102258 (614805), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Таким чином, інформаційна технологія управління це - сукупність чітко визначених цілеспрямованих дій персоналу по переробці інформації на комп’ютері. Інформаційна система – людино-комп’ютерна система для підтримки прийняття рішень і виробництва інформаційних продуктів, що використовує комп’ютерну інформаційну технологію. Інформаційна технологія управління орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління.

Інформаційні системи управління ідеально підходять для задоволення схожих інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле підприємства чи фірми, про діяльність фірми чи підприємства у теперішньому часі і вірогідному: майбутньому часі функціонування фірми чи підприємства. Для ухвалення рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути представлена в агрегованому вигляді так, щоб визначались тенденції зміни даних, причини відхилень і можливі рішення. На вказаному етапі розв'язуються наступні задачі обробки даних з використанням інформаційної технології управління:

1. оцінка планованого стану об'єкту управління;

2. оцінка відхилень від планованого стану;

3. виявлення причин відхилень;

4. аналіз можливих рішень і дій.

Із переліку задач можна побачити, що інформаційна технологія управління направлена на створення різних видів звітів.

Основні види звітів, що розроблюються з використанням інформаційної технології управління - регулярні та спеціальні звіти:

• Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їх створіння, наприклад місячний аналіз продаж компанії.

• Спеціальні звіти створюються по запитах управлінців або коли сталося щось незаплановане.

І регулярні звіти, і спеціальні види звітів можуть мати різні форми, рис. 1.1. Вкажемо основні форми звітів, саме:

1. підсумкові,

2. порівняльні,

3. надзвичайні.

• У підсумкових звітах, дані з'єднані в окремі групи, відсортовані і представлені у вигляді проміжних і загальних підсумків за окремими полями

• Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовуються з метою порівняння.

• Надзвичайні звіти містять дані виняткового ( надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управлінських рішень є особливо ефективним при реалізації так званого управління за відхиленням.

Р ис. 1.1. Входи та виходи інформаційної системи управління

Управління за відхиленнями припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління по відхиленням до звітів висуваються наступні вимоги:

1. звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

2. відомості в звіті повинні бути відсортовані за значеннями критичного для даного відхилення показника;

3. всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг проаналізувати існуючий між ними зв'язок;

4. в звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Вхідна інформація надходить з систем операційного рівня, див Рис. 1.1. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів. Вказані звіти повинні бути розроблені в зручному для ухвалення рішення вигляді.

За допомогою відповідного програмного забезпечення вміст бази даних використовується для розробки вихідних документів, які набувають вигляду періодичних і спеціальних звітів, що надходять до фахівців, які приймають участь в ухваленні рішень. Періодичні документи будуються на основі операційної інформації, відповідним чином підготовленої і яка знімає невизначеність, щодо розглядуваного питання осіб,що приймають рішення , відносно фактичного чи бажаного стану справ за відповідний період часу. Як правило періодичні документи формуються як вибірки до бази даних за ключем типу Дата/Время. Використовуючи вбудовані функції можна за полями типу Дата/Время одержувати ключі відбору даних за різні періоди часу, наприклад, дні, декади, місяць, чи кілька місяців, квартал, рік чи кілька кварталів чи місяців відповідно до періодичності звітів, регламентованою фірмою чи підприємством.

База даних, що використовується для отримання вказаної інформації, повинна складатися з двох елементів:

1) даних, накопичуваних на основі операцій, що проводяться фірмою - оперативні дані;

2) планів, стандартів, бюджетів і інших нормативних документів, що визначають планований стан об'єкту управління. Ця інформація є довідковою і складає основу інформаційного забезпечення інформаційної системи управління. Об’єктами управління в інформаційній системі управління можуть виступати як окремі підрозділи фірми чи підприємства, так фірма чи підприємство в цілому.

Розділ 2. Складові інформаційної технології управління й рівні переробки інформації

2.1 Складові інформаційної технології

Такі технологічні поняття, як норма, норматив, технологічний процес, технологічна операція і т.п., можуть застосовуватись і в інформаційній технології. Перш ніж розбирати ці поняття в технології, в тому числі і в інформаційній, завжди слід починати з визначення цілі.

Потім потрібно:

• провести структурування усіх можливих дій, які приводять до цілі,

• вибрати програмний інструментарій.

О броблення інформації є складним процесом. На рис.2.1 технологічний процес переробки інформації представлено у вигляді ієрархічної структури за рівнями:

Рис. 2.1. Представлення інформаційної технології у вигляді ієрархічної структури

2.2 Рівні технологічних процесів переробки інформації

Можна виділити наступні рівні технологічного процесу переробки інформації:

• 1-й рівень – це рівень, де реалізуються порівняно тривалі технологічні процеси, які складаються з операцій і дій наступних рівнів. Поняття етапу інформаційної технології розглянемо на прикладі.

Наприклад, як слід розуміти етап інформаційної технології? Так, технологія створення шаблона форми документа в середовищі текстового процесора Word ХХ. складається з наступних етапів:

Етап 1 - створення постійної частини форми у вигляді текстів і таблиць;

етап 2 - створення постійної частини форми у вигляді кадру, де розміщують рисунок;

етап 3 - створення змінної частини форми;

етап 4 – захист і збереження форми.

• 2-й рівень інформаційної технології – це рівень операції , в результаті виконання яких буде створено конкретний об’єкт в вибраному на 1-му рівні програмному середовищі. Поняття операції інформаційної технології теж розглянемо на прикладі.

