42174 (661980), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Коммерческая корреспонденция. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сдел­ки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности, на от­ветное послание.

Содержательные аспекты запроса реализуются с помощью устойчивых языковых моделей. При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные выра­жения:

• Просим выслать нам предложение на поставку...

• Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

• Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

• Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

• Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам...

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-зап­рос может содержать следующую информацию:

• о принятии запроса к рассмотрению;

• о выяснении возможностей поставки товара, интересую­щего покупателя;

• об отказе поставить товар, интересующий покупателя;

• об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.);

• об обещании направить предложение на поставку това­ра, интересующего покупателя.

Письмо-ответ может иметь форму трафаретного или обыч­ного письма.

В случае отказа поставить интересующий покупателя то­вар в письме-ответе могут быть использованы следующие ти­повые модели:

К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос поло­жительно и выслать Вам конкретное предложение на постав­ку...

Мы просим Вас отложить этот вопрос до... Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием конк­ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав­ца, экспортера. В предложении обычно указываются наимено­вание предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие усло­вия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются следующие стандартные модели:

• В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...

• Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом...

• Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)...

• Цена ... составляет...

• Товар будет поставляться в... квартале текущего года ...

Ответ на предложение. Ответ на предложение может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с услови­ями предложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Письмо-претензия (рекламация) – коммерческий доку­мент, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сро­ков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявле­ния претензии; доказательства – ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; тре­бование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются следу­ющие стандартные модели:

• К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что... К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что... К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены

• Мы официально заявляем Вам рекламацию на... Наши клиенты заявили рекламацию на...

• Качество партии товара, полученного от Вас ... числа, оказа­лось ниже качества, оговоренного в контракте № ... При приемке товара были обнаружены следующие недостатки:...

Коммерческое послание, помимо ясности и точности изло­жения, должно отличаться также определенной воздействую­щей силой, в связи с чем при составлении текста письма долж­ны учитываться психологические факторы его восприятия ад­ресатом. Элементами такого рода воздействия являются эти­кетные фразы и конструкции, не только создающие опре­деленные рамки корректности и вежливости, но и задающие общению определенную тональность. Сравните:

Согласно нашей договоренности просим сделать нам пред­ложение на поставку...

Мы будем рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

7. Унификация языка деловых бумаг

Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных доку­ментов сводится к сокращению видов документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предпола­гает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение со­поставимости информации во взаимосвязанных документах и применение трафаретных текстов.

Стандартизация официальных бумаг заключается в уста­новлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти пра­вила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стан­дартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).

Особенность унификация языка служебных документов

состоит в формировании системы стандартных языковых мо­делей, отражающих типовые ситуации делового общения. При этом «под моделью понимают и логическую и синтаксическую конструкцию (конструкцию предложения), охватывающую мак­симальное количество управленческих ситуаций» [1, 7].

Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль создавае­мого документа.

Решение тех или иных задач делового общения реализу­ется в речевых действиях, ключевым словом которых являет­ся так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, на­правляем, прилагаем, рекомендуем, сообщаем, гарантируем и т. д.

Языковая модель, выражающая то или иное речевое дей­ствие, состоит, как правило, из двух частей – мотивации дей­ствия и собственно речевого действия.

Например:

В порядке оказания помощи (мотивация) прошу (речевое действие) Вас ...

Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие) ...

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой бумаги.

Цель	Тин документа	Языковые модели
Информирование	служебная записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение и т. д.	сведения ...; высылаем запрошенные Вами ...; извещаем Вас о том, что ...; информируем Вас о том, что ...; сообщаем, что ...; уведомляем, что ...;
Побуждение	Приказ распоряжение указание и т. д.	назначить расследование по факту ...; ввести в эксплуатацию; изыскать дополнительные возможности для ...; обязываю всех начальников отделов предприятия…;
Инициирование, поддержание отношений	гарантийное письмо	гарантируем, что ...; фирма ... гарантирует ...;
	письмо-просьба	просим Вас ...; убедительно прошу Вас решить вопрос ...; нам хотелось бы привлечь Вас...; сообщите нам, пожалуйста ...;
Выражение предупреждения, требования, отказа.	письмо-приглашение и т. д.	примите наше приглашение ...; позвольте пригласить Вас ...; мы будем весьма признательны за участие в ...;
	письмо-напоминание	напоминаем, что ...; вторично ставим Вас в известность ...;
	письмо-требование (рекламация)	мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на ...;
	письмо-ответ (отказ от предложения) и т. д.	Ваше предложение отклонено по следующим причинам ...; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о ...;

Таким образом, все смысловые аспекты документа реали­зуются в виде устойчивых логических форм – моделей. В ре­зультате процесс составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных языковых моделей. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:

Подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.

Приведение языковых и текстовых средств служебных до­кументов к единому образцу, т. е. стандартизация и унифика­ция деловой письменной речи, оправдано соображениями удоб­ства, экономией времени при составлении текстов деловых писем, их обработке.

Наименее трудоемким способом составления официально­го письма является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторя­ющейся информации.

Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в ка­честве примера или основы для создания нового документа. Способ создания документов по образцу-стереотипу называет­ся типизацией документов. Он используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогич­ным ситуациям делового общения на производстве, в торгов­ле, в государственных учреждениях и т. д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их пе­ременной информацией, которая зависит от конкретной ситуа­ции. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В дело­вой переписке также используются трафаретные тексты, на­пример, в письмах-приглашениях, письмах-заявках и т. д. Тра­фаретным способом оформляются тексты договоров, соглаше­ний, контрактов. Применение трафаретных бланков существен­но сокращает время, затрачиваемое на составление докумен­тов. Кроме того, трафаретный способ составления документов сводит к нулю возможность нескольких толкований текста.

Пример текста-трафарета

СПРАВКА

Тов. ______________________ работает __________________________

Характеристики

Список файлов реферата