101044 (705728), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Требования:

полнота - о всех элементах системы и их связях, возможность составления установленных форм отчетности и заполнения предписанных аналитических материалов, возможность составления стратегических прогнозов развития Центра;

точность - соответствие способов, технологий получения и содержания информации;

своевременность - установление сроков сбора, обработки и представления информации;

достоверность - фиксируемые данные соответствуют действительности, возможность получения информации, соответствующей реальному состоянию дел;

проверяемость - возможность проверить достоверность информации либо в процессе ее получения, либо по документам;

одноразовый ввод информации;

открытость - доступность информации для всех субъектов образовательного процесса;

достаточность - отсутствие избыточной информации;

необходимость - использование в управлении образовательной системой;

валидность - обоснованность и адекватность исследовательских инструментов (методик получения информации ее содержанию).

На основании собранной информации проводится анализ внешней и внутренней среды учреждения дополнительного образования. Анализируются в динамике развития следующие аспекты деятельности:

соответствие хода учебно-воспитательного процесса учебным планам, приказам, инструкциям и т.д.;

выявление успехов, достигнутых педагогами, с целью их трансляции в коллективе;

выявление недостатков с целью их ликвидации и предупреждения;

изучение психологического климата во взрослом и детских коллективах;

удовлетворенность всех субъектов образовательного процесса.

Важным условием эффективности управленческой деятельности является соблюдение организационных стандартов. Организационные стандарты, ставшие привычными регуляторами деятельности обеспечивают преемственность в управленческих структурах. Они позволяют более экономно использовать рабочее время, расширяют возможности для творческой деятельности, для применения технологии целевого управления системой.

1.4 Уровни управленческой информации

В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:

административно-управленческий уровень (директор и его заместители);

уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);

уровень ученического самоуправления.

Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.

Вариант организации основных потоков управленческой информации.

Уровень	Внешняя регламентирующая информация	Внутренняя регламентирующая информация	Координатор
Административно-управленческий	Законы и нормативные акты, приказы и распоряжения управления образования, предписания инспектирующих органов	Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, результаты внутришкольного контроля	Директор
Коллективно-коллегиальный	Законодательные и нормативные акты	Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, методических объединений	Уполномоченный представитель трудового коллектива
Ученическое самоуправление	Локальные акты, решения педагогического совета, администрации	Решения конференции обучающихся, собраний обучающихся	Уполномоченный представитель ученического коллектива, заместитель директора

Функциональная классификация видов управленческой информации.

Вид управленческой информации	Управляющая подсистема	Управляемая подсистема
Оперативная (ежедневная, ежемесячная, по итогам проверок, полугодия)	Выявление наметившихся отклонений в управлении (невыход отдельных работников, нарушение дисциплины, должностных инструкций, аварийные ситуации, распоряжения УО, результаты контроля)	Своевременная реакция на управленческие решения (изменения в расписании, приказы, распоряжения, решения родительских собраний, результаты деятельности обучающихся)
Стратегическая (тематическая и итоговая)	Анализ результатов учебного года, итоговой аттестации, реализация учебных программ, директивные документы	Анализ результатов учебно-воспитательной работы за год, результаты аттестации кадров, решения педагогического и методического советов

Процесс управления можно представить как целенаправленную деятельность управляющей и управляемой подсистем по регулированию педагогического процесса в целях его перевода на более высокий уровень.

Критерии и показатели качества управленческих структур определены в таблице (см. Приложение 1).

Нарушение в применении воздействующих (управленческих) решений приводит к нарушению коммуникативных связей системы управления, к частичному или полному выходу управляемой системы из-под управляющего воздействия. В этом случае информационно-аналитическая деятельность превращается в констатирующую, перестает быть управляющей и теряет свою целесообразность.

Структура управления ДЮСШ "Самбо и Дзюдо" представлена пятью уровнями (см. Приложение 2). Каждый уровень дает возможность уполномоченным лицам самостоятельно проводить сбор, хранение, обработку и систематизацию оптимизированной для своего уровня управленческой информации, сообщая "наверх" только наиболее значимую, показательную ее часть, а также результат ее аналитической обработки.

Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:

содержание (состав) необходимой информации;

объект управленческой информации;

источники информации;

информационные потоки и уровни их обработки

назначение и способ хранения информации.

Основной критерий отбора информации - возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.

Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения "управленческого дневника". В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.

Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:

оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.

Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.

Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.

Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.

Глава 2. Проектная часть

Уже с конца 80-х годов XX века назревал вопрос об оптимальном подходе к управлению в связи с тем, что учреждение вступило на путь инновационных преобразований, но они вели к такому положению, которое получило название "неустойчивое равновесие". Это состояние вызывалось тем, что необходимо было постоянно функционировать и в тоже время что-то преобразовывать в учебно-воспитательном процессе.

Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации. Поэтому на основе предложенного директором примерного функционала каждый сам сформулировал для себя "правила игры", которые должны были полностью обеспечить управление любой подсистемой нашего учреждения.

Управленческие действия поддаются алгоритмизации, которая выступает первоначально как прогноз предстоящих действий, в которых будет задействовано множество исполнителей, но ведущую скрипку должен играть заместитель директора.

Для оптимизации управленческой деятельности была предложена переработка следующих управленческих структур:

функциональной: распределение всего функционала учреждения между субъектами управления, равномерность распределения, отсутствие дублирования. Поэтому каждый управленец составил сам себе функциональные обязанности по управлению подсистемой, всецело отвечая перед директором за нормальное ее функционирование.

информационной: стабильность, оптимальность, равномерность информационных потоков, получение максимального объема информации.

Функциональная структура управленческой деятельности претерпела изменения в следующем:

На основании функциональных обязанностей управляющих субъектов была проанализирована номенклатура дел. Вследствие чего сделаны следующие выводы - некоторые папки дел дублируются в различных разделах (например, в разделах "Руководство" и "Учебно-воспитательная работа" повторяются дела "Аналитический отчет", "Планы управления образования", "Планы работы ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"", "Расписание". В разделах "Учебно-воспитательная работа" и "Методическая работа" повторяются дела "Анализ работы", "Анализ посещения занятий"). Все это ведет к увеличению количества бумаг и большой потери рабочего времени. При этом необходимо, предотвратить дублирование информационных потоков, проходящих через один и тот же узел по одной и той же линии связи, и обеспечить прохождение как прямой, так и обратной информации.

Была разработана новая номенклатура дел, в которой количество дел по каждому разделу существенно сократилось.

Информационная структура анализировалась с точки зрения своевременности, необходимости, но достаточности полученной информации. Алгоритмизация всех образовательных процессов позволит подвигнуть управленца к постоянной рефлексии, что обеспечит более качественное исполнение им из года в год своих функциональных обязанностей. Процессом получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса является внутренний контроль. В практике выделяют периодически повторяющиеся виды контроля. Поэтому можно использовать матрицу внутреннего контроля, дополняя и расширяя ее ежегодно, внося изменения, исходя из анализа работы за прошедший год, с учетом меняющихся задач. Становление матричной структуры внутреннего управления сопровождается определением узлов. В узлах происходит слияние или, наоборот, разделение однородных информационных потоков по вертикальным линиям связи и пересечение горизонтальных информационных потоков между субъектами одного уровня.

Характеристики

Список файлов реферата