Наприклад: як слід розуміти операцію інформаційної технології?

Розглянемо етап 2 технології створення постійної частини форми документа у вигляді кадру в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Він складається з наступних операцій:

- операція I - створення кадру;

- операція 2 - налагодження кадру;

- операція 3 - впровадження в кадр рисунка.

• 3-й рівень інформаційної технології – це рівень дії. Його розглядають - як сукупність стандартних для кожного програмного середовища прийомів роботи, які приводять до виконання поставленої у відповідній операції цілі. Кожна дія змінює вигляд екрана. Для більш чіткого уявлення про поняття дії в інформаційній технології, звернемось до прикладу.

Наприклад: як слід розуміти дію інформаційної технології?.

Розглянемо операцію 3 - впровадження в кадр рисунка в середовищі текстового процесора Word ХХ.0. Вказана операція складається з наступних дій:

• дія 1 - встановлення курсору в кадрі;

• дія 2 - виконання команди Вставка, Рисунок;

• дія 3 - встановлення значень параметрів в діалоговому вікні

• Нарешті, 4-й рівень інформаційної технології –це рівень елементарних операцій по управлінню мишкою і клавіатурою. Звернемося до прикладу елементарної операції інформаційної технології.

Наприклад: як слід розуміти елементарну операцію інформаційної технології?

Це може бути введення команди, натискання правої кнопки миші, вибір пункту меню і т.п.

Тут необхідно розуміти, що освоєння інформаційної технології і подальше її використання повинні зводитись до того, що:

• Спочатку потрібно оволодіти набором елементарних операцій, кількість яких обмежена..

• З цього обмеженого числа операцій в різних комбінаціях складається дія,

• З дій, також в різних комбінаціях, складаються операції,

• Останні визначають той або інший технологічний етап.

• Сукупність технологічних етапів утворює технологічний процес (технологію).

Технологічний процес необов’язково повинен складатись з усіх рівнів, вказаних на рис. 2.1, він може починатись з будь-якого рівня і не включати, наприклад, етапи або операції , а складатись тільки з дій. Для реалізації етапів технологічного процесу можуть використовуватись різні програмні середовища.

Інформаційна технологія, як і будь-яка інша, повинна відповідати наступним вимогам:

1. забезпечувати високий ступінь поділу усього процесу оброблення інформації на етапи ( фази), операції , дії;

2. включати весь набір елементів, необхідних для досягнення поставленої мети;

3. мати регулярний характер.

Етапи, дії, операції технологічного процесу можуть бути стандартизовані і уніфіковані, що дозволяє більш ефективно здійснювати цілеспрямоване управління інформаційними процесами.

Розділ 3. Поняття інформаційних технологій для управління офісом й прийняття рішень

3.1 Інформаційні технології автоматизації офісу

Характеристика і призначення

Історично автоматизація почалася на виробництві і потім розповсюдилася на офіс. Спочатку автоматизація офісу мала на меті лише автоматизацію рутинної секретарської роботи. З розвитком засобів комунікацій, автоматизація офісних технологій зацікавила фахівців і управлінців. Вони побачили можливість підвищити продуктивність своєї праці шляхом впровадження автоматизації офісних технологій..

Автоматизація офісу покликана не замінити існуючу традиційну систему комунікації персоналу (з її нарадами, телефонними дзвінками і наказами), а лише доповнити її. Використовуючись спільно, обидві ці системи дозволяють:

1. забезпечити раціональну автоматизацію управлінської праці;

2. надати якнайкраще забезпечення управлінців інформацією.

Офісні автоматизовані технології використовуються управлінцями, фахівцями, секретарями і конторськими службовцями. Причини привабливості автоматизованого офісу для менеджерів усіх рівнів управління можна назвати наступні:

1. Автоматизований офіс привабливий у фірмі тому що підтримує внутрішньофірмовий зв'язок персоналу;

2. Автоматизований офіс привабливий у фірмі том, що надає персоналу управлінців нові засоби комунікації із зовнішнім оточенням.

Інформаційна технологія автоматизованого офісу включає організацію і підтримку комунікаційних процесів як усередині організації, так і із зовнішнім середовищем на базі комп'ютерних мереж і інших сучасних засобів передачі і роботи з інформацією.

Рис 3.1. Основні компоненти інформаційної системи автоматизації офісу

Офісні автоматизовані технології привабливі для групового вирішення проблем. Офісні автоматизовані технології дозволяють підвищити продуктивність праці секретарів і конторських працівників і дають їм можливість виконувати зростаючий об'єм робіт. Проте ця перевага є другорядною в порівнянні з можливістю використання автоматизації офісу як інструмент для вирішення фахових проблем. Перш за все, тому, що поліпшення ефективності рішень, що приймаються менеджерами, можуть забезпечити економічне зростання фірми. В даний час відомі декілька десятків програмних комп’ютерних продуктів і некомп'ютерних технічних засобів, що забезпечують технологію автоматизації офісу, див Рис. 3.1.

Можна назвати наступні найбільш поширені програмні продукти для комп’ютеризації офісу: текстовий процесор, табличний процесор, електронна пошта, електронний календар, аудіопошта, комп'ютерні конференції і телеконференції, відеотекст, зберігання зображень, спеціалізовані програми управлінської діяльності: ведення документів, контролю за виконанням наказів і т.д.

Характеристики

Список файлов курсовой работы