16422 (600766), страница 6

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 6)

Обычные телефаксные сообщения оформляются в виде делового письма. Стилистически оно может быть менее официальным, чем деловое письмо. Текст печатается на машинке или компьютере. Каждую страницу, начиная со второй, следует нумеровать.

При составлении факсов главное требование – краткость. Предложения следует тщательно и четко формулировать и проверять. Наилучший вариант тот, при котором сообщение помещается на одном листе стандартного машинописного формата. Если отправляется ответное послание, необходимо сначала поблагодарить адресата (достаточно одной фразы).

Для того чтобы послать факс, необходимо:

1. Подготовить отправляемые документы; они должны отвечать требованиям делового письма и иметь все необходимые реквизиты;

2. Указать номер своего факса для установления обратной связи;

3. Проставить номер факса партнера, название города и его код, наименование организации, фамилию и имя адресата;

4. Скрепить официальные документы печатью и подписью ответственного лица.

Отправитель факса должен получить подтверждение получения информации, в котором указываются:

• Код получателя;

• Номер его телефакса;

• Дата, время и продолжительность передачи;

• Количество полученных страниц;

• Результат.

Главной является графа, содержащая результат, в которой ставится «ОК» (положительный результат), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG» (отрицательный результат), если произошел сбой во время приема факса.

Заключение

Итак, деятельность любой организации невозможна без документирования, которое государственный стандарт определяет как «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Другими словами, документирование представляет собой процесс создания и оформления документов. Часто документирование является обязательным, устанавливается законами или иными нормативными правовыми актами.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления – документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В настоящее время в системе делопроизводства произошли значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

В своей контрольной работе я дала полное описание организационных документов, распорядительных документов, информационно-справочных документов, документов по личному составу. В приложении приведены образцы в соответствии с ГОСТ Р-6.30 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2003.

Список использованной литературы

1 Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 №52-ФЗ).

2 Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон 13.06.96 №63-ФЗ).

3 ГОСТ P 6. 30 – 2003Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов. М., 2004.

4 Типовые инструкции по делопроизводству в федеральный органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.00 №68.

5 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Госархива 06.10.00.

Делопроизводство в системе государственного управления: Уч. практ. Пособие. – М.: «Издательство РАГС», 2003. 372 с.

6 Стенюков М.В. Документы, делопроизводство. М.: «Издательство ПРИОР», 2004 (изд. 7-е).

7 Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. – М.: «Издательство ПРИОР», 2004. – 128 с.

8 Андреев В.И. Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. изд. 3-е, испр. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 224 с.

Характеристики

Список файлов курсовой работы