Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Рис. 10. Диалоговое окно Организатор стилей

Стиль можно сделать доступным во всех документах или документах, основанных на конкретном шаблоне³.

Стиль можно копировать из шаблона, в котором он сохранен в другой шаблон или документ, основанный на другом шаблоне. Нет смысла создавать уже существующий стиль, когда можно его скопировать.

Если в существующем документе или шаблоне уже имеется стиль с таким же именем, как и копируемый, Microsoft Word потребует подтверждения замены параметров существующего стиля на параметры копируемого стиля.

Для удобства использования стили, доступные во всех шаблонах, сведены в Библиотеку стилей, которая доступна через одноименное окно диалога. Данное средство предоставляет возможность не только выбрать, но и визуально оценить, как будет выглядеть документ, если воспользоваться тем или иным шаблоном. Все это можно сделать, не покидая окна диалога «Библиотека стилей». Любой из встроенных шаблонов можно применить к документу и увидеть образец измененного текста. Подобрав устраивающий шаблон, следует нажать ОК, в результате чего в документ будет перенесены элементы формата выбранного шаблона. Сам же шаблон останется без изменений. Библиотека стилей — очень удобное средство, с помощью которого также, как и с помощью окна диалога «Организатор» можно скопировать стили любых шаблонов.

Рис. 11. Библиотека стилей

1. .Шаблоны

Деятельность любого учреждения невозможна без канцелярской работы, которая всегда, даже при наличии компьютерной техники, существенно облегчающей канцелярский труд, сопровождается огромным количеством формуляров, справок, служебных записок и т.д. Все эти формы создаются по определенным правилам, имеют свои особенности. Создать любую нужную форму не составит труда, если вы имеете шаблон этой формы.

Шаблон — это совокупность параметров документа, предназначенная для многократного использования. В состав шаблона входят:

• Форматы текста (стили)

• Форматы страницы (поля, отступы, колонтитулы и т.д.)

• Специальные панели инструментов

• Элементы главного окна Microsoft Word (вертикальная и горизонтальная линейки, полосы прокрутки, меню

• Элементы автотекста

• Макросы

• Дополнительные кнопки для макросов и команды меню, запускающие их

По умолчанию все документы основаны на обычном шаблоне, который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры, панелей инструментов, стандартные встроенные стили. Он не содержит макросов, элементов автотекста. Со временем, он может видоизменяться по мере ввода в него различных установок. Шаблон «Обычный» является общим шаблоном, так как он лежит в основе не только любого документа, но и любого шаблона. Создав документ, внеся в него установки форматирования, элементы автоматизации, в дальнейшем можно сделать его шаблоном. Создавая документы на основе разработанного шаблона, пользователь получает возможность использовать все сделанные ранее установки. Их не нужно выполнять заново, они успешно будут работать в новом документе так же, как и в предыдущем документе, который был сделан шаблоном.

Для того чтобы предоставить возможность видоизменить специальный шаблон, а также созданные на его основе документы, в Microsoft Word установлены следующие приоритеты:

• Специальный шаблон имеет приоритет над общим

• Документ имеет приоритет над специальным шаблоном

То есть установки в документе блокируют сделанные ранее установки в шаблоне, на основе которого создан документ, а установки специального шаблона блокируют установки шаблона «Обычный». Это значит, что можно видоизменять шаблон, не опасаясь, что он в итоге примет установки шаблона «Обычный».

Если созданный шаблон использовать для какого-то определенного типа документов (например, только для создания определенных форм), то такой шаблон называется специальным. Как правило, специальные шаблоны имеют определенное форматирование текста, страницы, а также могут иметь элементы автоматизации, настройки меню, панелей.

Обратимся к элементам, информация о которых хранится в шаблоне. Эти элементы становятся доступными во всех документах, основанных на конкретном шаблоне:

• Надписи и рисунки, колонтитулы, поля для вставки даты, времени и сведений об авторе, стандартный текст, эмблемы компаний, название документа и т.д.

