17370 (601147), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Конфіденційне діловодство – це окремий напрям діловодства. Для забезпечення його ефективного функціонування важливе значення має розроблення спеціальної інструкції та додатків до неї, складання списку конфіденційної інформації, проставлення грифа обмеження доступу. При веденні конфіденційного діловодства слід приділити увагу відповідній підготовці документів, що містять комерційну таємницю, належному порядку робіт з ними, зокрема на електронних носіях.

Конфіденційне діловодство здійснюється шляхом вирішення комплексу організаційно-правових, інженерно-технічних, криптографічних та оперативно-пошукових заходів, спрямованих на запобігання розголошення інформації з обмеженим доступом та втратами її матеріальних носіїв. Технологічні процеси цієї практичної сфери діяльності загалом базується на тих самих принципах, що і загального (відкритого) діловодства, але відрізняються низькою суттєвих відмінностей.

До організаційно-технологіних особливостей конфіденційного діловодства належать:

жорстке регламентування складу документів та процесу документування, у т.ч. і стосовно проектів створюваних документів;

облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їх проекти;

реєстрування максимально повних даних про кожен документ обмеженого доступу;

фіксування проходження кожного документа та місця його перебування;

проведення систематичних перевірок наявності документів;

дозвільна система допуску до документів і справ;

суворі вимоги до умов зберігання документів і до їх використання;

персональна та обов`язкова відповідальність за облік, збереження документів і порядок користування ними [6; C. 9].

Сукупність організаційних, трудових та інших аспектів організації роботи з конфіденційною інформацією може бути подана в Інструкції з організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – Інструкція).

Основними завданнями локальної Інструкції є встановлення загальних правил збереження інформації, яка наявна у документах обмеженого доступу, єдиного порядку документування й організації роботи з документами, що містять комерційну таємницю (далі – КТ). Таку інструкцію розробляють для захисту підприємства від несанкціонованого витоку інформації. Для цього винаходять нові методи удосконалення роботи з документами, що містять КТ, методи організації захищеного документообігу та його упорядкування, принципи оптимізації технологічних процесів роботи з документами, що містять КТ.

При розробці Інструкції слід керуватися Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року №1893, Інструкцією про порядок відбору та передавання секретних документів на архівне зберігання, затвердженою спільним наказом Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації і Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (нині Держкомархівом України) від 3 березня 1997 року № 25/7 та відомчими нормативно-правовими та нормативно-методичними актами.

Усі працівники, які займаються веденням діловодства на підприємстві, мають бути ознайомлені з правилами та положеннями Інструкції під розписку при прийнятті на роботу, а також у разі внесення до неї змін або доповнень.

Інструкція може складатися з таких розділів:

Загальні положення.

Перелік відомостей, що становлять КТ.

Підготовка службових документів, що містять КТ.

Порядок роботи з документами, що містять КТ, на електронних носіях.

Прийняття і облік документів, що містять КТ.

Розмноження і розсилання (відправлення) документів.

Формування справ виконаних документів.

Відбір документів для зберігання і знищення.

Забезпечення збереження документів. Перевірка їх наявності.

Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків.

До Інструкції можуть додаватися численні додатки, як то:

Акт про відсутність вкладень у конверті (пакеті);

Журнал обліку документів та видань з грифом «КТ»;

Картка обліку документів та видань з грифом «КТ»;

Журнал обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

Картка обліку магнітних носіїв інформації з грифом «КТ»;

Журнал обліку та розподіл видань з грифом «КТ»;

Картка обліку справ і видань, що містять гриф «КТ»;

Опис справ постійного зберігання;

Акт про знищення документів і справ, що не підлягають зберіганню;

Акт перевірки наявності та стану документів і справ;

Журнал обліку бланків тощо.

Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом можуть урегульовуватися окремою інструкцією або ж долучатися до цієї. У такому разі окремими розділами Інструкції можуть бути:

Підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання;

Складання і оформлення описів справ та актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

Оформлення справ з обмеженим доступом;

Передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання;

Зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах.

1.4 Складання фірмового бланку підприємства

Кожне нове підприємство прагне створити свій унікальний імідж, якимсь чином виділитися серед сотень конкурентів. Складові іміджу підприємства – логотип і девіз, дизайн реклами, фірмові ручки, пакети, теки і, звичайно ж, певний стиль оформлення ділової документації, так звані фірмові бланки, що надають вихідним документам презентабельний вигляду. Створити фірмовий бланк документа нескладно.

Зазвичай у фірмовий бланк підприємства, окрім елементів дизайну, додають ті реквізити, які зустрічаються в більшій частині однотипних документів. Це, в першу чергу, логотип (зображення емблеми організації або товарного знаку), назва компанії і додаткова інформація про неї (адреса, телефон, номер банківського рахунку та ін.).

Створимо фірмовий бланк вигаданої підприємства «Будсервіс». Цей бланк у верхній частині містить логотип, назву підприємства і додаткову інформацію про неї, а в нижній – девіз компанії.

