110416 (616227), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Саме тому в організаціях з великим об'ємом документів, що спільно використовуються, застосовуються виділені високонадійні комп'ютери — файл-сервери — розраховані на безперервну роботу і забезпечуючі одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів. Проте і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітників до загальної бази даних і сумісного використовування документів один з комп'ютерів фірми може бути виділений для використовування як файл-сервер. Це не виключає можливості одночасного використовування його і як робочого місця одного із співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску місткістю в декілька гігабайт може розміститися багато тисяч документів, що звичайно мають розмір, обчислюваний в десятках кілобайтів.

Документи в процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні знаходитися лише в особистій теці співробітника. Всі документи, що поступили в діловодний оборот, повинні зберігатися в загальних папках, (створених відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

• стійкого електроживлення;

• резервного копіювання;

• антивірусного захисту;

• профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Перша задача, найбільш просто вирішувана, — це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп'ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються — джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Друга задача — забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, — покликана забезпечити відновлення втрачених документів.

Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнітооптичному диску, CD–ROM тощо.). Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломці комп'ютера.

Якщо всі комп'ютери організації з'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючих копіювання даних зі всіх комп'ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп'ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовування зовнішнього пристрою, що підключається.

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об'єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5—15 мін і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Третій напрям забезпечення збереження документів в електронній формі — використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист від руйнування вірусами.

Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп'ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп'ютер, вірус може уразити всі комп'ютери, з'єднані в мережу [2, с.323].

Найпростіший спосіб скоротити вірогідність зараження комп'ютера, підключеного до локальної мережі — відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобігання несанкціонованого просочування інформації. В цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов'язково здійснюючими попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу — співробітники не встановлюватимуть на свої комп'ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також приводять до втрат робочого часу. Четверта задача — здійснення діагностики стану комп'ютера з використанням програм, запобігаючих «зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо. Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.

Часто збої в роботі комп'ютера пов'язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректною взаємодією встановлених на комп'ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті або інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, настройці комп'ютера тощо. Проте загальні принципи роботи програм в середовищі Windows — взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) — вимагають тривалої процедури відладки програми і перевірки на сумісність з іншими. А оскільки загальна тенденція, пов'язана з конкуренцією в розвитку програмного забезпечення, — швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути упевненим, що нова програма завжди працюватиме з тими, що вже є на комп'ютері.

Чим менше програм встановлено на комп'ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов в роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстежування процесу установки нової програми і у разі потреби — коректного її видалення.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об'ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ [2, с.325].

Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій на етапа документування. Можна зробити висновок, що ефективність діловодства як складової частини управлінської діяльності істотно підвищується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.

2.2 Використання комп’ютерних технологій при організації документообігу

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов'язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема [12, с.31].

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі — РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно–контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД).

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.

Як правило, підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:

• вхідні;

• вихідні (внутрішні);

• звернення громадян.

Групу «Вхідні» призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи. Групу «Вихідні (внутрішні)» призначено для реєстрації вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи. Групу «Звернення громадян» — для реєстрації вхідних листів громадян [14, с.38].

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Наприклад, групу «Вихідні» можна розділити на підгрупи «Вихідні документи» і «Внутрішні документи», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Накази», «Розпорядження», «Заяви», «Доповідні записки» тощо. У групі «Накази» виокремлюють «Накази з основної діяльності», «Накази з особового складу», «Накази з адміністративно–господарських питань».

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Реєструючи вхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднує сканований (бажано — розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передає документ до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано за допомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматично приєднається до вже введеної РК.

Системи електронного документообігу автоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначив працівник служби діловодства. До картки можна «прикріпити» будь-яку кількість файлів. Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо– або відеоматеріал [14, с.39].

Зміст резолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право реєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців у резолюції.

Резолюція щодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжити певних заходів, а може бути нейтральною — наприклад: «узяти до відома». Якщо в резолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то це завдання виконується в кілька етапів:

• підготовка проекту документа;

• узгодження проекту документа;

• затвердження ( підписання) проекту документа.

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом ( послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Характеристики

Список файлов курсовой работы