Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла

Вопросы к экзамену

1. История отечественного делопроизводства. Два периода: дореволюционный и советский (1917-1991). Дореволюционный: три этапа – а) приказное делопроизводство (16-17 века); б) коллежское делопроизводство (18 век); в) министерское делопроизводство (19-начало 20 века). Образовалось Русское централизованное государство, во главе – царь, управлявший посредством специальных государственных учреждений – приказов (Разрядный, Поместный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Земский, Ямской, Холопий, Монастырский, Челобитный, Казенный, Хлебный, Книгопечатных дел и др.). Появился штат «служилых людей». Приказ возглавлял судья, с документами работали дьяки и подъячие: «старые», «средней руки», «молодшие». Дьяк делал пометы: «сделать выпись», «вклеить столб» и т.д. старший подъячий готовил проекты документов, средний делал выписки, наводил справки, хранил дела, опечатывал сундуки, младшие – переисывали черновики набело. Ни царь, ни бояре документов не подписывали – удостоверяли документы дьяки и подъячие. Имелось свое делопроизводство – составлялась необходимая документация: международные договоры, царские указы и грамоты; от Боярской думы – приговоры; от приказов исходили «памяти»; местные учреждения направляли отписки; частные лица посылали в государственные учреждения челобитные. Грамоты были – вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти – высолочная, наказная приставная, указная и др. На реквизиты не обращали внимания, так что определить вид документа сегодня непросто – надо прочитать весь документ. Текст писали на полосках бумаги шириной 15-17 см. Если не вмещалось на одном листе, продолжали на втором, третьем и т.д. Листы склеивали в ленту, место склейки – «сстав». Затем сворачивали в свиток – «столбец» (столбцовая техника делопроизводства применялась и при формировании документов в дела; в 16 веке слово «дело» начинает означать и комплекс документов, в которых зафиксирован ход рассмотрения вопроса и его решение). Вся работа осуществлялась на основании определенных правил, сложившихся в соответствии с традициями и обычаями. Бурная политическая деятельность Петра I продвинула вперед и отечественное делопроизводство – столбцовая техника была заменена на листовую, бумажную. Изменилась система государственных учреждений – решения стали принимать путем голосования (коллегиальный принцип). Коллежское делопроизводство велось на основании правил, установленных Генеральным регламентом (устанавливалась структура коллегий, их штат, должностные обязанности – присутствие: президент коллегии, вице-президент, советники, ассесоры; канцелярия: секретарь, нотариус, регистратор, актариус, канцелярист, копиист, переводчики, вахмистр; контора: камерир, унтер-камерир, камор-штрейберы). Челобитные стали называть прошениями. Административные реформы, осуществленные Александром I, снова изменили систему госучреждений России. Коллегии были заменены министерствами, что положило начало министерскому делопроизводству. Принцип принятия решений стал единоначальным: каждое должностное лицо отвечает за конкретный участок деятельности и в соответствии со своими обязанностями принимает участие в подготовке проекта документа. В 1811 издано «Общее учреждение министерств», а делопроизводство в нем названо «Порядок производства дел» (состоял из пяти частей: 1) порядок вступления дел; 2) движение их, или собственно делопроизводство; 3) отправление дел; 4) ревизия – контроль за исполнением; 5) отчеты). Были определены категории документов, которые подписывались конкретным должностным лицом. Соблюдалась установленная субординация в отношениях официальных лиц.. Вводились первые бланки. Периодически стала возникать проблема, требовавшая «сокращения документооборота». К концу века появляются пишущие машинки, гектографы, ротопринты, механические нумераторы, штампы. Возникают новые виды документов – телеграмма, телефонограмма. И уж, конечно, небывалый размах обрело это дело в советскую эпоху. В первые годы издается ряд законов, устанавливающих порядок законотворческой деятельности. Постановление Совета Народных Комиссаров «О форме бланков гос. учреждений», узаконивались обязательные реквизиты бланков. «О борьбе с областничеством и канцелярской волокитой», «Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях» - названия официальных документов тех лет. поиск новых форм шел в последующие годы постоянно. Четкая, правильная постановка делопроизводства – работа с документами (прием, отправка, регистрация, грамотное оформление документов) – играет и сегодня немаловажную роль в бесперебойной работе учреждений, организаций, предприятий. Было время, и не так давно, когда во всех отраслях внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ). В 1966 был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), с целью унификации и ускорения подготовки, исполнения, систематизации документов была введена Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) – свод правил, нормативов и рекомендаций, определяющих единообразие и рациональную постановку делопроизводства. В историко-архивном институте открыт факультет государственного делопроизводства. В 70-е годы были разработаны первые государственные стандарты на терминологию в области делопроизводства и оформление документов. В 80-е годы разрабатывались нормативы времени на делопроизводственные операции и труд машинисток. В 1986 приняты «Основные правила работы ведомственных архивов». Но жизнь не стоит на месте. Очередная научно-техническая революция в делопроизводстве произошла с внедрением компьютеров в ежедневный бумагопроизводительный процесс. Развивается и другая организационно-административная техника (оргтехника). В связи с этим возникла идея создания унифицированных систем документации (УСД), т.е. комплекса взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям. Руководство этой работой осуществлял Госстандарт СССР (типа министерства). На этой базе был создан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД). Были также созданы общесоюзные классификаторы: предприятий и организаций (ОКПО), специальностей по образованию (ОКСО), продукции (ОКП). Еще совсем недавно ни одно учреждение не могло обойтись без машинистки, умеющей грамотно и быстро печатать на пишущей машинке, правильно и в срок оформлять различные документы. Сегодня эти обязанности лежат на секретаре-референте, и в его распоряжении – широкий набор современнейшей оргтехники, в том числе компьютеры с необходимым программным обеспечением. Государственное делопроизводство предшествующей эпохи подготовило базу для развития этой сферы в сегодняшние дни.