При створень бланка виконаємо такі операції в Microsoft Word:

1. Створити новий шаблон документа:

Виконати команду Файл > Створити, потім:

на панелі управління Створення документа, що відкрилося в правій частині вікна Microsoft Word, вибираємо пункт Загальні шаблони;

у діалоговому вікні Шаблони на закладці Загальні виділяємо Новий документ;

у правій частині діалогового вікна вибираємо опцію Шаблон і натискаємо кнопку ОК.

2. Задати параметри сторінки:

Виконуємо команду Файл > Параметри сторінки і вибрати формат паперу А-4, потім на закладці Поля вибрати величину полів згідно ДСТУ 4361-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів верхнє, нижнє і ліве поля документа – 2 см, а праве – 1,5 см.

Універсальний фірмовий бланк можна використовувати як для односторінкових, так і для багатосторінкових документів. Докладну інформацію про підприємство (адреса, телефон і т. п.) розмістимо тільки на першій сторінці документа, а для всієї решти сторінок створимо спрощений варіант бланка, який міститиме тільки назву підприємства і логотип. Для цього необхідно перемкнутися на закладку Джерело паперу діалогового вікна Параметри сторінки (меню Файл) і включити опцію Розрізняти колонтитули першої сторінки, також перевірити відстані від колонтитулів до краю сторінки (не повинні перевищувати 1,25 см).

3. Додати в шаблон елементи фірмового бланка:

Зробимо доступними ділянки колонтитулів документа. Для цього необхідно виконати команди Вигляд > Колонтитули.

Використовуючи найзручніший спосіб розміщення реквізитів документа, які будуть включені у фірмовий бланк, – застосувати «приховану» таблицю. У ділянку верхнього колонтитулу вставити таблицю, що складається з трьох стовпців і двох рядків. Для цього виконаємо команди Таблиця > Вставити > Таблиця і задамо кількість стовпців і рядків майбутньої таблиці. Об'єднаємо деякі ячейки, щоб надати таблиці потрібну форму для розміщення елементів бланка. Це можна зробити різними способами. Наприклад, натиснути на кнопку Об'єднати ячейки на панелі інструментів Таблиці і межі.

При роботі з таблицями дуже зручно використовувати цю панель інструментів. Щоб відобразити її на екрані, виконаємо команди меню Вигляд > Панелі інструментів > Таблиці і межі. А перш ніж об'єднувати ячейки, необхідно їх виділити.

У першому елементі таблиці розмістимо логотип підприємства. Для цього виконаємо команди меню Вставка > Малюнок > З файлу, відкрити диск і теку, в якій зберігається графічний файл з логотипом, виділимо його і натиснемо кнопку Вставити.

При необхідності можна зрадити розмір доданого малюнка. Для цього потрібно клацнути на ньому мишею і «перетягнути» один з кутових маркерів виділення на рамці навколо малюнка.

Змінимо розмір елементу таблиці, в якій знаходиться логотип, підігнавши його під розмір малюнка. Для цього потрібно «перетягнути» межу осередку за допомогою миші.

Тепер набираємо назву компанії, адресу і банківські реквізити в решті елементів таблиці, а також змінюємо шрифт і вирівнюємо текст. На панелі інструментів Таблиці і межі є група кнопок, що відповідають за вирівнювання даних усередині елементів таблиці, а також вид вирівнювання для виділених елементів таблиці.

Далі зробимо таблицю «невидимою», тобто відключимо в таблиці всі межі, окрім нижньої. Це створить враження візуальної межі між елементами бланка і основним документом. Для цього: виділимо всю таблицю і виконаємо команди меню Формат > Межі і заливка; на закладці Межа вибираємо потрібний тип лінії; клацнути мишею на зразку (у правій частині вікна Межі і заливка) на тих лініях, які хочемо прибрати, тим самим відключаючи їх; залишимо тільки нижню лінію.

З верхнім колонтитулом закінчили.

Тепер додамо текст у нижній колонтитул і відформатуємо його. Щоб зробити «наочною» лінію над нижнім колонтитулом, необхідно виділити текст у ньому, а потім ще раз виконати команди Формат > Межі і заливка. Повторимо ті самі дії, що і для таблиці, тільки тепер залишимо верхню межу.

Усі елементи додані для першої сторінки фірмового бланка. Щоб вийти з ділянки колонтитулу, необхідно двічі клацнути в порожньому місці документа поза колонтитулом. Ми побачимо, що всі додані елементи забарвилися в світло-сірий колір. Це свідчить про те, що елементи знаходяться у колонтитулах. Якщо виконати попередній перегляд перед друком (кнопка Попередній перегляд) на панелі інструментів Стандартна, побачимо, що створений бланк на папері виглядатиме нормально.

