180127 (632204), страница 29
Текст из файла (страница 29)
2. Пишите, а не звоните. Репортеры очень заняты в период приближения конечного срока готовности информации для сдачи в печать. Для утренних газет это вечер предшествующего дня - 18-19 ч. Для вечерних - это утро текущего дня. Поэтому лучше слать письменную информацию - с курьером или по факсу, чем пытаться объяснить это по телефону.
3. Адресуйте релиз конкретной персоне или редактору. Газеты разделены на тематические отделы (полосы, колонки): бизнес, политика, спорт, развлечения. Адресация релиза конкретной персоне или редактору конкретного отдела повышает вероятность для релиза быть прочитанным, в сравнении с общей адресацией просто "редактору". В небольшой газете один человек может курировать все финансовые новости. В крупной, например, американской газете секция финансовых новостей может иметь нескольких редакторов - для банков, химической отрасли, нефтяных компаний, электроники. Специалист ПР организации должен знать, кто курирует их сферу и соответственно направлять релиз.
Специалист ПР должен знать специфику функций персонала газеты. Например, кто отвечает за общую политику газеты, кто за колонку редактора (включая секцию мнений читателей), кто за всё содержание новостей. Контакт с этими тремя лицами является ключевым для сохранения паблисити.
4. Осуществляйте личные контакты. Знакомство с репортером не обязательно означает не медленную публикацию истории, но может принести отдаленные результаты. Тот, кто знаком с редактором новостей местного еженедельника или редактора городских новостей ежедневной газеты имеет преимущество над коллегами, что не знакомы. Кроме того, после того, как репортер использовал вашу историю, необходимо поблагодарить его, особенно за аккуратность передачи информации.
5. Не стоит протестовать и возмущаться, если ваша история не принята редактором. На каждый принятый релиз приходится дюжина не принятых. Слишком сильно протестующего специалиста по ПР редактор запомнит.
6. Используйте эксклюзивы экономно. Назначение эксклюзивного интервью одной газете означает, что всем другим в нем отказывается. Это вызывает отчуждение других газет.
7. Звоните в газету редактору сами, а не поручайте секретарю. Редакторы и репортеры обычно не имеют ассистентов, и поручение секретарю, связи с журналистом ухудшает контакт.
3.2. Пресса, или ньюз-релиз: подготовка и рассылка.
Существует 3 наиболее распространенных предмета релиза:
1. Объявление (нового продукта или нового этапа/события в развитии организации).
2. Управленческие изменения в организациях (смена лидеров).
З. Публичное выступление менеджера компании.
Правила подготовки ньюз -, или пресс-релиза, повышающие шансы пресс-релиза быть размещенным в прессе:
1. Пресс-релиз лучше печатать на бланке организации – с названием, адресом.
2. Необходим выигрышный броский заголовок. Лучше оформить его в организационном стиле (шрифт, цвет).
3. Важно четко указать: а) название и адрес отправителя (организации), б) имя и должность лица, которое предоставит дополнительную информацию и его телефон, в) за рубежом - также номер телефона, по которому можно звонить в ночное время, т.к. редакции центральных газет здесь работают круглосуточно.
4. На листке ньюз-релиза нужно указать дату, ставить пометку "к публикации". Это значит, что новость готова к немедленному "обнародованию". Если вы хотите, чтобы пресс-релиз не был опубликован до наступления конкретного срока, на листе сверху необходимо написать: эмбарго и дату публикации. Однако, эмбарго нередко игнорируется, поэтому лучше его не использовать.
5. Текст ньюз-релиза печатается на одной стороне листа бумаги (для наглядности редакции материала и целостности восприятия), через два интервала и с большими полями для заметок редактора - 3-5 см.
6. Ньюз-релиз должен быть кратким - лучше на одну страницу. Если это невозможно, внизу первой страницы делают пометку "см. далее". Лучший объем пресс-релиза - 300-500 слов (1-2 страницы). Дополнительную информацию лучше дать в приложении к пресс-релизу, чем делать длинный пресс-релиз. Параграфы должны быть краткими, - 6 строк максимум. Каждое предложение может являть собой параграф. Слова не следует разрывать для переноса. Параграф должен заканчиваться на странице, а не переноситься на следующую - во избежание последствий ошибок набора текста. Подзаголовки могут помочь, в прояснении сути сообщения. Ньюз-релиз должен быть объективен. Все комментарии и цитаты должны быть приписаны организационным официальным лицам.
7. Иногда целесообразно готовить два варианта пресс-релиза - для центральной и специализированной (финансовой, технической прессы).
8. К пресс-релизу стоит подготовить дополнительные фактические материалы - для представителей прессы, если они будут звонить.
9. Отправляя пресс-релиз, можно сообщить о наличии фотографий по теме, или приложить миниатюрные отпечатки этих снимков.
10. Если пресс-релиз распространяет консультативная или другая посредническая фирма, это надо указать - вместе с координатами посредника.