1. Способы унификации текстов документов. стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон. Унификация – один из методов стандартизации, - приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Современный служебный документ – это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики язык слов. По способу синтаксической организации речи и ее пространственно-графического оформления тексты могут иметь вид традиционной линейной записи связной речи (сплошной текст); трафарета (линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; это уже формализованный текст – в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается); анкеты (перечень заранее подготовленных вопросов и место, оставленное для ответа; текст располагается по вертикали); таблицы (совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы по вертикали и горизонтали). Допускается в одном документе сочетать разные виды текстов. Трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных способов унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической стороны: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. Важна и психологическая точка зрения – по данным исследований, унифицированный текст воспринимается почти в 10 раз интенсивнее, чем неунифицированный – есть возможность быстро обратить внимание на ключевые моменты. Да и с технической точки зрения – унификация текстов упрощает и удешевляет использование электронной техники, компьютеров. И, наконец, система ГОСТов закрепляет требования к содержанию документа – его объему, внутренней структуре и т.д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположение на поле бланка и т.п.; требования к языку документов.

2. Средства копирования и оперативного размножения документов, работа с ними. В процессе управления возникает необходимость копирования и размножения документов. Для этой цели применяется копировально-множительная техника. Еще совсем недавно в этом вопросе все так было сложно – жуть наводят одни названия: способы копирования – термографический, фотографический, электрографический; тут тебе и специальная термореактивная бумага, и восковка («при письме на восковке лентоводитель пишущей машины отключается. В местах изображения букв воск пробивается…» - какие ужасы!), гектографы, ротаторы… С приходом компьютеров мир кардинально изменился. Копирование и размножение документов стало возможным с помощью специальных копирующих и сканирующих программ, очень легко и быстро осуществляется простое ксерокопирование. Копирование документов стало широко доступным, и в какую организацию сегодня ни пойди – всюду требуются копии, копии…

1. Классификация документов. Документы подразделяют на служебные (исходят от имени учреждений, организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц) и личные (созданные отдельными гражданами – автобиография, заявление, доверенность, расписка, письма, предложения). Такие документы, как паспорт, удостоверение, документы об образовании и др. учреждения выдают гражданам на руки. Служебные подразделяются: ОРД (организационно-распорядительная документация) - организационная (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительная (постановления, распоряжения, приказы по оргвопросам); справочно-информационная (письма, телеграммы, докладные записки, справки, акты, протоколы); о личном составе (приказы о личном составе, личные дела, характеристики и т.д.); предложения, заявления и жалобы граждан. По месту составления документы могут быть внутренние (создает само учреждение в процессе своей деятельности) и внешние (эта документация приходит извне – от других организаций, от отдельных граждан). По сложности содержания – простые (отражают один вопрос, одну тему) и сложные (посвящены нескольким вопросам). по форме – индивидуальные (произвольно составленные); типовые (представляющие собой текст-образец) и трафаретные (когда часть документа отпечатана заранее – постоянная информация, а часть вписывается при его составлении – переменная информация, т.е. бланки). По стадиям создания – оригиналы (созданные в первый раз) и копии (повторное абсолютно точное воспроизведение оригинала как вручную, так и с помощью технических средств). Сегодня уже часто электронная копия имеет юридическую силу оригинала. Виды копий – выписка (копия части документа, которая выдается на руки), отпуск (полная копия отосланного документа, подшиваемого в дело учреждения-отправителя, удостоверяется пометкой «верно» и подписью ответственного за делопроизводство), дубликат (имеет одинаковую силу с подлинником, выдают в случае утери владельцем подлинного документа).

Еще одна классификация документов:

• По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, а также на разнообразных машинных носителях);

• По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т.п.);

• По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления…);

• По видам (типовые, т.е. обязательные к применению в определенной области; примерные, трафаретные, индивидуальные…);

• По степени сложности (простые, т.е. посвященные одному вопросу и решаемые в одном подразделении; и сложные – содержащие ряд проблем);

• По месту составления (входящие, исходящие и внутренние);

• По срокам исполнения (срочные и несрочные);

• По сфере действия (служебные, или деловые; и официально-личные – с указанием конкретного лица);

• По степени гласности (обычные – без ограничения доступа; и с ограничением доступа – секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, конфиденциальные);

• По юридической силе (подлинники обладают полной легитимностью, если подписаны должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати; копии, отпуски – по существу, это второй экземпляр оригинала, подписанный руководителем и заверенный печатью; дубликаты, подложные);

• По степени полноты представленной информации (полные и выписки, т.е. копии части документа);

• По срокам хранения – в одну папку (дело) должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Классификации могут быть разные.

