diplom (663353), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

2.1.2 Характеристика входной информации

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера.

От рациональной организации входной информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.

Входной информацией для разрабатываемой в дипломном проекте автоматизированной системы является:

• для отражения приходных операций приходные накладные, заполняющиеся от руки (формы входных документов прихода приведены в приложении). Эти документы необходимы для учета поступления товара на склад от поставщиков, а также для учета излишков, возникающих на складе.

• Для отражения расходных документов: товарно-транспортная накладная и счет-фактура, которые заполняются от руки (Приложение). Эти документы подтверждают факт отгрузки продукции со склада.

Для оформления операций заготовки и приобретения материалов используются расчетные документы поставщиков: счета-фактуры, товарно-транспортные накладные и другие документы.

2.1.2.1 Описание входной оперативной информации и ее структура

При поступлении первичных документов заполняются следующие таблицы:

Таблица №1 Структура таблицы «Приход»

Также заполняется подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:

Таблица №2 Структура таблицы «ПриходТов»

Оперативная входная информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

Таблица №3 Структура таблицы «Расход»:

А также в подчиненную ей таблицу «РасходТов»:

Таблица №4 Структура таблицы «РасходТов»

Излишки материалов на складе отражаются в тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».

Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

На основании первичных данных можно распечатать приходные накладные, товарные накладные, счет-фактуры и акт списания товара.

Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты.

Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

2.1.2.2 Описание структуры постоянной информации

Ведение данных постоянной информации позволяет исключить условно-постоянную информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости их заполнения, а также позволяет автоматизировать отчётный процесс.

К постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

• Справочник Клиенты;

• Справочник Товары;

• Справочник Единицы измерения;

• Справочник Аббревиатуры;

• Справочник Расчетные Счета.

Рассмотрим подробнее структуру этих справочников:

Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»

Таблица №6 Структура таблицы «Товары»

Таблица №7 Структура таблицы «Единицы измерения»

Таблица №8 Структура таблицы «Аббревиатуры»

Таблица №9 Структура таблицы «Расчетные счета»

Основными функциями Справочников являются:

• обеспечение проверки кодированных значений признаков при вводе данных;

• декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

• хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями признаков;

• оформление пояснительным текстом таблиц, получаемых в результате решения комплекса задач.

2.1.3 Характеристика результатной информации

В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результатными показателями являются (печатные формы всех отчетов представлены в Приложениях):

• Печать приходной накладной;

• Печать товарной накладной;

• Печать счет-фактуры;

• Печать журнала по приходу;

• Печать журнала по расходу;

• Печать акта списания;

• Ведомость по остаткам на складе;

• Формирование прайс-листа;

• Поиск документа по дате;

• Поиск документа по клиенту;

• Поиск документа по номеру;

В результате учета поступления ТМЦ на склады предприятия получаем машинный выходной документ Приходная накладная и счет-фактура (Приложения). Эти документы получаются в результате обработки информации из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления товара.

Также учет поступления ТМЦ ведется с помощью Журнала по приходу, где отражаются все операции по приходу с указанием даты операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату (Приложение). Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

При реализации товара покупателям получаем выходные машинные документы Расходная накладная и счет-фактура (Приложение). Расходная накладная и счет-фактура получаются в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы необходимы для учета реализации товаров клиентам. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме.

Характеристики

Список файлов реферата