• Поля страницы и другие параметры макета страницы, которые устанавливаются в окне диалога «Параметры страницы»

• Стили

• Макросы

• Текст и рисунки, сохраненные в качестве элементов списка автотекста

• Специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон например, «Обычный», чтобы можно было использовать их в других шаблонах основанных на «Обычном». Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в Microsoft Word в качестве общего шаблона.

По умолчанию в Microsoft Word при работе с документом используются только элементы, принадлежащие шаблону, присоединенному к этому документу, или шаблону «Обычный» (автотекст, макросы и специальные панели инструментов, настройки меню и оперативные клавиши). После загрузки шаблона все хранящиеся в нем элементы становятся доступными для любого документа, открытого во время текущего сеанса работы в Microsoft Word.

Надстройки — это дополнительные программы, расширяющие возможности Microsoft Word, предоставляя в распоряжение пользователя дополнительные специальные команды и новые функции.

Для загрузки надстройки или шаблона при каждом запуске Microsoft Word, необходимо скопировать надстройку или шаблон в папку автозагрузки, указанную на вкладке «Расположение» окна диалога «Параметры» меню Сервис.

Для того чтобы шаблоны и надстройки загружались автоматически при открытии Microsoft Word, их следует скопировать и сохранить в папке автозагрузки Microsoft Word. После этого Microsoft Word будет открывать шаблоны, сохраненные в папке автозагрузки, в качестве общих. Кроме того, загрузка шаблона в качестве общего дает возможность использовать его сразу в нескольких документах.

Для создания документа на основе готового шаблона достаточно выбрать команду Создать меню Файл и указать в списке нужный шаблон.

Но можно создать новый шаблон. Условно можно предложить два способа создания шаблона:

• Изменить документ, созданный на основании какого-то шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона

• Создать документ, основанный изначально на шаблоне «Обычный», внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить в качестве нового шаблона

Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но если среди имеющихся встроенных шаблонов нет ничего, что соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон «Обычный», а созданный шаблон не будет содержать этих элементов. Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься Microsoft Word как специальный. Затем можно создать макрос и элементы автотекста.

Процедура внесения изменений в шаблон через документ была уже описана в §1 данной главы, «Использование стилей». Смысл этой процедуры сводится к изменению параметров форматирования документа, при этом также можно пользоваться окном диалога «Организатор» для копирования стилей из других шаблонов. Для внесения изменений непосредственно в автотекст, макрос, специальные панели инструментов и т.д. используются общие команды меню. В заключение документ сохраняется в качестве шаблона, после чего внесенные изменения будут доступны во всех документах, которые будут создаваться в дальнейшем на его основе.

1. . Структура документа

Режим структуры документа предусмотрен в качестве специального режима, в котором заголовки различных уровней связаны с подзаголовками и текстом. Для работы в этом режиме обязательно должны быть использованы стандартные стили заголовков различного уровня, принятые для обычного режима. В структуре могут быть использованы все девять видов встроенных заголовков различного уровня от первого до девятого. При этом для всех уровней заголовков используется один уровень текста.

Использование режима структуры обеспечивает следующие удобства при работе над документом:

• Если установить сворачивание документа до уровня заголовков с выведением первой строки раздела, можно, использовать режим структуры для быстрого просмотра больших документов

• Можно легко перемещаться по документу, сворачивая и разворачивая отдельные разделы

• Режим структуры удобно использовать для редактирования. Выделяя отдельные заголовки и используя кнопки панели структуры, их можно перемещать вместе со связанным с ними текстом

• Структура документа может использоваться для создания нумерованных заголовков

Режим структуры документа по сравнению с обычным режимом имеет следующие особенности:

• На месте линейки расположена панель «Структура»

• Отформатированные заголовки и текст имеют различные отступы, соответствующие их уровню

• Слева от каждого заголовка имеется значок плюс или минус

Работая в режиме структуры документа можно устанавливать уровни просмотра заголовков:

• Просмотр всех уровней заголовков без текста

• Просмотр всех уровней с первой строкой текста

• Просмотр отельных уровней

Можно изменять назначенный уровень заголовка, повышая или понижая его до следующего уровня или до уровня текста.

