17370 (601147), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Зменшити кількість документів, які проходять через кабінет керівника, допомагає бездокументне спілкування: розвиток між керівниками підприємств ділових стосунків, що базуються на довірі, вирішення питань на підставі максимально лаконічного листування: розвиток бездокументних засобів обміну інформацією (телефон, спілкування в режимі оn-lіпе).

Основним чинником, який сприяє зменшенню кількості документів, що перебувають на розгляді керівника, є достатньо повне делегування повноважень, серед них - і права підпису певної категорії документів. Зазвичай делегування повноважень супроводжується посиленням функцій контролю: чим більша довіра до підлеглих, тим більшою має бути впевненість у тому, що вони правильно виконують делеговані їм функції.

Можливості зменшення навантаження керівника вбачаються в аналізі складу цього документопотоку, визначенні ступеня та періодичності і розширенні на їх основі складу постійної інформації вхідних та вихідних документопотоків з подальшим делегуванням повноважень розгляду та підписання документів.

Графік документообігу

Графік документообігу (далі – Графік) дає змогу простежити весь «життєвий цикл документа»; від створення або одержання до виконання або надсилання. Його додають до Інструкції з діловодства підприємства. Досить часто цей графік може мати табличну форму фіксації інформації (Додаток 3). У ньому фіксуються всі дії, здійснювані в процесі роботи з документом (зазначаються виконавці, наводяться необхідні характеристики виконуваних операцій). Графік документообігу підприємства – це зведений графік, окремими складовими якого є графіки документообігу структурних підрозділів. Така форма організації Графіка є доцільною, оскільки дає змогу врахувати особливості складу документації і технологію роботи з документами окремого структурного підрозділу. Розділами Графіка будуть назви структурних підрозділів.

Графік розробляється структурними підрозділами під керівництвом служби діловодства й затверджується керівником підприємства або окремим розпорядчим документом керівника підприємства – зазвичай наказом.

Зміни до Графіка, як і до інших нормативно-методичних документів з організації діловодства, вносяться наказами керівника підприємства. У разі великої кількості суттєвих змін затверджується новий графік.

Відповідальність за дотримання Графіка, як і за своєчасне і якісне створення документів, вчасне внесення до інформаційної бази підприємства, інформаційну достовірність, покладено на авторів документа та осіб, які його підписали.

На доповнення Графіка на підприємствах можуть створюватися оперограми (організаційний документ, що регламентує процес обробки вхідних або вихідних документів: таблиця, рядки якої призначені для операції обліку, реєстрації, узгодження тощо, а стовпчики – для відповідальних виконавців) руху певної групи документів. Етапи роботи з документами, які набувають реального вираження в документі чи його складових (реквізитах), є графами оперограми, поданої у табличній формі. Заголовками – структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за певний стан документа.

Етапами видання розпорядчих документів при одноосібному прийнятті рішень можуть бути:

ініціювання рішення (обґрунтування та необхідність видання розпорядчого документа);

збір та аналіз інформації з певного питання;

підготовка проекту розпорядчого документа;

погодження проекту розпорядчого документа;

внесення проекту розпорядчого документа на розгляд (керівник);

прийняття рішення (підписання, реєстрація документа);

доведення розпорядчого документа до виконавців;

організація контролю за виконанням розпорядчого документа.

Маршрут документа

У системі документообігу існує поняття «маршрут документа». Під маршрутом документа розуміють перелік окремих елементів технологічного процесу створення та обробки документа, кожен з яких може характеризуватися такими параметрами:

дата надходження документа;

строк виконання в днях;

дата фактичного виконання;

код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку цього етапу певного технологічного процесу;

код відділу і табельний номер працівника, відповідального за обробку попереднього етапу певного технологічного процесу;

очікуваний статус документа в системі документообігу;

набутий статус документа в системі документообігу;

примітки;

шлях та ім'я файлу, пов'язаного з поточним станом документа.

