26171-1 (618404), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Этот вопрос состоит из регистрации и учета документов, организации контроля над исполнением документов, хранении документов и составлении номенклатуры дел.

Регистрация и учет документов состоит из:

• порядка обработки поступающих документов;

• порядка обработки отправляемых документов;

• передачи документов внутри организации;

• учета количества документов;

• информационно – поисковой системы (ИПС) для работы с документами организации;

• правил организации и индексирования документов

Образцом выше перечисленных операций может служить компьютерная программа, где в течении нескольких секунд оператор «переворачивает»тысячи папок и находит нужный документ.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения, сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций, с даты их поступления.

Сроки исполнения документов установлены в типовой инструкции по дело производству.

Службой контроля исполнения осуществляются следующие операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;

• направление карточки контролируемого документа в подразделение:

• исполнитель:

• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;

• напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;

• получение информации о ходе и результатах исполнения;

• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

• сообщение о ходе и результатах исполнения на совещаниях;

• снятие документов с контроля по указанию руководителей;

• формирование картотеки исполненных документов.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организациях дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Имеются три вида номенклатуры:

• типовая

• примерная

• номенклатура дел организации

НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Каждый деловой документ требует свой стиль.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения.

Любой документ должен отвечать определенным требованиям:

• краткость и компактность изложения;

• точность и определенность формулировок;

• однозначность и единообразие терминов;

• последовательность использования технических приемов правотворчества;

• отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов.

Не допускается использование неологизмов, например «конструкторат», «переорганизация», а также «лаборантка», «секретарша» и т.д.

Употребление прописных и строчных букв определяется установившимися традициями и правилами правописания. Также установлены правила сокращений; названия центральных органов федеральной власти РФ.

Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми. Написание сокращений должно быть унифицировано, не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана «Иванов В.В.» или «В. В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Оформление дат и чисел в документах должно быть общепринятым. Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус» нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современном динамичном мире менеджеры тратят от 50 до 90% своего рабочего времени на коммуникации, связующие процессы, сопряженные с обработкой информации. Более того. Некоторые известные авторы в области менеджмента, например Г. Минцберг, вообще представляют руководителя как систему обработки информации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документальное обеспечение управления. М-Новосибирск: НГАЭиУ, 1998.

(У 050 К43)

1. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном бизнесе. М.: Сол. Систем. Финансы и статистика, 1997.

(У50 Т30)

Характеристики

Список файлов курсовой работы