100653 (598116), страница 10

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 10)

Зміст: форма:

- точність - чіткість

- доцільність - деталі

- повнота - показність

- оптимальність - щільність

Рис.7.1. Характеристика високоякісної інформації

Б аза даних є сховищем спеціально організованих і логічно зв'язаних інформаційних елементів. Це інформаційна модель керованого об'єкта. Вона складається із самих даних, що характеризують діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також свідомостей щодо усіх факторів, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. Набір статистичних показників для бази даних ретельно розробляється й уточнюється, безупинно обновляється на систематичній основі.

Управлінська інформаційна система ( ІС ) являє собою сукупність інформаційних процесів для задоволення потреб в інформації різних рівнів прийняття рішень. Відома безліч способів класифікації ІС і один з них – класифікація по рівнях управління.

Нові інформаційні технології дозволяють проводити збори управлінської команди в кіберпросторі, пропонують нові способи візуалізації інформації, сприяють появі різноманітних підходів до діагностування проблем, прискорюють процеси прийняття складних рішень. Системи підтримки прийняття рішень, географічні ІС, інтегровані ІС, корпоративні мережі дозволяють здійснити значні зміни в організації праці, істотно змінюють бізнес процеси, відкривають нові можливості .

Глобальна мережа Internet і корпоративні мережі, мобільний зв'язок – це мінімальні стратегічні рішення, що дозволяють зберегти конкурентноздатність організації, домогтися підвищення продуктивності і дієвості контролю, адекватно реагувати на зміну зовнішнього середовища.

Управління потребує ефективного обміну інформацією. Такий обмін називається комунікацією. Комунікація та інформація це різні, але пов’язані між собою поняття. Комунікація визначається як передача не просто інформації, а її значення, суті за допомогою символів.

Комунікації мають велике значення для забезпечення успіху організації, тому що якісний обмін інформацією – це основна умова прийняття усіх видів управлінських рішень. Здійснення комунікацій називають зв’язуючим процесом. В процесі обміну сторони грають активну роль: одна – представляє інформацію, а друга – її використовує. Головна проблема комунікації – забезпечення це розуміння інформації, яка являється предметом повідомлення. Можна виділити такі види комунікацій: між організацією і середовищем, що її оточує; комунікації між різними рівнями управління; комунікації між підрозділами; комунікації між керівником та підлеглими; комунікації між керівником та робочою групою; неформальні комунікації.

Обмін інформацією між двома і більше людьми називається комунікаційним процесом, який складається з характерних елементів та етапів. В процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елемента:

1. відправник, це особа яка генерує та передає інформацію;

2. повідомлення, це інформація яка представлена у вигляді символів;

3. канал, це засіб передачі інформації;

4. одержувач, це особа, для якої інформація призначена і яка буде її використовувати.

При обміні ін формацією відправник і одержувач проходять декілька етапів. Модель процесу комунікації приведена на рис. 7.2.

Рис. 7.2 Модель процесу обміну інформацією

Для підвищення якості управління необхідна постійно удосконалювати процес комунікацій: пояснювати та обґрунтовувати свої ідеї до початку їх передачі; налагоджувати якісний зворотній зв’язок; слідкувати за своїми жестами і інтонацією; передавати повідомлення на мові, яка зрозуміла партнеру; бути чуйним до робітників. Удосконалення комунікацій в організаціях здійснюється за допомогою: раціоналізації структури комунікаційного процесу; регулювання інформаційного процесу; удосконалення документообігу; ефективне використання графічних засобів; удосконалення зворотного зв’язку та інформаційних технологій.

7.2. Документальне забезпечення менеджменту організації

Документальне забезпечення процесів управління являє собою систему операцій, спрямованих на рішення двох задач:

• перша з них зв'язана зі створенням документів, визначенням їхньої форми і змісту виходячи з принципів раціонального документування інформації;

• друга задача полягає в обслуговуванні всіх ланок підприємства документованою інформацією, необхідної для виконання їх функцій.

Зміст документів визначається безпосередньо в процесі виконання організаційно-адміністративних і аналітико-конструктивних операцій по кожній функції управління. У змісті документа можна виділити дві частин: перша – не формалізована частина, що вимагає спеціального продумування і рішення в кожнім окремому випадку; друга – формалізована частина, що може бути заздалегідь продумана і вирішена для багаторазового використання. Уніфікація формалізованої частини змісту документів і застосування технічних засобів, що забезпечують цю уніфікацію, - один з найважливіших напрямків удосконалювання документального забезпечення процесів управління.

Обслуговування всіх ланок апарата управління необхідною їм документованою інформацією можна розділити на дві фази: до першого відносяться операції оформлення оригіналів документів, їхнє копіювання, розмноження, реєстрація, контроль; у другу фазу входять операції транспортування, збереження, прийом і видача документів. Усі ці операції з документами в даний час прийнято відносити до сфери діловодства.

Документальне забезпечення є невід'ємною частиною будь-якої функції управління, оскільки жодна з них не може обійтися без підготовки, передачі, оформлення, збереження і використання документів. У загальному обсязі робіт з виконання функцій управління ці операції займають 25-30%, впливають на оперативність, економічність і надійність роботи апарата управління.

