7786-1 (662902)
Текст из файла
Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)
Электронные системы для построения архивов, делопроизводства и документооборота являются сравнительно молодым классом информационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причинами, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинформации) и своевременность доставки (актуальность). Перечислим эти причины.
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов; использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к документу, вызванные законодательными или технологическими причинами.
7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).
Требования к электронным системам управления документооборотом
Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, делопроизводства и архивирования.
1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.
2. Отсутствие в системе внутренних ограничений на масштабы документальной среды и количества одновременно пользующихся ею.
3. Взаимодействие со сложившимися информационными транспортными средами и техническими средствами.
4. Организация и поддержка регламентированного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным документам или их частям.
5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных документов в электронную форму. Для работы с историческими архивами должна использоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.
6. Использование электронных средств навигации (полнотекстовый поиск, авто-реферирование, авто-рубрицирование, формирование словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).
7. Использование в качестве средства хранения описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт документов стандартных индустриальных систем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.
8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.
9. При создании документальных систем должны использоваться стандартные индустриальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.
10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды системы для гарантированного обеспечения ее функционирования.
11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно понятны, выполнены в стиле, соответствующем окружению (операционной системы).
12. Система должна быть проста в использовании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.
13. Система должна быть настраиваемым приложением, а не набором инструментальных средств.
14. Все службы системы должны быть выполнены на языке страны использования с учетом его морфологических особенностей.
15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной среды, более одного офиса.
16. Обеспечивать слияние двух и более систем в одну и разделение работающей системы на две и более.
17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными приложениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.
18. Обеспечивать распределенное управление, как всей документальной средой, так и ее компонентами.
19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.
Электронная система управления документооборотом должна обеспечивать описание организационно-штатной структуры, поддерживать распределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием технологии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.
Для обеспечения вышеизложенных требований система должна состоять из следующих модулей - подсистем.
1. Описание и настройка деловых процессов
Необходимость в этом модуле вызвана высокой трудоемкостью и стоимостью работ по адаптации существующих систем. С помощью модуля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает организационно-штатную структуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к архивам, документам или их частям, категории документов, стандартные маршруты движения категорий документов. Вложенные деловые процессы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав доступа.
Результатом работы модуля является стандартное представление структуры организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация - Подразделение - Сотрудник" независимо от реального количества иерархических уровней в системе управления. Описание организационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальной системы.
2. Работа с персоналом
Обобщенное управление персоналом как кадровая задача и как информационная подсистема позволяет практически реализовывать должностные инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам или их компонентам в виде ролевых назначений. Модуль позволяет управлять исполнением работ/документов независимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей (сотрудников, подразделений, организаций) сохраняются в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.
3. Работа с документами
Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документ автоматически при создании получает свое уникальное имя - идентификатор. Обычно имя - идентификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Структура имени - идентификатора определяется административно. Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникальный код и стандартный набор папок. Стандартный набор папок определяется административно. При необходимости пользователю должны быть делегированы права для работы с нестандартными структурами документов, В качестве графического интерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора программ MS Office. Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной системе офисное приложение, в том числе службы электронной почты.
4. Редактор запросов
Реализация доступа к базе данных, управляемой одной или более СУБД. Наличие этого модуля позволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позволит поддерживать высокую защищенность системы в целом.
5. Управление качеством
Контроль исполнительской дисциплины и управление временными интервалами, маршрутизация, поддержание профиля стандартов организации. Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий документов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции персонала и положения о подразделениях, описание маршрутов движения категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты и регламенты.
6. Публикатор
Документ в финишном представлении должен быть представлен в виде (формате), не допускающем последующих изменений и обеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, например, распечатку. В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически представляются в формате HTML.
7. Архиватор
Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа сохраняется на носителе, не допускающем повторного использования, например CD ROM. В регистрационной карточке вместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраняется уникальное имя архивного носителя и, возможно, командную последовательность для обращения к этому носителю.
При архивации по второй модели переносится в архив полное представление о документальной среде за период времени. На носителе, не допускающем повторного использования, сохраняются как регистрационные записи, так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетности прошлых периодов.
8. Интернет - доступ
Модуль взаимодействует с репозиторием документальной системы.
Часть документов подлежит публикации с доступом из корпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).
В других случаях документ должен быть представлен в Интернет полностью, частично, в сочетании с другими документами в соответствии с профилем стандартов.
Для поддержания лингвистически зависимых функций полнотекстового поиска, оптического сканирования и распознавания, авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системы должны быть представлены модули:
9. Полнотекстовый поиск
Полнотекстовый поиск осуществляется по полнотекстовому индексу. Индекс может размещаться на сервере, на рабочем месте или комбинировано. Индексирование документов должно осуществляться по административно назначаемой дисциплине - непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый поиск должен поддерживать обработку, как непосредственных текстов, так и графических изображений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организации взаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Системами) и создания технических архивов.
10. Сканирование и распознавание
В системе может быть сохранено только графическое представление исходного бумажного документа. В случае необходимости использования текстового представления документа, он может быть распознан и сохранен в стандартном в данной среде формате, например как файл типа DOC или ТХТ.
11. Аннотатор
Для создания кратких описателей текстов (рефератов, аннотаций) может быть использован как словарь исходного текста, так и тематические словари - тезаурусы. В случае использования тезаурусов порождаются нормализованные рефераты, т.е. построенные только из стандартных терминов.
12. Рубрикатор
Автоматическое отнесение документа к предмету ведения достигается путем его лексического анализа и сравнения с моделями предметных областей. В случае отсутствия описания предметной области, предоставляются возможности для экспертного создания такого описания.
Реализация электронных систем управления документооборотом
Крайне желательно довести спецификации разрабатываемых систем до предельно возможной стандартизации. Стандартизации подлежат структуры баз данных, их таблиц, названия папок, категории документов, категории пользователей, интерфейсы пользователя, форматы обмена документами. Это крайне важно для упрощения процедуры взаимодействия организаций и обеспечения широкого доступа пользователей к документам и архивам.
Дайте определение фрейма, его структура. Место признака присоединенной процедуры и имя программы процедурного типа в структуре фрейма
В отношении знаний, представленных фреймами, предполагается, что в рамках формализма так называемого минимального представления можно применять различные способы управления выводом. В частности, характерными для такого подхода являются представление знаний в сравнительно больших единицах, называемых фреймами, введение иерархической структуры фреймов, основывающейся на степени абстракции, и возможность представления комбинации декларативных и процедурных знаний. Для проявления этих особенностей язык представления знаний фреймового типа применяется как в качестве средства для различных исследований представления знаний, так и для построения многоцелевых баз знаний в целях представления модели объекта, например в САПР, работы с ней и получения вывода.
М. Минский дал довольно пространное и подробное изложение теории фреймов, опубликованной им в 1975 г.
Под фреймом понимается абстрактный образ или ситуация. Фреймом называется также и формализованная модель для отображения образа.
Характеристики
Тип файла документ
Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.
Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.
Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
