diplom (663353), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные документы за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации товара, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет вести учет по расходу.

Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

При излишках на складе происходит списание товара со склада, выходным машинным документом при списании является Акт списания. Акт списания позволяет вести учет излишков на складе. Этот документ получается в результате обработки информации таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары.

При разработке автоматизированного решения задачи учета движения ТМЦ на складах получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на складе (Приложение). Данная ведомость получается в результате обработки информации хранящейся в таблице Остатки. Данные этой таблицы обновляются при каждом поступлении товара и при каждом расходе, поэтому они остаются актуальными на любой момент времени.

Выходной машинный документ Прас-лист получается в результате обработки информации, хранящейся в таблице Справочник Товары.

При формировании отчетов Поиск документа по дате, Поиск документа по клиенту, Поиск документа по номеру используются данные таблицы Журнал, данный отчет отображает все документы за указанную дату, по указанному клиенту и номеру.

Далее рассмотрим характеристику промежуточной информации.

2.1.4 Характеристика промежуточной информации

Промежуточная информация формируется в процессе решения некоторых разработанных задач на ЭВМ и используется для выполнения соответствующих расчетов. К такой информации следует отнести информацию, хранящуюся в таблицах:

• Остатки;

• Журнал;

Данные в таблице Остатки обновляются с каждым приходом товара, то есть к количеству фактического остатка прибавляется количество вновь поступившего товара. Обновление происходит с помощью запроса Обновление остатков по приходу при проведении приходной накладной. А при каждом расходе товара обновление происходит путем отнимания от фактического количества товара количества реализованного товара с помощью запроса Обновление остатков по расходу при проведении Товарной накладной.

Также и при оприходовании товара на склад прибавляется количество оприходованного товара, а при списании отнимается количество списанного товара.

Промежуточная информация таблицы Остатки формируется, используя информацию, хранящуюся в таблицах Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.

Данные таблицы Остатки являются исходными при формировании отчета Остатки на складе.

Данные в таблицу Журнал добавляются при каждом приходе и при каждом расходе товара, при оприходовании и списании. В журнале регистрируются все документы по приходу, расходу, оприходованию и списанию товара, в нем указывается дата операции, номер документа и контрагент.

При проведении документа, данные автоматически добавляются в таблицу Журнал с помощью запросов Проведение прихода, Проведение расхода, Проведение оприходования, Проведение списания.

Данные таблицы Журнал используются как промежуточные при формировании отчета Журнал по приходу и Журнал по расходу.

2.2 Машинная реализация комплекса задач

2.2.1 Описание структуры диалога

Рассмотрим систему меню автоматизируемой системы рис. 2.2

Рис. 2.2 Система меню автоматизированной системы

Взаимодействие пользователя с системой осуществляется в диалоговом режиме. Основным связующим элементом разрабатываемой АИС является система меню, состоящего из главного меню и подменю (рис. 2.2). Разработанная система является меню - ориентированной.

При выборе меню Документы по приходу пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• Приходные накладные;

• Оприходование товара;

• Поиск документов;

• Назад.

Пункт меню Приходные накладные предназначен для занесения прихода и просмотра приходных накладных. Удобный интерфейс позволяет выбрать нужного поставщика из предложенного списка, выбрать нужную позицию номенклатуры из списка, а также единицу измерения. В строке суммы автоматически считается сумма по данной позиции, равная произведению количества на цену. Из этого пункта накладная проводится, то есть регистрируется факт прихода и печатается счет-фактура и накладная. Выйти из меню Приходные накладные можно нажав кнопку Закрыть.

Для учета недостач используется пункт меню Оприходование товара. В данном пункте можно завести на склад фактически недостающий товар. Оприходованный товар учитывается в таблице Приход. Здесь также работу с документом облегчает удобный интерфейс с возможностью выбора нужной позиции из предложенного списка.

Выбрав пункт меню Поиск документов пользователь попадает в форму, где он может найти нужный документ по трем параметрам:

1. Поиск по № документа;

2. Поиск по дате документа;

3. Поиск по контрагенту;

Обработанная информация выдается в виде отчета.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

При выборе меню Документы по расходу пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• Товарные накладные;

• Списание товара;

• Поиск документов;

• Назад.

При выборе пункта меню Товарные накладные пользователь попадает в форму, где можно создать новую расходную накладную или просмотреть уже выписанные документы. При создании нового документа необходимо ввести номер этого документа, дату, причем по умолчанию ставится дата актуальная на день создания документа. Также как в приходных накладных при выборе клиента предлагается выбрать нужного клиента из поля со списком имеющихся клиентов. Номенклатура и единицы измерения товаров также выбираются из предложенного поля со списком. После того, как все позиции документа занесены, нужно нажать кнопку ОК, чтобы операция расхода зафиксировалась во всех необходимых таблицах. Полученный документ можно распечатать, а также распечатать Счет-фактуру, созданную автоматически при создании документа. После завершения работы с документом его можно закрыть, нажав кнопку Закрыть.

Для учета излишков используется пункт меню Списание товара. Форма списания товара основана на форме Товарная накладная и работа с ней идентична работе с формой Товарная накладная. Операция Списание товара регистрируется в таблице Расход.

Пункт меню Поиск документов имеет те же параметры что и Поиск документов в меню Приходные документы. То есть поиск осуществляется по трем основным параметрам: поиск по № документа, поиск по дате документа и поиск по контрагенту.

При выборе пункта меню Назад пользователь возвращается к главной кнопочной форме.

По мере ввода с первичных документов данные сохраняются в соответствующих БД, что обеспечивает решение задачи по учету информации.

При выборе меню Справочники пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• Клиенты;

• Товары;

• Назад.

