Main (708083), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Секретарь филиала "Павловомежрайгаз" также занимается отправкой исходящей документации. В ее обязанности входит:

• проверка правильности написания адресата, наличие приложений, подписей;

• заверение копии отправляемого документа, постановка на ней индекса и даты;

• постановка на документах исходящего индекса;

• запись исходящего документа в журнале регистраций исходящей документации.

На конвертах секретарь проставляет:

• почтовый индекс и полный почтовый адрес;

• вид отправки (заказная, ценная, авиа);

• наименование и обратный адрес филиала "Павловомежрайгаз".

Оформленные документы секретарь отправляет адресатам не позднее, чем на второй день после их подписания, а телефонограммы и срочные документы – сразу же после их оформления.

ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

И ИХ ОСОБЕННОСТИ.

Составление и оформление документов производится в соответствии с требованиями нормативных документов. Документы составляются на бланках с реквизитами наименования филиала "Павловомежрайгаз".

Устанавливаются два вида бланков с расположением реквизитов филиала "Павловомежрайгаз": бланк для писем и общий бланк. На бланках для писем с угловым расположением реквизитов ведется внешняя переписка филиала "Павловомежрайгаз". (Приложение №2).

На общих бланках оформляются следующие документы:

• приказы;

• распоряжения;

• протоколы;

• акты и т.д.

Основные реквизиты документа, которые секретарь должен знать при оформлении документации:

• название вида документа;

• автор;

• адресование;

• датирование;

• согласование;

• удостоверение;

• приложение.

Главную роль в составлении документа играет исполнитель, который отвечает за его содержание, стиль изложения и качество оформления. Каждый документ должен иметь отметку об исполнителе, которая состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, представленных в нижнем левом углу лицевой и обратной стороны последнего листа документа.

Документы удостоверяются путем подписи, утверждения и проставления печати – это придает им юридическую силу и отражает ответственность должностных лиц за их содержание. Документы в филиале "Павловомежрайгаз" подписывают директор и главный инженер. При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности. (Приложение №3).

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое в нем зафиксировано. Например дата протокола и акта – дата события; дата приказа и письма – дата их подписания; дата плана, отчета и др. документов, которые требуется утвердить – дата их утверждения. Датой вступления в силу распорядительного документа является дата его получения адресатами, если в нем не указан другой срок. Дата проставляется лицом, подписывающим документ, в момент его подшивания (утверждения). Печать филиала "Павловомежрайгаз" ставится на документах, которые требуют особого удостоверения. Гербовая печать ставится на документах, которые удостоверяют юридические права филиала "Павловомежрайгаз" или отдельного его работника, на договорах, трудовых книжках, удостоверениях, финансовых документах, при заверении доверенностей.

Оттиск печати на документе должен захватить часть наименования должностного лица, подписавшего документ. (Приложение №4).

В соответствии с ЕГСД директор филиала "Павловомежрайгаз" может издавать два вида распорядительных документов: приказы и распоряжения.

Приказы делятся на две группы:

• приказы по основной деятельности (производственные). (Приложение №5);

• приказы по личному составу (кадровые):

о приеме на работу (Приложение №6);

о переводе на другую работу (Приложение №7);

о прекращении трудового договора (Приложение №8);

о предоставлении отпуска (Приложение №9).

Проекты приказов в филиале "Павловомежрайгаз" готовят должностные лица по направлениям их деятельности, а распоряжения издает директор или главный инженер.

К основным служебным документам относятся:

• служебные письма;

• протоколы;

• договоры;

• акты;

• телеграммы (Приложение №10);

• телефонограммы (Приложение №11).

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

После исполнения документы группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности, подшитый в отдельную обложку.

В целях обеспечения единства и классификации документов, правильности их учета, формирования в дела и быстрого поиска документов в филиале "Павловомежрайгаз" разрабатываются номенклатуры дел.

Номенклатура – это перечень наименований конкретных дел, заводимых на год с указанием сроков их учета и хранения. Номенклатуру дел в филиале "Павловомежрайгаз" составляет секретарь, согласовывает с архивом организации.