Рис. 12. Панель инструментов Структура

Характерная для режима структуры панель инструментов «Структура» позволяет осуществлять преобразование структуры документа.

В режиме структуры рядом с заголовками расположены знаки плюс или минус. Знак плюс (+) означает, что с заголовком связаны заголовки более низкого уровня и простой текст. Знак минус (-) означает, что у этого заголовка нет подзаголовков и текста.

Формат заголовков каждого уровня определяется стилями. Первому уровню заголовка соответствует стиль Заголовок 1, второму уровню — Заголовок 2, и так далее до заголовка 9. Собственно тексту соответствует нормальный стиль. Стили заголовков и нормальный стиль являются предопределенными стилями, но с помощью окна диалога «Стиль» можно переопределить любой из стандартных стилей.

Конечно, структурировать документ можно и в обычном режиме или в режиме разметки страницы. Обычно так и поступают при работе с документом: вводят текст и назначают заголовкам определенные уровни. Однако, переключившись в режим структуры, можно сразу увидеть смысловую ошибку в назначении заголовку того или иного уровня. Повышая или понижая уровень заголовка с помощью кнопок панели инструментов «Структура», можно легко изменить уровень на соответствующий его содержанию.

Поэтому, для создания заголовков различного уровня удобно применять режим структуры документа.

Работа со свернутой до определенного уровня заголовков структурой упрощает следующие процедуры:

• Просмотр примерного содержания большого документа

• Перемещение в требуемый раздел большого документа

• Перемещение любого фрагмента документа, свернутого до заголовка определенного уровня, вместе со связанным с ним текстом

• Создание нумерованных заголовков

При свертывании документа исчезает текст, остаются только заголовки указанных уровней. Для изменения уровня отображаемых заголовков используются кнопки Заголовки 1 – 8 панели инструментов «Структура».

Кнопки Свернуть и Развернуть работают только применительно к выделенному фрагменту или заголовку, в котором установлен курсор.

Для того чтобы полностью свернуть/развернуть весь документ, нужно нажать кнопку Все. Если при этом будет выделен один из заголовков или фрагментов, в результате нажатия кнопки Все весь документ будет свернут полностью.

Можно установить режим просмотра свернутого документа с несколькими развернутыми строками после каждого заголовка. Для вывода на экран заголовков всех уровней и первой строки каждого раздела нажать кнопку Все, чтобы документ снова был развернут, а затем нажать расположенную рядом кнопку Показать первую строку.

При работе в режиме структуры можно достаточно просто перемещать как отдельные фрагменты текста, так и озаглавленные разделы. Для этих целей используются кнопки Переместить вверх и Переместить вниз.

Для перемещения фрагмента текста, его даже не нужно выделять, достаточно установить в нем курсор и нажать кнопку, соответственно перемещение вверх или вниз, соответственно. Фрагмент переместится на один абзац. Если требуется переместить целый раздел, достаточно свернуть документ любым из описанных выше способов (например, нажатием кнопки Все), установить в нем курсор и нажать соответствующую кнопку для перемещения вверх или вниз. Заголовок вместе со связанным с ним текстом переместится в выбранном направлении. Перемещение заголовков осуществляется аналогичным образом, то есть при каждом нажатии на кнопку Переместить вверх или Переместить вниз заголовок перемещается на одну позицию в структуре документа. Существует другой способ перемещения, аналогичный способу изменения уровня заголовка.

2. Глава II. Оформление документов

1. . Оглавление

Оглавление документа — это список заголовков указанных уровней с соответствующими номерами страниц.

Характеристики

Список файлов курсовой работы