46619 (607879), страница 4

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 4)

Форма для товаров (для ввода данных в таблицу «товары»);

Форма для поставщика (для ввода данных в таблицу «поставщики»);

Информация по департаментам (вывод на экран информации о получателях по департаментам);

Информация по поставщикам (выводит на экран информацию о товарах по поставщикам);

Информация по товарам (выводит на экран информацию о получателях по полученному товару).

2.1.3 Запросы

Запрос - способ отбора данных (записей), хранящихся в таблицах, или способ обработки данных, например сортировки. Для формулирования запросов используется язык SQL, а визуально запрос в Access представлен в виде окна с таблицей.

Для заказчика важно, чтобы база облегчила его работу по подсчету суммы товаров, что у получателей, что полученных товаров на складе.

MS Access дает возможность создать запросы нескольких видов многими способами:

Создание запроса с помощью конструктора;

Создание запроса в режиме конструктора;

Перекрестный запрос (создания запроса выводящего данные в контактном формате);

Повторяющиеся записи (создания запроса на поиск повторяющихся в простой таблице или запросе);

Записи без подчинений (создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице).

Рис. 2.15. Способы создания запросов.

На основе поставленной цели создаем перекрестный запрос, который выводить на экран таблицу, где выводится информация о поставщиках и о товарах, которые она поставляет. Перекрестный запрос дает возможность выводить общую сумму, максимум, минимум, дисперсию, отклонение и др. Воспользовавшись общей суммой, суммируем цену всех товаров (Рисунок 2.16.).

Рис. 2.16. Перекрестный запрос (поставщики и общая сумма товаров).

Одним из других требований било вывод на экран только нужный товар, нужного получателя. Для этого создаем простой запрос и ставим условия снизу этого поля с помощью квадратных скобок - [ ] – ставим условия, при выполнении которого выводится таблица с данными, а при неправильном заполнении пустую таблицу. Эти запросы могут бить по различным принципам: по фамилии, то дате получения, по названию товара и т.п. К примеру возьмем запрос по дате получения. Создаем простой запрос и ставим условия на поле «дата получения». После правильного набора даты программа выведет на экран все товары полученные на эту дату (Рисунок 2.17.)

Рис. 2.17. Запрос по дате получения.

В общем виде било создано запросов:

Запрос по дате получения получателем;

Запрос по дате получения товара на склад;

Запрос по фамилии получателя;

Запрос по поставщику (общая сумма товара) перекрестный запрос;

Запрос по товарам на складе.

Запрос является одним из важных элементов в базе данных, так как она выводит на экран нужную информацию при выполнении, какого не будь условия, выполняет математические исчисления, делает фильтр данных и др.

2.1.4 Отчеты

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В MS Access можно создавать отчеты различными способами и этот выбор зависеть от того где находится информация которая будет печататься (Рисунок 2.18. ):

Создание отчета в режиме конструктора (самостоятельное создание нового отчета);

Создание отчета с помощью мастера (автоматическое создание отчета на основе выбранных полей);

Автоотчет: в столбец (автоматическое создание отчета с полями, расположенными в один столбец);

Автоотчет: ленточный (автоматическое создание ленточных отчетов);

Мастер диаграмм (создание отчета с диаграммой);

Почтовые наклейки (создания отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек).

Рис. 2.18. Способы создания отчета.

Для работника склада важное значение имеет количество товаров на складе, накладная и информация о переданных товарах. В каждом из трех случаев создается отчет с помощью мастера.

Создаем отчет, где должно выводится информация о полученном товаре и доминирующим полем будет поле «департамент \ управление». Открываем мастер и выбираем поле «департамент \ управление» и добавляем его, также добавляем информацию о получателях из таблицы «получатели» кроме поля «получаемый товар», т.к. если она не вводится в этой таблице а выводится за счет связи то на экран выведется код присвоенный счетчиком, и по этой причине название товара добавляем из таблицы «товары». Чтобы отчет приобрел официальный вид с помощью конструктора добавим, с левого верхнего края отчета, логотип банка (Рисунок 2.19.).

База данных содержит в себе три отчета:

Департамент (доминирующее поле это «департамент»);

Накладная требования (полная информация о товаре и получателе);

Поставщики (доминирующим полем является поле «поставщик»).

Рис. 2.19. Отчет о получателях перед печатью.