1. Номенклатура дел, содержание, использование. Документы организации должны храниться в установленном порядке. Такой порядок может быть обеспечен только при наличии грамотной и четкой систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела. Дело – это совокупность документов, или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку. Порядок распределения документов в дела называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатуры дел бывают: типовые (содержащие унифицированные заголовки дел, образующихся в делопроизводстве однородных учреждений); примерные (устанавливающие примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве) и конкретные. Типовые и примерные являются методическими пособиями и используются при составлении номенклатур дел конкретных организаций. По своей сути номенклатура дел – это классификатор дел, в которые группируются исполненные документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения. номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям (для больших организаций, и первым разделом должна идти служба документационного обеспечения – ДОУ, потому что именно в этой службе создаются и хранятся документы, фиксирующие распорядительную деятельность руководства) или направлениям деятельности фирмы (для небольших организаций разделы: организационно-распорядительная деятельность; планово-отчетная; производственная; коммерческая; маркетинг; деятельность по обеспечению безопасности; справочно-информационная; финансовая; общественная; управление персоналом и др. ). Любой, созданный или полученный в организации, документ должен иметь свое «дело» в номенклатуре, в которое он помещается. Каждое дело, включенное в номенклатуру дел должно иметь индекс (номер), который состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах раздела (графа 1). Заголовок дела (графа 2) должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Заголовок состоит из следующих элементов: название вида дела или документа; автор документа (название организации или структурного подразделения); краткое содержание документов дела; название адресата (корреспондента) документа; название местности, с которым связано содержание документа; даты (период), к которым относится содержание документов дела; указания на копийность документов. Не каждое дело будет содержать полный набор этих элементов – это зависит от характера документов, собранных в одном деле. Внутри номенклатуры дел заголовки располагаются по степени их важности: сначала организационно-распорядительная документация – приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. При этом заголовки дел, содержащих распоряжения вышестоящих организаций, располагают перед заголовками дел с приказами руководителя собственной организации. Далее – заголовки дел с плановыми и отчетными документами. Кадровые документы располагаются в конце. А после них идут заголовки дел для группировки документов общественных подразделений (например, профсоюзного комитета). В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения (графа 4) документов. Сроки можно изменять, но только в сторону их увеличения. Номенклатура дел организации состоит из номенклатур дел ее структурных подразделений (или направлений деятельности). К номенклатуре дел создается научно-справочный аппарат: оглавление, список принятых сокращений, список перечней документов для определения сроков хранения документов и т.д. первый экземпляр хранится в службе ДОУ, второй используется этой службой как рабочий экземпляр, третий передается в ведомственный архив как учетный документ, четвертый – в государственный архив. Целесообразно наряду с бумажной формой номенклатуры дел иметь и ее электронный вариант. При помещении в дело первого документа в номенклатуре, в графе «Примечания», делается отметка о заведении дела. В процессе работы по формированию дел их заголовки уточняются. При появлении документов, не предусмотренных номенклатурой, в нее включаются новые заголовки дел. В одно дело можно включать до 250 листов. Если число документов больше, заводится второй том дела и делается соответствующая отметка в графе 3. Номенклатура дел используется в справочно-информационной работе, на ее основе осуществляется поиск документов и дел. Для этого удобнее электронная форма. По окончании года составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно по постоянному и временному срокам хранения.

Номенклатура дел (приложение 6: «Номенклатура дел на 2007 год» Отдела общего и профессионального образования администрации Новосильского района Орловской области) – это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она является основой для составления описей дел для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета временного (до 10 лет включительно) хранения.

Характеристики

Тип файла документ

Документы такого типа открываются такими программами, как Microsoft Office Word на компьютерах Windows, Apple Pages на компьютерах Mac, Open Office - бесплатная альтернатива на различных платформах, в том числе Linux. Наиболее простым и современным решением будут Google документы, так как открываются онлайн без скачивания прямо в браузере на любой платформе. Существуют российские качественные аналоги, например от Яндекса.

Будьте внимательны на мобильных устройствах, так как там используются упрощённый функционал даже в официальном приложении от Microsoft, поэтому для просмотра скачивайте PDF-версию. А если нужно редактировать файл, то используйте оригинальный файл.

Файлы такого типа обычно разбиты на страницы, а текст может быть форматированным (жирный, курсив, выбор шрифта, таблицы и т.п.), а также в него можно добавлять изображения. Формат идеально подходит для рефератов, докладов и РПЗ курсовых проектов, которые необходимо распечатать. Кстати перед печатью также сохраняйте файл в PDF, так как принтер может начудить со шрифтами.

Список файлов ответов (шпаргалок)