Зазвичай маршрут документа відтворюють у табличній формі, яка фіксує зміну стану певного документа, виокремлюючи незакриті стани кольором або ж словесним підтвердженням теперішнього стану документа. Так, початкові етапи роботи з клієнтами можуть позначатися зворотами «на введенні» (даних), «передано на авторизацію». Довідкова інформація щодо теперішнього стану документа викликається з автоматизованого робочого місця. На практиці здебільшого створюють маршрути на комплекси документів – первинні та вторинні. Наприклад, заява про надання кредиту породжує підписання з клієнтом договору про надання кредиту, графіка погашення платежу, ознайомлення з тарифами операцій тощо.

2.3 Оформлення журналів реєстрації

У практичній діяльності служби діловодства організацій використовують такі форми реєстрації документів – журнали реєстрації, реєстраційно-контрольні картки та автоматизовану реєстрацію документів.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, далі – Примірна інструкція).

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються на підприємстві лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп: вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовним позначенням структурного підрозділу. Наприклад, номер документа 01-05/128 включає: 01 – індекс структурного підрозділу, 05 – номер справи за номенклатурою, 128 – порядковий номер документа в журналі реєстрації.

Згідно з Примірною інструкцією, журнали реєстрації документів мають включати такі графи (додаток 4): дата надходження та індекс документа; кореспондент (фіксують назву підприємства, з якого надійшов документ або, якщо документ вихідний, куди його надіслано); короткий зміст (вносять назву документа та заголовок до тексту документа); резолюція або кому направлено документ (переноситься основний зміст доручення, зазначається прізвище автора та дата; цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа і у разі, якщо на документі немає резолюції, то зазначається прізвище, ініціали, посада виконавця, до якого направлено документ, і дата направлення); позначка про виконання документа (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання, індекс документа-відповіді) [1; C. 21].

У разі потреби журнал можна доповнювати також іншими графами: виконавець, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо.

Нормативними документами не визначено порядок заповнення журналів, але з огляду на те, що реєстрація документів проводиться для забезпечення зберігання документів, оперативного пошуку необхідної інформації, для надання їм юридичної сили, рекомендується докладно заповнювати всі графи журналів реєстрації документів.

На великих підприємствах з обсягом документообігу понад 600 документів на рік використовуються реєстраційно-контрольні картки, що підвищує оперативність знаходження документів та одночасно знижує трудомісткість процесу реєстрації порівняно з журнальною формою.

2.4 Розроблення номенклатури справ

Номенклатура справ (далі – НС) – це обов'язковий для кожної юридичної особи систематизований перелік назв справ, що формуються у діловодстві із зазначенням строків зберігання (ст. І Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» 24 грудня 1993 року № 3814-ХІІ). У ДСТУ 2732-2004 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення понять» зазначено, що номенклатура справ – це систематизований перелік справ, до якого входять документи, подібні за змістом і належністю, із зазначенням строку їх зберігання [3; C. 9].

НС є обов'язковим для кожного нового підприємства інформаційним довідником, який складають для створення єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документ за змістом і видом та їх вибору для включення до складу Національного архівного фонду, відомчого архіву, архіву підприємства.

За сферою використання розрізняють типову, примірну та індивідуальну номенклатури справ.

Типова НС має нормативний характер, тобто обов'язковий для впровадження без жодних винятків. Вона передбачає типовий склад справ для підприємства, однорідних за характером діяльності та структурою; єдину систему індексації документного масиву.

Примірна НС установлює примірний склад справ для підприємств, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендований характер.

Типові та примірні НС створюють органи вищого рівня для підприємств, що належать до сфери їх відомчого підпорядкування. Вони використовуються цими підприємствами як навчально-методичні посібники під час складання індивідуальних НС.

Незалежно від наявності типової чи примірної НС, кожне підприємство повинне мати індивідуальну НС, де встановлено перелік справ, які утворюються за час діяльності конкретного підприємства, систему індексації справ, строки їх зберігання.