Заголовки дел указываются в соответствующих разделах номенклатуры дел. Они должны отражать характер документов по основным направлениям деятельности филиала "Павловомежрайгаз" с учетом их группировки по срокам хранения. В основном в филиале "Павловомежрайгаз" используют такие признаки документов, как номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический.

Номинальный признак указывает на вид документов, подшиваемых в дело. Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу (о назначении, перемещении, увольнении)". В этом заголовке номинальный признак – слово "Приказы".

Авторский признак определяется на основании таких реквизитов документа, как наименование учреждения или "подпись". Например: "Приказы директора филиала "Павловомежрайгаз" по личному составу". В этом заголовке на авторский признак указывают слова "директор филиала "Павловомежрайгаз".

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем номенклатура дела. В одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В заголовках "Приказы по основной деятельности", "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам" на наличие предметно-вопросного признака указывают слова: "по основной деятельности", "по кадрам".

Хронологический признак содержит указание о том, за какой временной срок сгруппированы документы в деле. Как правило, в дело подшиваются документы одного делопроизводственного года, но есть дела "переходящие", то есть такие, в которых подшиты документы за несколько лет. В таких случаях указание хронологического признака в заголовке обязательно.

Также используется и корреспондентский признак, который определяется по реквизиту "адресат" и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например: "Переписка с ОАО "Нижегородоблгаз" по кадрам". Здесь указание на корреспондента – ОАО "Нижегородоблгаз".

При составлении заголовка соблюдается политически правильное отражение информации о событиях, фактах, явлениях, а также краткость и четкость его формулировки.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

Номенклатура дел секретаря в филиале "Павловомежрайгаз" такова:

Индексы дел	Наименования Структурных Подразделений и дел	Кол-во дел	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечания
01-01	Протоколы заседаний и совещаний директората филиала "Павловомежрайгаз"	1	Пост.
01-02	Приказы по личному составу	2	Пост.
01-03	Приказы производственные	2	Пост.
01-04	Приказы на премирование и взыскания	1	Пост.
01-05	Приказы для ознакомления	1	5 лет
01-06	Входящие директивы	1	Пост.
01-07	Исходящая корреспонденция	1	Пост.
01-08	Телеграммы, телефонограммы	1	5 лет
01-09	Распоряжения	1	Пост.
01-10	Журналы регистрации командировок	1	5 лет
01-11	Журнал регистрации приема посетителей по личным вопросам	1	Пост.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Все исполненные документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно, по календарным делам. Запрещается подшивать в дела неисполненные документы. Личные дела работников филиала "Павловомежрайгаз" формируются из документов постоянного и долговременного хранения. На работников филиала "Павловомежрайгаз" ведется картотека личных карточек формы Т-2. Карточки в картотеках делятся на разделы: работающий и уволен.

Для сдачи в архив карточки уволенных формируются в дела одновременно с личными делами работников и хранятся в архиве по годам формирования.

ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Законченные дела по окончании каждого года обрабатываются секретарем филиала "Павловомежрайгаз", потом сдаются в архив филиала "Павловомежрайгаз". При этом проверяется правильность их формирования, уточняются названия дел, документы подшиваются в твердые обложки или переплетаются, листы номеруют графитовым карандашом.

В начале дела по личному составу должна быть внутренняя опись документов. В конце законченного дела на отдельном листе указывается заверительная подпись. При подготовке дел к сдаче в Государственный архив составляется сводная опись.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь – "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выгладит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее время секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

• в помещении приемной должны находится только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

• мебель для посетителей должна находится в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

В комплект мебели для оборудования рабочего места секретаря приемной входят: стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъемно-поворотное на колесиках, стулья для посетителей, шкафы или полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники требует размещения ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и так далее. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество различных технических средств, включая оргтехнику, которыми пользуются и другие сотрудники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожитель, ламинатор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но и находились под контролем секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к поломке, а также к размножению посторонней информации.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем эргономическим требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты времени и сил на непроизводительные перемещения.

Характеристики

Список файлов реферата