Перейдемо до створення бланка другої сторінки. По-перше, додамо ще одну порожню сторінку документа. Для цього поставимо курсор введення в порожній рядок документа і натиснемо комбінацію клавіш Ctrl+Enter. Оскільки при завданні параметрів сторінки ми включили опцію Розрізняти колонтитул першої сторінки, то ми побачимо, що на доданій сторінці колонтитули будуть порожні. Далі залишилося скопіювати зміст колонтитулів першої сторінки на другу і трохи відредагувати їх. Для цього:

дважди клацнемо мишью у ділянці верхнього колонтитулу на першій сторінці;

виділимо таблицю;

клацнемо на виділеній таблиці правою кнопкою миші і виберемо команду Копіювати;

клацнемо правою кнопкою миші у області верхнього колонтитулу на другій сторінці і виберемо команду Вставити;

виділимо елементи таблиці, що містять інформацію про компанію, і видалимо цей рядок таблиці: Таблиця > Видалити рядки;

аналогічним чином скопіюємо нижній колонтитул.

Ми закінчили роботу над шаблоном фірмового бланка.

4. Зберігаємо шаблон фірмового бланка

При збереженні шаблонів слід враховувати декілька особливостей.

Виконуємо команди Файл > Зберегти, Word зберігає файл не в папці Мої документи, як завжди, а в спеціальній папці Шаблони. Щоб дізнатися, де знаходиться ця папка у комп'ютері, натисніть кнопку списку в полі Папка діалогового вікна Збереження документа. Можна зберегти шаблон у будь-якій іншій папці, але при створенні документа він був показаний у вікні Створення документа, його потрібно зберегти саме у пропонованою програмою папці Шаблони.

У полі Ім'я документа надрукуємо назву фірмовий бланк. У полі Тип файлу вказаний рядок Шаблон документа (^*.dot). Усі шаблони мають розширення *.dot. Натискаємо кнопку Зберегти.

1.5 Розрахунок чисельності персон

На підставі пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України (далі – ГК) підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розклад.

При визначенні підприємством, яке створилося чисельності необхідних працівників або відповідних фахівців враховуються виробничий і технологічний цикли (де є виробництво), виконувані роботи або послуги, що надаються, з урахуванням перспектив розвитку підприємства, чисельність найнятих працівників, а також цілі і завдання, що стоять перед підприємством. Виходячи з цього, власник або уповноважений ним орган самостійно або спільно з відділом праці і заробітної платні (ВПіЗ), якщо такий є в організаційній структурі управління підприємством, розраховує необхідну кількість фахівців для ефективного і якісного виконання поставлених завдань. Багато підприємств, де немає ВПіЗ, досягають ефективної чисельності найнятих працівників шляхом проб і помилок.

В Україні діють Міжгалузеві нормативи чисельності працівників, зайнятих підбором, розстановкою, підвищенням кваліфікації і обліком кадрів (далі – нормативи), затверджені наказом Міністерства праці і соціальної політики України від 18 грудня 2003 року № 341 (далі – Наказ № 341). Дані нормативи передбачені для фахівців кадрової служби, які виконують роботи не тільки з обліку кадрів, але і зайняті підбором кадрів, розстановкою і підвищенням їх кваліфікації (перепідготовкою) працівників. Міжгалузеві нормативи передбачені для визначення чисельності працівників відділу кадрів або іншої кадрової служби, тому їх рекомендується враховувати при складанні штатного розпису підприємства.

Указані нормативи розрахунку чисельності містять підготовчо-завершальний час, час на обслуговування робочого місця, час відпочинку і на особисті потреби, включаючи фізичні паузи, в обсязі 10 % від оперативного часу. Наведені норми встановлені на виконання робіт одним працівником у людино-годинах для виконання одиниці об'єму робіт (один звіт, одна заявка, одна відомість, одна вакансія та ін.). Якщо на підприємстві необхідно провести розрахунок кількості працівників відділу кадрів, зайнятих тільки обліком кадрів, роботодавець може самостійно визначити чисельність працівників кадрової служби. Таке право йому дане пунктом 3 статті 64 ГК.

При визначенні кількості фахівців відділу кадрів (кадрової служби), слід також враховувати загальну чисельність працівників підприємства, кількість структурних підрозділів на підприємстві, обсяг робіт, що виконуються на персональних комп'ютерах (ПЕОМ), чисельність військовозобов'язаних і допризовної молоді, а також інтенсивність руху кадрів.

Функції, права і обов'язки структурних підрозділів відповідно до пункту 2 статті 64 ГК підприємства визначаються положеннями про них, які затверджуються в порядку, визначеному статутом підприємства або іншими засновницькими документами. Окрім структурних підрозділів, підприємство, згідно пункту 4 статті 64 ГК має право створювати філіали, представництва, відділення та інші відокремлені підрозділи. Такі відокремлені підрозділи не мають статусу юридичної особи і діють на підставі положення про них, затвердженого підприємством. Проте кадровий документообіг цих відокремлених підрозділів може здійснюватися через головний підрозділ, що оговорюється в положеннях про підрозділи.

Характеристики

Список файлов курсовой работы