17200 (596954), страница 26

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 26)

Задачами ЭК является:

рассмотрение ежегодно пересоставляемой номенклатуры дел; актов о выделении к уничтожению документов и дел; годовых разделов описей дел постоянного хранения; описей дел свыше 10 лет хранения; решение вопроса о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения;

установление и изменение сроков хранения отдельных категорий документов (совместно с ЭПК государственного архива);

проверка правильности оформления комплексов документов (дел, единиц хранения на небумажных носителях) для постоянного и долговременного хранения и др.

Методика проведения экспертизы ценности документов складывалась в течение длительного периода времени. Современная экспертиза ценности документов проводится на основе нормативно-методических документов, в том числе номенклатур дел, перечней документов с указанием сроков хранения, классификаторов, методических рекомендаций по проведению экспертизы ценности отдельных категорий документов. Кроме того, она проводится на основе разработанных критериев экспертизы ценности документов - системы научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов. Все критерии могут быть классифицированы на три большие группы:

критерии оценки происхождения документов;

критерии содержания документов;

критерии внешних особенностей документов.

Состав критериев экспертизы ценности документов представлен в табл. 4.

Кроме перечисленных общих критериев экспертизы ценности документов для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии их оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность и полнота изложения вопроса (проблемы) и др.

Таблица 4

Таким образом, экспертиза ценности документов - сложный процесс, требующий наличия специальных знаний и квалификации проводящих ее членов комиссий. В архивных органах и учреждениях в состав экспертно-проверочных комиссий включаются, как правило, специалисты: архивисты, документов еды.

В организациях, где не всегда есть такие специалисты, наиболее распространенным способом проведения экспертизы ценности документов является экспертиза ценности на основе перечней, при разработке которых учитывались все критерии.

Перечень документов со сроками хранения согласно ГОСТ Р 51141-98 представляет собой «систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения». Различают два типа перечней:

с указанием сроков хранения;

подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть:

типовые для всей системы государственных учреждений, организаций и предприятий;

примерные для однородных организаций, например для коммерческих банков;

ведомственные - по отдельным отраслям деятельности (подведомственности).

Типовой перечень унифицирует сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности. Такие типовые документы во всех учреждениях, организациях, предприятиях выполняют одинаковые функции, поэтому они должны иметь одинаковые сроки хранения, например личные дела сотрудников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника на момент увольнения.

Однако в типовых перечнях невозможно привести все документы, отражающие специфические особенности той или иной отрасли. И только ведомственный перечень содержит полную информацию о составе и содержании документов учреждений, организаций и предприятий одного ведомства (Госстандарта РФ, например) или одной отраслевой системы (например, отрасли социальной защиты населения). Такая информация систематизирована в соответствии с основными функциями и направлениями деятельности всех учреждений, организаций, предприятий отрасли (ведомства) и для специфических документов разработаны свои сроки хранения. Типовая документация входит составной частью в такие перечни со сроками хранения, приведенными в типовом перечне. В настоящее время в нашей стране продолжает действовать принятый в 1989 г.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, который уже значительно устарел.

Перечни документов, подлежащих постоянному хранению, разработаны только одного вида - типовые. К ним в первую очередь относится Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы, который ориентирован только на документы государственных учреждений и не отражает появление в стране организаций различных форм собственности, новых видов и разновидностей управленческих документов. Очень своевременным является появление нового перечня для негосударственных коммерческих предприятий, представляющего собой справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)». Этот перечень выпущен как в традиционной, так и в электронной форме - содержит на дискете программу просмотра и выбора статей для формирования перечня управленческих документов конкретной организации.

Любой перечень состоит из основной части и вспомогательного аппарата. Основная часть - описательные статьи - представляет собой наименования видов и разновидностей документов с указанием сроков хранения и вопросов деятельности учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и пронумерованных в порядке сквозной валовой нумерации.