Пункт меню Клиенты позволяет войти в форму, с помощью которой можно завести нового клиента или изменить данные уже занесенных клиентов. При занесении нового клиента необходимо указать форму собственности организации в поле аббревиатура. Аббревиатура можно выбрать из предложенного списка, а при необходимости также можно завести новый вид аббревиатуры, нажав на кнопку справа от поля. Дальше необходимо ввести наименование клиента, его адрес, ИНН и расчетный счет. Расчетный счет выбирается из поля со списком, при необходимости можно завести новый расчетный счет, нажав на кнопку справа от поля. Это вызовет новый справочник Расчетные счета, где необходимо будет указать новый банк, город банка, БИК, Корреспондентский счет и расчетный счет.

При выборе пункта меню Товары пользователь попадает в форму, в которой он может завести новый вид товара или внести изменения в уже занесенные товары. При этом необходимо забить наименование товара, единицу измерения, цену и при необходимости комментарий. Поле Единица измерения имеет список из которого нужно только выбрать подходящую позицию. Для занесения новой единицы измерения нужно нажать на кнопку, расположенную рядом с данным полем. При нажатии на кнопку появится новый справочник Единицы измерения, куда и заносится новый вид.

Чтобы выйти из меню Справочники и вернуться к главной кнопочной форме нужно выбрать пункт меню назад.

Пункт меню Отчеты предназначен для формирования на экране или в виде распечатки на принтере отчетов установленной формы.

При выборе меню Отчеты пользователь попадает в подменю, в котором определены:

• Журнал по приходу;

• Журнал по расходу;

• Остатки на складе;

• Прайс-лист;

• Назад.

При выборе меню Журнал по приходу пользователю предлагается ввести дату начала отчетного периода и дату окончания отчетного периода. После этого формируется отчет и выдается в печатной форме, в котором указаны дата документа, номер документа, сумма документа и поставщик.

При выборе меню Журнал по расходу пользователь должен ввести дату начала и дату окончания периода формирования отчета, после чего формируется отчет. Сформированный отчет содержит дату документа, номер документа, сумму документа и название клиента.

При выборе отчета Остатки на складе формируется отчет, который содержит наименование продукции, остаток на складе на данный момент времени и указывается единица измерения. Данные для данного отчета берутся из таблицы Остатки.

Отчет прайс-лист формируется в виде печатной формы, где указываются наименование продукции, единица измерения товара, цена товара и комментарий, если он есть.

В пункте меню О программе содержится краткая информация о данной программе.

Пункт меню Выход из программы позволяет пользователю закончить работу с программой и выйти из приложения.

2.2.2 Схема взаимосвязи программных модулей и информационных файлов

Технология внутримашинной организации задается последовательностью реализуемых процедур - схем взаимосвязи программных модулей и информационных массивов. Такая схема представляет собой декомпозицию общего процесса решения задачи на отдельные процедуры преобразования массивов, именуемыми модулями (это - ввод, контроль, перезапись информации с одного МН на другой, сортировка, уплотнение данных, редактирование, накопление, вывод на печать и т.п.).

Основное назначение создаваемой АИС – это автоматизация учета складских операций и реализации продукции. Следовательно, структуру программ можно описать следующими основными блоками см. рис 2.3

Рис 2.3 Блок-схема основных модулей программы

Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню. Работа программы осуществляется по диалоговому и событийному режиму, при этом по диалогом понимается предоставление пользователю нескольких альтернатив и обработка его выбора. В диалоговую систему входят главное меню с соответствующими всплывающими подменю а также диалоговые окна. Под событиями понимаются процессы активизируемые пользователем (например - нажатие функциональных клавиш), а также программные события – получение определенным полем фокуса редактирование или потеря фокуса ввода. На основании данных событий активизируются процедуры контроля допустимости данных.

Модуль Основное меню предназначен для запуска основных процедур программы и завершения работы с программой. Схема основного меню приведена на рисунке 2.2

Модуль работы со справочниками включает в себя пять справочников:

• Справочник Товары;

• Справочник Единицы измерения;

• Справочник Клиенты;

• Справочник Аббревиатуры;

• Справочник Расчетные счета;

Назначение данного модуля является поиск и просмотр информации по товарам и контрагентам, а также подготовка справочной информации.

Информационной базой данного модуля являются таблицы: Справочник_Абревиатуры, Справочник_Единицы, Справочник_Клиенты, Справочник_РасчетныеСчета, Справочник_Товары. Структуру этих таблиц можно увидеть на рис. 2.6 – 2.9. Данные в информационную базу заносятся с помощью специальных форм, которые вызываются из главного меню программы.

Модуль Формирование входной информации предназначен для ввода первичных данных и просмотра ранее занесенных. Данный модуль реализует задачи учета поступления и реализации ТМЦ, обеспечивая ввод документов по приходу, расходу, оприходованию и списанию с помощью специальных форм.

В компьютерных системах баз данных пользователи для ввода, просмотра и распечатки отчетов с информацией базы данных могут применять формы. Основные преимущества использования форм следующие:

• При вводе данных в поля формы, приложение может считывать словарь данных сервера и автоматически проверить допустимость данных в соответствии с правилами целостности.

• Поле ввода в форме может представлять список допустимых значений, из которых пользователи могут легко выбрать нужное.

• Область формы может выводить шаблон, соответствующий текущей выводимой в форме записи.

• Командные кнопки в форме могут выполнять действия, связанные с выводимой в форме текущей записью.

Формы для занесения прихода, расхода, списания и оприходования вызываются из главного меню программы. Информационной базой данного модуля являются таблицы Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов. Структура этих таблиц приведена на рис. 2.2 – 2.5.

Характеристики

Список файлов реферата