31299 (597184), страница 10

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 10)

Примером заголовка дел, в котором откладываются протоколы:

Протоколы заседаний Экономического Совещания РСФСР № 2–12 за октябрь 1924 г. – июль 1925 г.

Переписки: Переписка с областными управлениями культуры о создании Свода памятников культуры и истории РСФСР, (ф. Министерства культуры РСФСР).

Приказа: Приказы министерства №№ 1–250 за.. .год. (ф. Министерства путей сообщения).

1. Опишите порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением, уделяя основное внимание документам, подлежащим уничтожению.

Документы, отобранные экспертной комиссией на хранение, описываются. После утверждения описей руководителем разрешается уничтожение документов. Уничтожение документов оформляется актом утверждаемым руководителем организации.

Без согласования с органами Росархива уничтожаются документы, которые не должны сдаваться в архив и практическая надобность в которых отпала, а сроки хранения истекли. Однако если имеется указание органа исполнительной власти о согласовании уничтожения документов с вышестоящей организацией, то акты на документы, подлежащие уничтожению, направляются для рассмотрения в эту организацию.

Отобранные к уничтожению документы должны быть утилизированы. Вторичное использование этих документов запрещено.

По истечении сроков хранения в архивах организаций-источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат - "уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период» Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой "ЭПК", а также не предусмотренные Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

1. Опишите правила подготовки документов для сдачи в архив. Что такое «полная» и «частичная» обработка документов?

На обложках дел постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дел по личному составу указываются реквизиты, предусмотренные Основными правилами работы архивов организаций: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, крайние даты дела, количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

В верхней части обложки дела постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который эти дела в дальнейшем будут переданы. Здесь же проставляются кодовые обозначения государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела, т. е. даты заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год (годы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т. п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

На обложке дела обязательно указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела. Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации, при этом на делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

При учете документов в архиве каждое дело рассматривается как отдельная единица хранения, которой присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.

Архивный шифр состоит из номеров: архивного фонда по списку фондов архива организации (архивный фонд организации состоит из документов, образовавшихся в процессе ее деятельности) и через дробь - по списку фондов государственного архива, источником комплектования которого является организация; описи; единицы хранения.

Номер архивному фонду присваивается государственным архивом после оформления первого поступления документов организации на постоянное хранение.

1. Каков порядок подготовки, согласования и утверждения описей документов при сдаче документов в архив?

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее - опись) - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.). Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В каждом структурном подразделении организации описи должны составляться ежегодно под методическим руководством работников архива. По этим описям документы передаются в архив.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой в дальнейшем дела сдаются на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по унифицированной форме в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела; даты дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

Список использованных источников

1. Бахтеев Ю.Д. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций. Архивное хранение документов.-2008

2. Коробейникова Л.С. Документационное обеспечение делового общения.- Воронеж.- 2006.

3. Кривошеева Н.А. Документационное обеспечение управления. Терминологический словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ.- 2007.

4. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций. – Пенза.- 2006

Информационное обеспечение управления

1. Значение международных стандартов для построения систем информационного обеспечения управления

Семейство международных стандартов в области управления информационной безопасностью (27000-я серия) разрабатывается совместным техническим комитетом ISO/IEC JTC 1/SC 27, образованным Международной Организацией по Стандартизации (ISO) и Международной Электротехнической Комиссией (IEC). Основным разработчиком международных стандартов 27000-ой серии и их популяризатором в ISO является Британский Институт Стандартов (BSI).

обеспечения безопасности - Практические правила управления информационной безопасностью

BS ISO/IEC 27001:2005 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Системы управления информационной безопасностью - Требования

BS 7799-3:2006 RU Системы управления информационной безопасностью - Руководство по управлению рисками информационной безопасности

BS ISO/IEC 27005:2008 RU Информационные технологии - Методы обеспечения безопасности - Управление рисками информационной безопасности

1. Классификация информации в информационном обеспечении управления

Система документооборота в процессах информационно-документационного обеспечения играет существенную роль в формировании внешней и рабочей среды, обеспечивающей так называемый информационный комфорт: получение нужной информации в нужное время. Именно поэтому формирование данной системы есть прерогатива специалиста по организации управления (менеджера), а не специалиста по информатике, знакомого лишь с элементами теории организации. На практике, к сожалению, реализация документооборота (даже на крупных предприятиях) осуществляется канцеляриями, не располагающими кадрами, компетентными в вопросах управления.

Особое значение в реализации систем документооборота имеют наиболее общие параметры информации, которые можно классифицировать по двум составляющим:

- объективная, овеществленная в товаре;

- субъективная, отраженная, созданная человеком.

Товар как потребительная стоимость создает объективную информацию. Однако основное содержание информационных потоков составляет субъективная информация. Субъективно-объективные отношения в отраженной информации зависят от обилия факторов, в том числе от профессионализма, организационной и информационной культуры руководителя, соотношения потребностей и интересов, сложности процесса тру­довых затрат на управление, технического уровня средств управления.

Таким образом, в то время, когда источник информации носит объективный характер, информация о нем субъективна, так как информационные процессы (сбор, обработка и доведение информации) осуществляются человеком, который может выступить и организатором информации (документной, прежде всего). В процессах документооборота субъективность информации, по сути, закладывается самой технологией на начальных этапах работы с документами.

1. Информация и ее роль в управлении

Информация (от лат. informatio — осведомлять): 1) любое сообщение о чем-либо; 2) сведения, данные, значения экономических показателей, являющиеся объектами хранения, обработки и передачи и используемые в процессе анализа и выработки экономических решений в управлении; 3) один из видов ресурсов, используемых в экономических процессах, получение которого требует затрат времени и других видов ресурсов, в связи с чем эти затраты следует включать в издержки производства и обращения; 4) одна из трех фундаментальных субстанций (вещество, энергия, информация), составляющих сущность мироздания и охватывающих любой продукт мыслительной деятельности, прежде всего — знания, образы.

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Обычно в системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический и оперативный. На каждом из этих уровней управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в соответствующих данных, получить эти данные можно путем запросов в информационную систему. Эти запросы обращены к соответствующей информации в информационной системе. Информационные технологии позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти запросы. Таким образом, на каждом уровне управления появляется информация, служащая основой для принятия соответствующих решений.

Характеристики

Список файлов книги