17370 (601147), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Порядок оформлення зведеної НС та НС структурного підрозділу

Зведену НС державного підприємства складають у чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з відповідним державним архівом або органом вищого рівня, якщо на підприємстві не створюються документи для Національного архівного фонду України.

Перший (контрольний) примірник зведеної НС зберігають у службі діловодства підприємства.

Другий передається до архіву підприємства для контролю за формуванням справ у структурних підрозділах.

Третій надсилається до відповідного державного архіву або органу вищого рівня, з яким погоджувалася зведена номенклатура справ.

Четвертий розподіляється за розділами між структурними підрозділами підприємства.

Підприємства недержавних форм власності можуть складати зведену НС у трьох примірниках, а якщо в них немає структурного поділу – у двох примірниках.

НС структурного підрозділу підприємства складають у трьох примірниках, на кожному з яких обов'язково проставляються гриф погодження з експертною комісією (далі – ЕК) і керівником архіву підприємства (посадовою особою, відповідальною за архів).

Перший (контрольний) примірник НС зберігається в структурному підрозділі.

Другий примірник передають до служби діловодства підприємства.

Третій примірник використовують для формування справ і пошуку необхідних документів.

Зведену НС підприємства, як і НС структурних підрозділів, щорічно не пізніше грудня переглядають і уточнюють. Після внесення змін їх передруковують та затверджують у керівника підприємства (структурного підрозділу) та впроваджують з 1 січня нового року. У разі створення, реорганізації, відкриття нових напрямків діяльності вносять зміни чи затверджують нову НС. Зазвичай під час оформлювання НС резервують додаткові індекси справ, залишаючи вільні місця, з метою внесення змін та доповнень, які виникають у разі виробничих потреб. Процедура погодження з архівними підприємствами у такому випадку обов'язкова.

Зведена НС підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом вищого рівня один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у власності майна, структурі, функціях та характері роботи підприємства.

Державні підприємства, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду, погоджують зведені номенклатури справ з ЕК органів вищого рівня.

Підприємства з недержавною формою власності після першого повідомлення відповідного державного архіву про створення НС надалі погоджують її з власною ЕК і затверджують підписом керівника підприємства.

Наприкінці року особа, відповідальна за діловодство у структурному підрозділі, додає до НС підсумковий запис про кількість і категорії справ, фактично сформованих за рік у структурному підрозділі. Керівник служби діловодства подає таку саму інформацію про кількість справ підприємства взагалі. Підсумковий запис зведеної НС засвідчує укладач (керівник служби діловодства) та керівник архіву підприємства (особа, відповідальна за архів).

Особливості оформлення НС

Текстову частину НС складають у формі таблиці, графами якої є індекси справ; заголовки справ; строки зберігання та номер статті за переліком; примітки.

До цього переліку в індивідуальних НС може додаватися також графа «Кількість справ» .

Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення, зроблене арабськими цифрами, – індекс справи. Індекс справи в номенклатурі складається відповідно до штатного розпису або переліку структурних підрозділів та порядкового номера справи в межах підрозділу.

У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставлять на кожному томі із зазначенням: т. 1. т. 2 тощо. Окрім розділів номенклатура справ може містити підрозділи. Індексування розділів відповідно до встановлених у діловодстві норм здійснюють арабськими цифровими позначками, розташовуючи їх від більшого до меншого. Так, розділ 01 «Розпорядча діяльність» може містити підрозділ 01.1 «Керівництво» , до складу якого входять заголовки справ з індексами 01.1-0/. 01,1-02, 01.1-03 тощо.

Після виконання документи групують у справи, яким присвоюються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Формування заголовків справ можна здійснювати за такими ознаками:

номінальна – формується за назвою виду документа, тобто до такої справи включено документи однієї видової назви, наприклад, протоколи;

авторська – до цієї справи долучають документи однієї тематики;

кореспондентська – на кожного кореспондента формується справа з листування, договірної діяльності, збуту, постачання однієї особи або організації;

географічна – класифікується як різновид кореспондентської, але в її основу покладено територіальні ознаки;

хронологічна – вміщує документи, згруповані за певний період діяльності, скажімо, бухгалтерську звітність.

Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона формується. Заголовок справи складається з:

назви виду справи (листування, журнал) або різновиду документів (накази, протоколи);

назви підприємства та структурного підрозділу, у якому створені документи;

назви підприємства або структурного підрозділу, яким адресовані або від яких одержані документи;

короткого змісту документів справи;

назви регіону або країни, з якими пов'язаний зміст документів справи;

зазначення періоду, до якого належать документи справи (дата);

інформації про наявність копій документів у справі.

У заголовках справ, що включають документи з одного питання, але не пов'язані послідовністю його ведення, вживається термін «документи», а після нього в дужках наводяться основні види документів справи. Наприклад:

Документи (розрахунки, аналізи, довідки) про стан і вдосконалення оплати праці, застосування різних форм оплати праці; про темпи росту продуктивності праці та середньої заробітної плати.

Термін «документ» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого законодавчого, нормативного або розпорядчого акта. Наприклад: „Документи до Закону України «Про діловодство»”.

У заголовках справ, де розглядається листування, зазначають кореспондента та короткий зміст документів.

