16422 (600766), страница 5

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 5)

Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа института или написания от руки наименования предприятия. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается запись отдельной строкой. В графе 1 проставляется порядковый номер записи, в графе 2 – дата приема, в графе 3 – указывается действия и должность (принята на должность бухгалтера; уволена по собственному желанию; переведена на должность начальника отдела кадров), в графе 4 – основание (приказ).

Все записи производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе и увольнении аккуратно, без зачеркиваний и помарок. Если все же возникает необходимость исправления, то они оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗоТ РФ, например, «Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РФ», ставится подпись должностного лица и печать фирмы.

С каждой записью в трудовой книжке необходимо ознакомить ее владельца. В том случае, если в трудовой книжке не остается места для записей в графе «сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения (статья 39 КЗоТ РФ).

С целью обеспечения сохранности трудовые книжки хранятся в сейфах. Невостребованные трудовые книжки хранятся до востребования не менее 50 лет (статья 524 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

6.5 Личные карточки

Основным документом по учету персонала СИ МГУК является личная карточка формы Т-2, которая заводится на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Все записи в карточки делаются на основании документов, предоставленных работником. На основании паспорта в разделе 1 «Общие сведения» указываются фамилия, имя, отчество, год и месяц рождения, номер, серия паспорта, когда и кем выдан, домашний адрес. Данные об общем и непрерывном стаже работы, а также о перемещениях сотрудника указывают на основании записей в трудовой книжке. Для заполнения раздела 2 «Сведения о воинском учете» данные берутся из воинского билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

На оборотной стороне карточки (см. приложение 21) содержатся разделы 3 «Назначения и перемещения», 4 «Отпуска», 5 «Дополнительные сведения». Наиболее важными являются сведения раздела 3 и «Дата и причина увольнения».

Записи в этих разделах должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. Эти сведения должны заполняться с особой аккуратностью, так как они нередко служат основанием для подтверждения трудового стажа работника. В конце каждой записи в разделе «Назначения и перемещения» должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

В разделе «Дополнительные сведения» записываются данные о повышении квалификации, знании иностранного языка, второй специальности, инвалидности и т.д.

Заполняются личные карточки рукописным или машинописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом института, или секретарем-референтом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится на работника в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.

Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам фамилий). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек – 75 лет 0 «В» (статья 504 «Перечня документов с указанием сроков хранения».)

6.6 Личные дела

Личное дело (досье) представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников СИ МГУК. СИ МГУК вправе само решать вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• Анкета или личный листок по учету кадров;

• Автобиография или резюме;

• Копии документов об образовании;

• Копии документов об утверждении в должности;

• Характеристики или рекомендательные письма;

• Трудовой контракт (договор);

• Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• Дополнение к личному листку по учету кадров;

• Справки и др. документы, относящиеся к данному работнику.

«Внутренняя опись документов, имеющемся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

«Личный листок по учету кадров» содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

• паспорт;

• трудовая книжка;

• военный билет;

• документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

• документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» личного листка применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» – в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берутся из трудовой книжки. В этой графе фиксируется также обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используются следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец» («вдова»), «холост» («незамужнем»), после чего перечисляются все члены семьи с указанием степени родства. При этом указываются фамилии, имена и отчества каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» – документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличии от личного листка, анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал предприятия.

При оформлении личного дела в него помещают копии документов об образовании (аттестат, диплом, сертификат и др). Копии можно снимать только с подлинников этих документов.

Копии документов об утверждении на должность помещают в личные дела руководителей СИ МГУК. Это может быть копия протокола заседания ректората, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.

В том случае, если при приеме на работу или при утверждении в должности представлялись характеристики или рекомендательные письма, они также подшиваются в личное дело работника.

Трудовые договоры, заключенные с работником, могут входить в состав документов личного дела или храниться отдельно. В личное дело помещаются полностью оформленный, подписанный ректором и работником, заверенный печатью экземпляр договора.

«Дополнение к личному листку по учету кадров» – это документ, предназначенный для фиксирования изменений в трудовой и личной жизни сотрудника, произошедших после заполнения им личного листка по учету кадров. Этот документ включает: фамилию, имя, отчество работника и два раздела для внесения изменений (дополнений), оформленных в виде таблицы. В первом разделе фиксируются сведения о работе, о перемещениях по службе со ссылкой на приказы по личному составу. Во второй раздел заносятся сведения об изменениях в профессиональной и личной жизни работника (например, изменение семейного положения, места жительства), в образовании, в повышении квалификации, в знании иностранных языков и т.п. При этом все вносимые дополнения должны быть подтверждены соответствующими документами.

В личное дело включаются также такие документы, как списки изобретений, научных трудов и т.д.

