works (664806), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Если в контексте не известно несколько букв, то их мож­но заменить символом звездочки (*). Например, если требуется найти выражение Пятьдесят лет СССР, то для поиска можно записать Пстс*ср.

Если поиск осуществлялся из режима формы, то после окончания поиска в форме показывается первая встре­ченная запись с заданным контекстом.

В нижней правой строке окна программы указан номер этой первой записи (в представленном на иллюстрации примере это номер 1).

Е
сли поиск производился в режиме таблицы, то после окончания поиска существующая таблица будет удалена с экрана (только с экрана, в памяти она остается и дан­ные не теряются), а на экран будет выведена таблица с найденными записям.

Для того, чтобы вернуться к режиму просмотра всех за­писей, и в режиме формы, и в режиме таблицы надо в меню Правка выбрать строку Показать все записи.

Контекстный поиск во фрагменте. Если требуется най­ти контекст только в каком-либо фрагменте, например, в поле, записи или диапазоне, то нужный фрагмент надо выделить и проделать все вышеописанные действия для поиска контекста.

Сортировка данных.

Сортировка — это изменение порядка записей для того, чтобы упорядочить данные по возрастанию, убыванию, но алфавиту.

MS Works позволяет сортировать базу данных по одно­му, по двум или по трем полям.

Чтобы осуществить сортировку, надо в меню Вид выбрать строку Сортировка записей..., появится диало­говое окно:

В падающем меню 1-e поле надо выбрать поле, по кото­рому будет производиться сортировка, а в условиях вы­брать способ сортировки — по возрастанию или по убы­ванию.

При необходимости можно выбрать второе или третье поле. Выбор полей должен производиться в последова­тельности, соответствующей важности сортировки дан­ных. Например, если требуется отсортировать данные библиотечной базы по алфавиту по фамилиям авторов и по алфавиту по названиям произведений каждого авто­ра, то вначале надо выбрать поле Фамилия, а затем поле Улица. Данные будут отсортированы таким образом, что вначале будут записаны фамилии гражданина, начинающейся на А, а все улицы, относящиеся к этим фамилиям — по алфавиту, затем фамилия следующего гражданина, так­же по алфавиту и т.д.

Формулы.

Ф
ормулы в базе данных используются для заполнения поля одинаковой информацией или значениями, вычисленными с использованием значений других полей.

После того как формула будет введена в поле, она будет автоматически скопирована во все существующие записи, которые не содержат значения в этом поле.

Пример: в поле СУММА вычисляем сумму ячеек в полях r1, r2 и r3. В ячейке СУММА вводим =(r1+r2+r3). В скобке также могут быть другие арифметические операции.

Д
ля того чтобы заменить формулу в какой-либо ячейке базы данных, введите вместо нее нужное числовое или текстовое значение. При вводе информации в новую запись формула автоматически создает значение для соответствующего поля новой записи.

Значение формулы не изображается в записи, в которой нет других данных Функция - это встроенная формула, которую можно использовать в электронной таблице или базе данных Microsoft Works для Windows. Система Works содержит 76 встроенных функций, предназначенных для выполнения различных вычислений.

Выделение.

В
ыделение - это способ указать Works, какую именно информацию следует обработать. Если пользователь выделит какой-либо объект в базе данных, то следующая выбранная им команда будет выполнена над выделенным объектом.

Например, прежде чем изменять положение поля, необходимо его выделить. В режиме формы можно одновременно выделить несколько элементов в форме.

В таком случае следующая выбранная пользователем команда будет выполнена над каждым из выделенных элементов. Например, для того чтобы заключить в рамку каждое поле, можно выделить все нужные поля, а затем выбрать команду Рамка(см след. стр.),

и Works заключит в рамку каждое поле.

Кроме того, можно выделить несколько элементов формы, а затем переместить их на новое место. В режиме поля команды, которые выполняются над целыми записями, выполняются над текущей записью. Например, для того чтобы удалить текущую запись, выберите Удалить запись, нажав правую кнопку мыши.

Создание отчета на основе базы данных.

Отчет — это распечатанная на бумаге база данных или ее часть. Отчет может включать в себя не только базу дан­ных, но и текст, подготовленный в текстовом редакторе, и таблицу или диаграмму из электронных таблиц, а так­же различные иллюстрации.

Мы рассмотрим самый простой вид отчета, который со­стоит только из базы данных.

В закладке Заголовок записывается заголовок отчета.

В меню Поле: представлены все поля, которые есть в базе. В меню Поля отчета: нужно добавить те поля из базы, которые надо включить в отчет. Если в отчете должны быть все поля, то надо нажать кнопку Добавить пес», и меню появятся все поля. Если в отчет надо включить толь­ко часть полей базы, то надо выделить нужное поле в меню Поле:, щелкнув по названию поля мышкой, затем нажать на кнопку Добавить », при это нужное поле бу­дет вставлено в отчет.

Если требуется удалить ноля из отчета, то надо нажать кнопку Удалить все. Для удаления какого-либо одного поля надо его выделить в меню Поля отчета: и нажать кнопку Удалить.

Дальше идут Сортировка, Группирование, Фильтр. Когда поля отчета готовы, в закладке Итоги поя­вится диалоговое окно статистических функций отчета:

Можно выбрать указанные статистические функции и рас­положить результаты вычисления либо в одну строку, либо под каждым столбцом. После нажатия кнопки Готово появится информационное окно, сообщающее, что для

п
росмотра отчета надо нажать кнопку Просмотреть .

После нажатия кнопки Отмена в этом окне появится макет отчета:

Сохранение базы данных .

Так как программа MS Works является интегрированной программой, многие функции этой программы одинако­вы для всех её элементов. Так, все действия, связанные с записью, чтением файлов, одинаковы как в текстовом процессоре, так и в электронных таблицах и базах дан­ных.

Работа с окончательным вариантом документа в тексто­вом процессоре, электронных таблицах и базах данных также организована одинаковым образом. Поэтому об­щие приёмы работы с файлами и документами выделе­ны в отдельную главу.

Чтобы документ, электронную таблицу или базу данных записать на диск в виде файла, в меню Файл можно выбрать

с
троку Сохранить как... Появится следующее диалоговое окно:

В окошке Файл надо записать имя файла (не более вось­ми символов). Если требуется изменить каталог или дис­ковод, то это можно сделать при помощи меню Каталог и падающего меню Диск.

База данных в среде MS Works записываются с расширением .wdb

Контрольные вопросы.

1. В какой среде работает программа Ms Works 4.0 ?

1. Перечислите компоненты программы Ms Works 4.0.

1. Дайте определение базы данных.

1. Как сохранить базу данных на диске в среде Ms Works ?

1. В каких режимах можно создать базу данных в среде Ms Works ?

1. Опишите алгоритм создания рамки поля в табличном режиме в среде Ms Works .

1. Как изменить дизайн формы ?

1. Как создать отчет ?

1. Как изменить имя поля ?

1. Как создать новое поле ?

Список использованной литературы.

Алферов А. П. «Информатика для начинающих пользователей»

7

Характеристики

Список файлов реферата