11. Пресс-релиз от имени организации подписывают её представители. Важно, чтобы их число не превышало 2-х-3-х человек. Иначе правка и коррективы исказят текст до неузнаваемости.
После написания пресс-релиз отправляют по каналам телефаксной, телетайпной связи или электронной почты в различные газеты и периодические издания, на радио и телевидение, или обычной почтой - если это допускает содержание релиза. Текст также передаётся информационным агентствам, которые поддерживают прямой контакт с офисами основных газет страны. Пресс-релиз, или сообщение, имеющее международный интерес, направляется в центральные национальные информационные агентства и, одновременно, в расположенные на территории собственной страны столичные офисы (бюро) зарубежных информационных газет и зарубежных телерадиокомпаний, информационных агентств.
Распространять надо полный текст пресс-релиза, потому что информационные агентства редактируют и сокращают, как правило, полученный текст и рассылают его в неполном виде. Поэтому организация, отправляющая свой пресс-релиз, всегда должна его распространять как можно шире. Какой-то адресат получит, возможно, пресс-релиз дважды - из организации-автора в полном варианте и от информационного агентства - по электронной почте или телетайпу - в сокращенном виде.
3.3. Пресс-конференции.
Пресс-конференция - встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам.
Пресс-конференция - лишь один из способов передачи информации прессе и используется в основном:
1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы,
2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции нет.
Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следует правилам:
1) дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним - на следующий день. В этом случае центральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ, что может не нравиться журналистам центральных газет. Начало в 14.00 позволяет утренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения назначается, если есть выбор так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции.
2) СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее - сначала почтой, а затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конференции, докладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер телефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события. Извещение должно достичь адресата за 7-10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.
3) не стоит играть в фаворитов, - приглашать нужно Представителей из всех основных организаций, передающих новости. Это - редакторы отделов новостей газет, радио и телевидения, а также представители информационных агентств, располагающие ресурсами для оповещения своих подписчиков по каналам Интернет или телетайпной связи.
4) тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции.
5) перед началом конференции докладчики и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой- чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы.
6) конференцию следует проводить в комнате для встреч/ заседаний/ собраний, но не в чьем-либо офисе. Административные аудитории и комнаты для собраний, бизнес-центры в отелях - удачное место для ньюз-конференций. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд - место для размещения камер. Докладчика (докладчиков) следует посадить за стол или поставить перед ним(и) кафедру где обычно размещаются микрофоны и диктофоны.
7) длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее - чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов. Тогда никто не сможет жаловаться на недостаток времени.
8) докладчика надо держать вне достижения репортеров до начала конференции. Репортерам следует предоставить равную возможность контакта с докладчиком во избежание недовольства тех, кто оказался дальше.
9) для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, - пресс-кит, включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы.
10) незадолго до завершения конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следующий вопрос будет последним. После завершающего вопроса докладчик должен поблагодарить журналистов за то, что они пришли и не принимать больше вопросов. После пресс-конференции некоторые журналисты захотят задать вопросы на индивидуальной основе. Соглашаться стоит только если при этом получить информацию смогут все желающие репортеры.
Перед началом конференции прибывающие журналисты регистрируются у входа в помещение, получают пресс-релизы и фотографии - в специальных пакетах и папках. Для регистрации у входа ставятся специальные столы. Встречать журналистов должны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с прессой.
Выступающие лица - докладчики рассаживаются на некотором возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с именами, должностями, названием организации. Таблички должны быть написаны достаточно крупным шрифтом - чтобы надписи было видно с задних рядов. Все сотрудники службы ПР. задействованные на пресс-конференции, должны иметь нагрудные значки/таблички-идентификаторы со своими именами, должностями и названием организации. Эти таблички помогают журналистам и другим приглашенным ориентироваться в обстановке; идентифицируют сотрудников, к которым можно обратиться за справкой или помощью.
Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный, который призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Начать и вести пресс-конференцию может сам председательствующий. Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Это в значительной мере определяет успех пресс-конференции. Поэтому время выступления лиц, не умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму - в пользу других, более удачных ораторов. Председательствующий представляет слово выступающим. После выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории журналистов. После окончания пресс-конференции журналистов принято угощать напитками и иногда легкими закусками.
3.4. Мероприятия с участием журналистов.
Приемы для журналистов имеют много общего с проведением пресс-конференций, но отличаются тем, что носят гораздо менее официальный характер и устраиваются в основном вечером.
В целях широкого распространения информации об организации проводится посещение организации журналистами. Экскурсии для журналистов отличаются от других способов распространения информации возможностью непосредственного наблюдения функционирования объекта представителями средств массовой информации. Целями посещений журналистами объектов могут быть: 1) показ новых достижений - открытие выставки, филиала завода, завершение строительства новой школы, больницы, делового центра или отеля. 2) привлечение внимания общественности к решению проблем неудовлетворительного состояния объектов социальной значимости - ухудшение экологии, загрязнение воздуха промышленными отходами и т .д.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