Личное дело заводится после издания приказа о приеме работника. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указываются полностью: фамилия, имя, отчество сотрудника.

Личные дела сотрудников предприятия хранятся инспектором по персоналу или секретарем-референтом в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет – «В» (статья 498в, 500 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

6.7 Доверенность

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Доверенности бывают:

1. Служебная доверенность – составляется от имени организации, подписывается руководителем или уполномоченными должностными лицами и заверяется печатью организации (см. приложение 22).

Служебная доверенность оформляется на бланке доверенности и должна иметь следующие реквизиты: наименование вида документа; дата выдачи; номер; заголовок к тексту; текст; подпись; печать.

В тексте доверенности указываются:

• Фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, передающего свои полномочия или полномочия организации;

• Фамилия, имя, отчество (полностью) и должность лица, получающего полномочия;

• Паспортные данные уполномоченного должностного лица;

• Перечисление предоставленных полномочий;

• Срок действия доверенности.

Дополнительно может быть указан образец подписи уполномоченного лица.

2. Личная доверенность – выдается гражданам, удостоверяется в нотариальном порядке организацией, в которой доверитель работает (учится), или жилищно-эксплуатационной организацией по месту жительства (см. приложение 23).

Личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5 и включает: наименование вида документа; дату выдачи; заголовок к тексту; текст; подпись; отметку о заверении.

Служебная и личная доверенности не принимаются к исполнению:

• При наличии подчисток, следов правки или зачеркивании слов;

• При оформлении текстовой части разными чернилами (другими чернилами может быть оформлена только отметка об заверении).

Если срок в доверенности не указан, то она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Срок действия доверенности не может превышать 3 лет.

7. Оформление деловой переписки

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В переписки СИ МГУК можно выделить следующие виды документов – деловое письмо – исходящее и входящее; телефонограммы; факсы.

7.1 Деловое письмо

Современное деловое письмо – это служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных предложений, просьб, запросов, напоминаний, претензий, поручений, подтверждений, поздравлений и ответов на них, т.е. всего того, что, будучи изложенном в письменном виде, определяет деловые отношения. Деловые письма бывают исходящие (см. приложение 24) и входящие (см. приложение 25).

Текст письма отражает его содержание, а содержание находит свое выражение в языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен соответствующей деловой ситуацией и особенностями конкретного адресата. Поэтому невозможно разработать единый комплекс требований к языку деловой переписки. Однако существуют некоторые общие признаки языка (лексика, грамматика) и стиля делового письма, обеспечивающие его грамотность. Для языка деловой переписки характерна нейтральность тона изложения. При этом должны использоваться средства логической, а не эмоциональной оценки фактов.

Одним из главных условий, практической, а нередко правовой, ценности делового письма, двоякого толкования той или иной фразы и придать нежелательную тональность всему тексту.

Для составления делового письма большое значение имеет отбор фактического материала. Факты, приводимые в деловом письме, должны быть не только правильно отобранными и тщательно проверенными, но и высокоинформативными. В деловом письме должна содержаться лишь необходимая информация, которая является для каждого конкретного случая достаточной. Тогда адресату не придется обращаться к отправителю письма для получения каких-либо разъяснений и дополнительных сведений.

Деловое письмо должно быть убедительным. Основным условием его убедительности является доказательность. Веская аргументация, основанная на правилах формальной логики, необходима любому деловому письму; особенно это важно для рекламационных и претензионных писем, направленных в арбитраж. Деловая переписка требует соблюдения твердо закрепившихся в деловой практике норм и правил письменной речи, т.е. речевого этикета. Речевой этикет проявляется, в частности, в применении сложившихся форм изложения просьб, напоминаний, отказов, гарантий и т.п., а также при использовании местоимений, форм залога глагола, вводных слов, обращений и т.д.

Письмо, посвященное выяснению отношений между деловыми партнерами, обычно состоит из двух частей: обоснования решения и самого решения. Расположение этих частей может быть различным. В том случае, если по рассмотренному вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решения лучше помещать в конце письма. Прежде чем вывести отрицательное решения, необходимо его подробно обосновать. Только тогда отказ не произведет резко негативного впечатления.

Тон деловой переписки во всех случаях должен быть нейтральным. Грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы.

7.2 Факсимальная связь

В настоящее время деловые контакты руководителя немыслимы без обмена посланиями посредством факсимальной связи.

Факсимальная связь – это метод передачи на расстоянии буквенно-цифровой или графической информации, а также рукописных сообщений с их воспроизведением на принимающем устройстве в форме, аналогичной переданной (см. приложение 26). Как правило, для передачи максимальных сообщений используется обычная телефонная сеть. Поэтому соединение абонентов факсимальной связи осуществляется точно так же, как и при обычной телефонной связи.

Характеристики

Список файлов курсовой работы