2.1.5 Макросы

Макрос - набор команд, который позволяет автоматизировать выполнение операций или создавать новые операции. В большинстве программ Microsoft Office макросы представляют собой программы на языке Visual Basic, но в Access это не так: для создания макросов существует ограниченный набор специальных команд, a Visual Basic используется для написания более сложных процедур и функций. Существует и способ конвертации: макрокоманды можно запускать средствами Visual Basic. В окне базы данных Access есть специальная вкладка, позволяющая создавать и запускать макросы (Рисунок 2.20.).

Мы воспользуемся макросами для открытия запроса. Это необходима для дальнейшей работы с базой данных. При создании кнопочной формы MS Access не имеет функцию вывод на экран запросов. Поскольку заказчик требовал от нас запросы, которые мы уже создали.

Из всех созданных запросов по трем из них были созданы макросы:

Запрос по дате получения (запрос спрашивает дату покупки и выводит на экран таблицу по дате получения набранного ранее);

Запрос по поставщикам (запрос выводит на экран таблицу с общей суммой товаров и их общей сумме по поставщику, т.е. на какую сумму поставщик поставил товар);

Рис. 2.20. Создание макроса для открытия запроса

Запрос по фамилии получателя (запрос спрашивает фамилию получателя, чтобы вывести на экран таблицу со списком полученных им товаров).

2.1.6 Разработка пользовательского интерфейса

По моему мнению, разработка интерфейс является одной из самых важных для разработчика. Разработка интерфейса требует от разработчика польного понимания сферы автоматизации, т.к. он уже должен думать как ползовател, который в первый пользуется этой базой или программой. Она должна быт дружелюбной, красивой и полностью соответствовать теме работы. Только от интерфейса зависит, как быстро пользователь научится работать. От интерфейса зависит правильное и полное использование возможностей программы.

Для реализации технологии обработки данных в предметной области и организации эффективной работы необходимо все компоненты приложения сгруппировать по функциональному назначению и обеспечить удобный графический интерфейс пользователя. Кроме того, на экране должны присутствовать только необходимые для решения задач предметной области инструменты. При этом пользователь может решать задачи, не затрачивая усилий на поиск разрозненных объектов, реализующих эти задачи.

При создании интерфейса приложения особую роль играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя с данными базы. Формы построены таким образом, что практически любое действие пользователя вызывает реакцию системы, т.е. воспринимается как событие. С событием может быть связан та или иная процедура обработки события, расчетных данных, подготовку производных документов, вывод документов на печать и т.д.

В MS Access для создания интерфейса имеется специальный вкладыш в меню «Сервис» «Служебные программы» «Диспетчер кнопочных форм».

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.

Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Соблюдая все выше изложенное, создаем кнопочную форму для нашей базы данных. В главной кнопочной форме создаем кнопки:

Добавление данных:

Добавление информации о товарах;

Добавление информации о поставщиках;

Добавление информации о получателях;

Главное меню.

Отчеты:

Накладная;

Отчет по товарам на складе;

Отчет по департаментам;

Главное меню.

Информация по категориям:

Информация по департаментам;

Информация по товарам;

Информация по поставщикам;

Главное меню.

Запросы:

Запрос по дате получения;

Запрос по поставщикам;

Запрос по фамилии получателя;

Главное меню.

Выход.

Для красоты нашей кнопочной формы, которая презентует пользователю всю нашу адскую работу, вставляем в нее фотографию главного офиса ОАО «Ориенбанк» и логотип банка (Рисунок 2.21.)

Рис. 2.21. Интерфейс базы данных

2.2 Инструкция к применению

Разработчик выражает свою благодарность, что вы нашли время прочесть инструкцию к применению. База данных складского учета создана на MS Access и для его запуска в компьютере должно бит установлено пакет прикладных программ Microsoft Office. При простой установке она всегда присутствует на ряду с MS Word и MS Excel.

Файл базы данных называется «База данных складского учета», которая находится в одной папке с «инструкции к применению». Если в компьютере установлено выше указание приложения то двойным щелчком мыши вы откроете базу. Она в начале спросить пароль, который вам уже сообщил разработчик. После ввода пароля перед вами откроется кнопочная форма (интерфейс) базы. В этом окне расположены кнопки. Каждая кнопка предназначена для различных действий.

Добавление данных – кнопка сгруппировавшая в себе другие кнопки, которые вызывают формы для добавление данных. Вводимой в эти формы информаций заполняется база данных;

Отчеты – выводит на экран уже сформированные отчеты для печати;

Информация по категориям – эта кнопка содержит в себе формы, с помощью которых вы легко и удобно можете просмотреть информацию, по выбранной вами категории;

Характеристики

Список файлов курсовой работы