Залежно від обсягу документного масиву, включеного до систематизованого переліку, розрізняють зведену НС (Додаток 5) та НС структурного підрозділу. Форми цих НС подано у Правилах роботи архівних підрозділів органів державно влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16.

Зведена НС підприємства на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності зазвичай складається з НС окремих структурних підрозділів та первинних громадських організацій, що діють на підприємстві. Відповідальність за складання зведеної НС покладається на службу діловодства за участю архіву підприємства.

НС структурного підрозділу розробляє посадова особа, відповідальна за ведення діловодства в структурному підрозділі, із залученням інших провідних фахівців, погоджує керівник архіву підприємства, а підписує таку НС керівник структурного підрозділу.

Розроблення номенклатури справ. Основні принципи

Технологію створення НС унормовують Методичні рекомендації з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ (К.. УНДІАСД, 1997).

Розробляючи НС, слід забезпечувати належну організацію обліку, систематизації, опису, зберігання і пошуку документів; застосовувати індексацію документів, яка забезпечує внесення до відповідних розділів НС змін, доповнень та виправлень; забезпечувати уніфікацію індексів справ.

Складання номенклатури справ може ґрунтуватися на двох принципах – структурному та функційному. Відповідно до структурного принципу, групування документів здійснюється за чітко встановленим штатним розписом чи переліком структурних підрозділів. У такому разі розділами класифікаційної схеми є назви структурних підрозділів: адміністрація, канцелярія, бухгалтерія, відділ кадрів, економічний відділ, плановий відділ тощо.

Функційний (за напрямом діяльності) використовується, коли розподіл посадових обов'язків у організації здійснюється не за лінійним, а за функційним або лінійнофункційним принципом. Підзаголовками у такому разі є управлінські функції і галузі, які розмішуються за ступенем важливості: розпорядча діяльність; організація управління; планування; фінансування; кредитування; інвестування; кадрове забезпечення; збут та постачання тощо.

Такий тип побудови зведеної НС доцільний на підприємствах, де немає поділу на структурні підрозділи, а розподіл повноважень відбувається на рівні посадових осіб (здебільшого це суб'єкти господарської діяльності недержавної власності).

Методика складання НС

НС складають на підставі вивчення функцій і напрямків діяльності підприємства. Для цього використовують положення (статути) про підприємство та його структурні підрозділи; штатні розписи; типові або примірні НС; індивідуальні номенклатури та описи справ за минулі роки; класифікатори документів і кореспондентів; реєстраційно-облікові та контрольні картотеки; типовий та відомчі (галузеві) переліки документів із зазначенням строків їх зберігання, враховуються завдання підприємства на наступний рік.

На початковому етапі розроблення НС визначають та уточнюють організаційну структуру, функції структурних підрозділів підприємства, на які буде поширюватися дія НС, принципи розподілу повноважень під час виконання ними управлінських функцій.

На другому етапі проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, вивчення складу та змісту документів, які утворюються у структурних підрозділах.

Після проведення підготовчих робіт укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функційно-виробничим принципом. За наявності в організації, на яку поширюється дія НС, структурних підрозділів, зазвичай обирається структурна схема побудови НС, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

Далі формують заголовки справ у номенклатурі структурного підрозділу, упорядковуючи їх розміщення за ступенем важливості вирішуваних питань, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Зазвичай першою розмішується група справ, до якої входять документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самого підприємства (накази, рішення, розпорядження тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі «Листування» вміщують справи, що містять листування з органами вищого рівня.

Відповідно до сформованих заголовків справ за Переліком типових документів проставляють строки зберігання документів із посиланням на номер статті за переліком.

НС структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться службою документаційного забезпечення підприємства в єдину (зведену) номенклатуру справ підприємства. При цьому НС первинних громадських організацій вміщують наприкінці зведеної номенклатури справ.

До НС включають заголовки всіх справ, які утворюються на підприємстві та її громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не долучають.

Характеристики

Список файлов курсовой работы