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день. Таким образом, организуя делопроизводство у себя в фирме, учреждении, на предприятии помните, что качественная постановка делопроизводства требует профессиональных знаний.

3. Правила оформления документов.

Составив текст документа, его надо правильно оформить, чтобы он имел юридическую силу. Порядок оформления служебных документов определен ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

3.1. Реквизиты документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

Характеристики

Список файлов реферата