Особливістю документального забезпечення є те, що воно має справу з будь-якими видами документів, що обертаються на підприємстві, незалежно від їхнього характеру, функціонального призначення, змісту й інших властивих їм особливостей.

Використання інформації, що міститься в документах, супроводжується виконанням значного обсягу технічних операцій, безпосередньо не зв'язаних власне зі змістом самої інформації. Усі документальні матеріали у визначеному порядку піддаються реєстрації, оформленню, транспортуванню, обліку, контролю виконання, збереженню і пошуку. Таким чином система документального забезпечення процесів управління повинна містити в собі як операції, що відносяться до діловодства, так і операції підготовки документів у тій їхній частині, що може бути формалізована для багаторазового використання. Мається на увазі виділення з дій над документами таких , на які поширюється ряд загальних правил, що відносяться до всіх документів того чи іншого типу.

Правила виконання операцій з документами являють собою процедури по документальному забезпеченню. Оскільки значна частина цих операцій відноситься до традиційного поняття діловодства, представляється доцільним зупиниться на деяких питаннях удосконалювання системи діловодства на підприємстві і зв'язаних з нею процедур.

Основними вихідними документами при побудові процесів діловодства на підприємстві є ЄДСД і державні стандарти управлінської документації.

ЄДСД містить основні положення, норми і правила, що визначають і регламентують постановку діловодства в організації. В області організації документообігу передбачаються наступні основні принципи: централізація технічних операцій з документами, регулювання руху документів усередині підприємства, попередній розгляд документів, що надходять, упорядкування документопотоку.

При встановленні порядку реєстрації документів враховуються такі вимоги, як однократність реєстрації, карткова форма реєстрації, уніфікація реєстраційної картки, єдиний облік ініціативного і відповідного документів, використання реєстраційних карток для обліку, контролю, пошуку й аналізу документів.

Діловодний контроль має на меті забезпечити своєчасне використання рішень, що містяться в документах. З цією метою встановлюються категорії документів, що підлягають обов'язковому контролю, і терміни їх виконання, а також вводяться уніфіковані форми довідок для обліку й аналізу виконання документів.

Однієї з головних задач системи документоведення є правильне угруповання виконаних документів у справи відповідно до їхньої номенклатури. Формулювання найменувань розділів, підрозділів і справ ґрунтується на попередній класифікації ділянок і складу документів підрозділів і підприємств у цілому. Усередині справи документи систематизуються або в послідовності рішення питання або в хронологічному, алфавітному чи нумераційному порядку.

Підготовка документів до наступного збереження і використання охоплює комплекс робіт з ними на завершальному етапі циклу їхнього звертання. Сюди відносяться: робота експертної комісії, що визначає необхідність і термін збереження документів; оформлення обкладинок справ і складання описів документальних матеріалів; передача документів в архів; знищення непотрібних документів (за витіканням терміну їхнього збереження).

Система документування (як і діловодства) повинна регламентувати також рішення питань організації праці працівників, зайнятих виконанням цієї функції: побудова діловодних (документаційних) служб, розмежування функцій підрозділів, посадовий і чисельний склад відповідного персоналу, упровадження прогресивних норм у документуванні.

Передбачається механізація всіх основних робіт з документами, починаючи з їхнього складання (одержання) і кінчаючи оформленням справ на основі створення різних варіантів типових комплектів технічних засобів, а також типових проектів раціональної організації адміністративно-управлінських робіт.

7.3. Технічні засоби в інформаційній системі

Сучасні організації оснащені великою кількістю універсальних і спеціалізованих засобів обчислювальної техніки й оргтехніки. При цьому загальна тенденція складається в об'єднанні різних і навіть різнорідних технічних засобів у мережні структури. У такий спосіб відбувається інтеграція сфери обробки інформації з виробничою сферою, що дозволяє оперативно і гнучко реагувати на зміну виробничої ситуації і прогнозувати її, чим створюється можливість повного використання потенціалу сучасних технічних засобів і засобів обчислювальної техніки. Ієрархічний принцип побудови комплексів технічних засобів забезпечує можливість прийняття рішень нижніми найбільш близькими до виробництва рівнями ієрархії.

У сучасних інформаційних системах використовуються наступні види обчислювальної техніки: ЕОМ великогабаритні і персональні; мікропроцесори; засоби телекомунікацій; електронні друкарські машинки і композери, термінальні пристрої з убудованими мікро ЕОМ; засоби автоматизованої обробки текстової інформації.

У сучасних умовах ЕОМ використовують для обробки як цифровий так і нечислової інформації, а також текстової і графічної інформації.

У системі оперативного керування міні ЕОМ використовуються для: розробки оперативних планів і контролю за їхнім виконанням; контролю руху запасів матеріалів; розрахунку заробітної плати; контролю за надходженням замовлень; аналізу даних про збут продукції; реєстрації платежів, що надходять; ведення обліку і звітності; для перевірки якості продукції і інше.

Характеристики

Список файлов книги