Назви населених пунктів наводяться у такому порядку: село (селище), місто, район, область (Автономна Республіка Крим).

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначають період (місяць, квартал, рік), у якому створені документи. Наприклад:

План організаційно-технічних заходів підприємства на 2008 рік.

Якщо справа складається з кількох томів або частин, то спочатку формулюють її загальний заголовок, а потім, якщо потрібно, додають заголовки кожного тому (частини), що уточнюють зміст загального заголовка.

До зведеної номенклатури справ підприємства долучають:

назви справ, що фактично сформовані в діловодстві та відображають усі документовані ділянки роботи підприємства, у тому числі справи тимчасово діючих органів підприємства, наприклад, справи ліквідаційної комісії;

не завершені в діловодстві справи, що надійшли від підприємств-попередників для їх продовження, у тому числі реєстраційно-довідкові та контрольні картотеки, номенклатури справ;

справи, які формувалися впродовж кількох років або якщо їх вирішення триває більше одного року, і такі справи долучають до зведеної номенклатури справ кожного року впродовж усього терміну їх ведення або формування;

одну чи кілька справ із грифом «Для службового користування», якщо в діяльності підприємства створюється незначна кількість документів із цим грифом. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕПК». [3; C. 14]

До номенклатури справ не включають друковані видання; довідники (у тому числі телефонні); бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформацію.

Заповнення графи «Строк зберігання і номер статей за персиком» залежить від наукової та історико-культурної цінності документів відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затвердженого наказом Головархіву України від 20 липня 1998 року № 41 та відомчих (галузевих) переліків документів, переліків документів, які підлягають переданню на архівне зберігання, укладених відповідно до Методичних рекомендацій щодо порядку віднесення юридичних осіб до джерел формування НАФ та укладання списків та Методичних рекомендацій щодо порядку подавання документів юридичних осіб і громадян на експертизу цінності та організації її проведення з метою віднесення документів до Національного архівного фонду України та створеного на основі типового (галузевого) переліку документів підприємства, затвердженого його керівником.

Зазначені строки зберігання документів ЕК обов'язково уточнюють та перевіряють під час проведення експертизи цінності документів за Переліком типових документів із зазначенням строків зберігання або ж за переліком документів підприємства, створеним на основі типового. При цьому керуються Методичними рекомендаціями щодо складання відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням термінів їхнього зберігання.

Для документів, які не передбачені чинними переліками, строки зберігання встановлюються на підставі їх вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням з Центральною експертно-перевірною комісією (далі – ЦЕПК) Держкомархіву України або ЕПК державних архівів України, областей, міст Києва і Севастополя, ЕК підприємств.

Постійний строк зберігання мають справи, у яких відображено основні напрями діяльності організацій. Його доцільно встановлювати також для справ, які складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання, для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як «Доки мине потреба» або «До заміни новими». Ці справи зазвичай складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підпорядкованих їм, і містять у собі інструкції, методики роботи тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Позначку «ЕПК» проставляють у НС у випадках, передбачених Типовим або відомчим (галузевими) переліками документів, а також коли складно визначити конкретні строки зберігання тієї чи іншої справи, що вміщує різні документи.

У графі «Примітки» обумовлюються такі питання: особливості формування справ, встановлення строків їх зберігання; внесення нових справ; перехідні справи; відомості посадових осіб, відповідальних за формування справи; передання справи в архів підприємства або іншим установам для продовження ведення справи.

Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші НС. Якщо обсяг номенклатури справ незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не оформлюють, гриф затвердження в такому разі розташовують на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно з ДСТУ 4163-2003 розміщується на останньому аркуші НС під реквізитом «Підпис укладача».

Обов'язковими і можливими реквізитами індивідуальної номенклатури справ є зображення державного герба (01), зображення емблеми (02), код організації (04), код форми документа (05), назва організації вищого рівня (06), назва організації (07), назва структурного підрозділу (08), назва виду документа (10), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), місце складення чи видання документа (14), гриф затвердження (17), заголовок до тексту (19), текст (21), підпис (23), гриф погодження (24), візи (25).

Складання НС — відповідальний етап в організації діловодства, покладений в основу багатьох документних операцій: документообігу, реєстрації, оперативного зберігання, пошуку і, безумовно, має перспективне спрямування в організації роботи з документами, унеможливлює хаотичне зберігання документів, сприяє оперативному використанню управлінської інформації, вміщеної в документах.

2.5 Формування справ

Справа – це документи або один документ, пов’язані певним питанням.

Формування справ – це групування документів у справи відповідно до номенклатури.

Вимоги до групування документів у справи:

у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів. розмножених копій та документів, що підлягають поверненню (з відбитком штампа, що належить органу вищого рівня);

документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні (що завершуються наступного року) справи. Особові справи формуються впродовж усього часу роботи посадової особи на підприємстві;

документи, що підлягають включенню до складу Національного архівного фонду і передаються на державне (постійне) зберігання, та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років), зберігання формуються у різні справи.

Після завершення року або вирішення питання документи мають вміщуватися в окремі справи згідно з номенклатурою справ за такими принципами:

до однієї справи вмішуються документи тільки постійного зберігання, а до іншої – тимчасового;

Характеристики

Список файлов курсовой работы