42174 (661980), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, приня­тых в России) и на иностранном языке, чаще всего, англий­ском (по международным правилам написания адреса), напри­мер:

Дата является обязательным реквизитом письма. Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида до­кумента. На бланках писем дата обычно располагается в левом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда.

Данный реквизит включает наименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например

Акционерно-коммерческий банк «Прогресс» Кредитный отдел

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Научно-производственное

объединение «Комкон»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.Н. Ковалевой

Адрес. Составные части почтового адреса указывают в по­следовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1997 г. № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлени­ях (распространяющийся также на оформление реквизитов «Справочные данные организации», «Адресат»):

• наименование адресата (наименование организации для юриди­ческого лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

• название области, края, автономного округа (области), респуб­лики;

• страна (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким. Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Чаще всего заголовок начинается с предлогов «о», «об», однако для краткой формулировки темы могут использоваться и дру­гие модели, например:

Об организации выставки

О выделении аммиака из ФПТ-200М

По вопросу стоимости кондиционера IK 23- IMI

На ваш факс № 1781/2040 от 12.10.99.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например:

О подготовке проекта договора

Об организации института современных технологий управления

Заголовок не должен превышать двух строк; точка в конце заголовка не ставится. Не рекомендуется употреблять в заголов­ке слова касательно, касается, а также писать по делу, посколь­ку это выражение более уместно в юридической практике.

Текст – основной реквизит документа, передающий его главное смысловое содержание – управленческое действие, решение. Текст, как правило, состоит из двух частей. Конста­тирующая часть включает указание причин, целей составле­ния документа, а также изложение сути вопроса или предло­жения (эта часть текста предполагает анализ ситуации, осве­щение истории вопроса, мотивацию принимаемого решения, выдвигаемого предложения – ссылки на инструкции, поста­новления, договоренности и т. д.). В этой части при необходи­мости устанавливается взаимосвязь с ранее изданными норма­тивными актами или другими документами по данному вопро­су, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 14 марта 1997 г. № 307 «Об утверждении Положения о ведении государственного мониторинга водных объектов» пред­лагаем Вам...

Во второй части формулируются предлагаемые или осу­ществляемые действия, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст официального письма может включать приветствен­ное обращение и заключительную формулу вежливости, явля­ющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения.

Вступительное обращение помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту и выносится в отдельную стро­ку. Приветствие может быть обращено к организации в целом (точнее, к лицам, официально ее представляющим) и к отдель­ным должностным лицам;

Уважаемые господа!

Господа!

Уважаемый господин директор!

Заключительная формула вежливости помещается на пра­вой стороне письма под заключительной строкой основного содержания письма и выносится в отдельную строку, как пра­вило, отделяясь дополнительным интервалом. В отличие от

вступительного обращения заключительная формула вежливо­сти безличностна и обращена одновременно как к организации, так и к ее отдельным лицам:

С уважением...

С глубоким уважением...

С пожеланиями успехов...

С наилучшими пожеланиями...

Текст письма может состоять из одного или нескольких абзацев, соответствующих смысловым аспектам письма. Же­лательно, чтобы в письме рассматривался один вопрос.

Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и ко­личества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака №):

Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АООТ «Ижорские

заводы» на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информа­ционного

обеспечения производства на 2 л. в 1 экз.

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наимено­вание должности лица, подписавшего документ; личная под­пись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например:

Главный инженер (личная подпись) Е. Н. Шесовских

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последова­тельности, соответствующей иерархии занимаемых долж­ностей, например:

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2000

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, как постскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях:

1. Если есть необходимость довести до сведения адресата информацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст.

2. Если информация в основном тексте претерпела существенные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или P. s. и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением .......................................

^{(сигнатура, факсимиле)}

2. P.s. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2000 г. 18^Ш .......................................

^{(сигнатура, факсимиле)}

Как видно из приведенных выше правил оформления рек­визитов документов, каждый реквизит выполняет определен­ную функцию и должен отвечать государственным стандартам по оформлению и расположению на листе (бланке). Соблюде­ние этих требований не только придает официальной статус деловой бумаге, но и упрощает процедуру обработки корреспонденции, облегчает восприятие служебной информации, по­ступающей по каналам письменной связи.

4. Типы документов

Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Как уже отмечалось, до­кумент – это деловая бумага, оформленная с учетом соответ­ствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуля­ции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступ­ности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд фак­торов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутрен­нюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая пе­реписка ведется между должностными лицами, подразделе­ниями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного сопод­чинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными орга­низациями, учреждениями, должностными и частными лица­ми, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядитель­ные, отчетные, справочные, плановые и др. виды докумен­тов, каждый из которых характеризуется общностью требова­ний, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой дея­тельности относится документируемая информация, различа­ют управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ог­раниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый эк­земпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа [4, 14-16].

В последнее время выделяют еще один классификацион­ный признак – форма отправления официально-деловой кор­респонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересыл­кой существует электронная деловая корреспонденция и фак-совые отправления. Однако электронная почта и телефакс ис­пользуются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значе­ние (договоры, предложения), высылаются обычными почто­выми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составля­ют управленческие документы. Именно они обеспечивают уп­равляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых явля­ются:

• организационно-правовая документация;

• плановая документация;

• распорядительная документация;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• отчетная документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному соста­ву);

• финансовая документация;

• документация по материально-техническому обеспечению;

• договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность уч­реждения.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления докумен­тов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Далее подробнее будут рассмотрены системы документации, включающие наиболее часто используемые виды служеб­ных документов и официальных писем.

5. Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

Особая роль, которую играют распорядительные докумен­ты в системе управленческой документации, требует более под­робной характеристики требований, предъявляемых к структу­ре, языку и стилю документации этого типа.

Характеристики

Список файлов реферата