Каждая описательная статья в перечне включает в себя:

порядковый номер;

наименование видов и разновидностей документов;

сроки хранения документов, дифференцированные по звеньям перечня;

примечания, уточняющие сроки хранения документов.

Классификационная схема - систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, - построена по функционально-отраслевому принципу.

Вспомогательный аппарат перечня включает в себя титульный лист с названием перечня и выходными данными, указания по применению перечня, список сокращений, указатель видов документов и др.

Одни и те же виды документов создаются в разных организациях, копии одного и того же документа могут формироваться в дела разных организаций. Для того чтобы избежать поступления на архивное хранение одних и тех же документов, но от разных организаций, в перечнях предусмотрена их группировка по звеньям управления организационной структуры. Как правило, в перечнях предусмотрены следующие звенья:

высшие органы государственной власти и управления;

центральные органы власти и управления;

органы власти и управления субъектов федерации;

учреждения среднего звена (краевого, областного уровня учреждения).

В некоторых ведомственных перечнях в качестве приложений иногда включаются примерные списки учреждений ведомственной системы, сгруппированных по звеньям перечня.

Таким образом, перечни документов значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, позволяют избежать ошибок при установлении сроков хранения документов.

Контрольные вопросы и задания

1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

3. Какие органы входят в систему экспертных органов?

4. Кто входит в состав экспертной комиссии организации и каковы основные задачи этой комиссии?

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.

6. Что представляют собой перечни документов с указанием сроков хранения? Какие действующие перечни документов с указанием сроков хранения вы знаете?

7. Чем типовой перечень отличается от ведомственного перечня?

8. Какой вспомогательный аппарат характерен для перечней документов с указанием сроков хранения?

ГЛАВА 13. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения находятся в течение 1-3 лет по месту их формирования, а затем подлежат передаче на хранение в ведомственный архив организации. Перед передачей в архив дела должны быть дооформлены и описаны в специальных учетных формах (сдаточных описях) в соответствии с требованиями Федеральной архивной службы.

Дела временного срока хранения (до 10 лет), как правило, в ведомственный архив принимаются только по разрешению руководителя организации. Но даже в этом случае с ними не проводится такая обработка, которую осуществляют с делами постоянного и временного срока хранения: они могут храниться в тех папках, в которых осуществлялось формирование; документы в деле не пересистематизируются; листы не нумеруются; лист-заверитель не составляется. Учет таких дел осуществляется по номенклатуре дел, новые учетные формы не составляются.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также конфиденциальные и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает следующие этапы.

1. Пересистематизация документов в деле. Документы в деле подшиваются в прямом хронологическом порядке (по датам поступления и порядковым номерам) таким образом, чтобы первый документ был в начале дела; из документов извлекаются все металлические скрепления (во избежание ржавчины).

2. Нумерация листов дела. В целях сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, они нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем углу черным графитовым карандашом или нумератором. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрируемые документы, представляющие собой самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение. В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации производится их перенумерация. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер.

3. Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию, а также в судебных и следственных делах, в делах о присуждении ученых степеней и ученых званий, в делах на авторские свидетельства и патентные изобретения и др. Внутренние описи необходимы также, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы директора по основной деятельности». Форма внутренней описи, порядок ее составления регламентируются Основными правилами работы ведомственных архивов. Во внутренней описи содержатся сведения о датах и регистрационных номерах документов, их заголовках, количестве листов каждого документа с указанием листов дела. Внутренняя опись в деле играет роль оглавления, способствует обеспечению сохранности документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела, в ее конце составляется итоговая запись, содержащая информацию о количестве включенных в нее документов дела и количестве листов самой внутренней описи.

4. Составление заверительной надписи дела. Она составляется по установленной форме на любую единицу архивного хранения и необходима для фиксации особенностей нумерации, учета количества листов дела и внутренней описи, особенностей формирования дела (наличие листов с наклеенными документами, конвертов с вложениями, иллюстраций и пр.)- Запрещается составлять заверительную надпись на обороте документов и самой обложке дела.

Характеристики

Список файлов книги