17200 (596954), страница 14
Текст из файла (страница 14)
Если руководитель находится в отпуске или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия. При этом на приказе указывается его должность, например, «и.о. директора техникума» с указанием Ф.И.О. должностного лица, назначенного замещать руководителя.
Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в прил. 22.
Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или утверждение разрядов, вынесение взысканий, поощрений, награждение. Оформление приказов по личному составу отличается от оформления приказов по основной деятельности.
Приказ по личному составу также оформляется на общем бланке с указанием вида документа (приказ), однако заголовок его, как правило, редко формулируется как ответ на вопрос «о чем?» Приказы по личному составу сотрудников часто включают различные пункты - и о приеме, и об увольнении, и об отпуске, поэтому четко сформулировать заголовок не удается. Чаще всего в данных приказах в заголовке указывается - «по личному составу».
В учебных заведениях издаются и регистрируются отдельно два вида приказов по личному составу - «по личному составу сотрудников» и «по личному составу студентов (учащихся, обучающихся и т.д.)».
Особенностью оформления приказов по личному составу является также отсутствие в большинстве случаев вводной части. Большинство приказов по личному составу начинается с распорядительной части, с глагола, указывающего на предписываемое действие - «ПРИНЯТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПРЕДОСТАВИТЬ» и т.д., а далее по нумеруемым арабскими цифрами пунктам раскрывается содержание каждого пункта с указанием фамилии, имени и отчества сотрудника и его должности. Формулировки пунктов приводятся четкие, конкретные, отражающие фактическое положение, соответствующее нормам КЗОТа (или другим правовым актам). К каждому пункту приказа по личному составу должно быть указано основание предписываемого действия (заявление, диплом, контракт, свидетельство, докладная записка и т.д.). Все сотрудники, фамилии которых упоминались в приказе по личному составу, должны быть ознакомлены с приказом, поэтому ниже подписи руководителя печатается фраза «С приказом ознакомлен», и согласно действующему законодательству сотрудник должен быть ознакомлен с приказом под расписку, т.е. он должен проставить свою личную подпись и дату ознакомления. Образец оформления приказа по личному составу приведен в прил. 23.
Приказы по личному составу могут оформляться как традиционным способом, так и с использованием унифицированной формы. Типовые формы первичной учетной документации (в том числе и по учету личного состава - шесть форм) введены в действие с 1 января 1998 г. В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации «О первичных учетных документах» от 8 июля 1997 г. № 8385 они распространяются на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации. В число приказов по личному составу, имеющих унифицированные межотраслевые формы, входят:
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о представлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8).
Образец последней из перечисленных унифицированных форм приведен в прил. 24.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают: Президент Российской Федерации, Председатель Правительства Российской Федерации, председатели правительств субъектов Российской Федерации, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Распоряжения по сложившейся практике также издают руководители предприятий, их заместители или главные специалисты, или руководители структурных подразделений в пределах своих полномочий.
Распоряжение оформляется с соблюдением требований к оформлению распорядительных документов. Особенностью оформления данного вида распорядительного документа является наличие реквизита 14 «Адресат», который отсутствует на приказах, постановлениях и решениях. Данный реквизит, как правило, приводится в обобщенном виде:
«Начальникам
подразделений завода»
Текст распоряжения также состоит из двух частей - вводной и распорядительной, причем вторая часть отделяется словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну подпись - руководителя или заместителя (главного специалиста), или руководителя структурного подразделения.
Образец оформления распоряжения приведен в прил. 25.
Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Указание как вид документа было введено в практику с 1970 г. вместо применявшегося циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам. И распоряжение, и указание, как уже было отмечено, имеют ограниченный срок действия, касаются узкого круга организаций, должностных лиц и в силу этого в эти документы не вносятся изменения и дополнения по отдельным пунктам, как в другие виды распорядительных документов.
Контрольные вопросы
1. Какие виды организационно-распорядительных документов относятся к распорядительным?
2. Почему распорядительные документы относятся к правовым актам?
3. Когда распорядительные документы вступают в силу?
4. Как различаются по сфере действия распорядительные документы?
5. Что является основанием для издания распорядительного документа?
6. Как строится текст распорядительного документа?
7. Как оформляется отметка о наличии приложения в распорядительном документе?
8. Какие органы принимают постановление?
9. Что означает дата в распорядительном документе, проставляемая в заголовочной части бланка (реквизит О?)?
10. В какой форме издаются совместные распорядительные документы?
11. Какие бывают виды приказов?
12. Чем отличается оформление приказа по личному составу?
13. Кто имеет право подписи на приказах?
14. Какой реквизит имеется только на двух видах распорядительных документов - указаниях и распоряжениях?
15. По каким вопросам издаются распоряжение и указание?
4.3 Справочно-информационные документы
Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса - необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К данной группе можно отнести такие документы, как:
служебное письмо, телеграмму, телекс, телефонограмму - документы, обеспечивающие деловую переписку;
протокол;
докладную записку;
справку;
заявление, предложение, жалобу;
сводку, заключение, отзыв и др.
Часть из перечисленных документов, относящихся к справочно-информационной группе, не входят пока в УСОРД, не имеют унифицированной формы (сводка, заключение, отзыв, представление, характеристика) и оформляются согласно сложившейся управленческой практике.
Остальные виды этой группы документов оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.38-97. При оформлении документов этой группы используются разные виды бланков. Так, служебное письмо оформляется на бланке письма, протокол, докладная записка, справка, акт - на общем бланке с указанием конкретного вида документа. Такие документы, как заявление, объяснительная записка, представление, характеристика, предложение, жалоба, оформляются автором на чистом листе бумаги. Документы этой группы отличаются друг от друга структурой изложения и объемом текста. В большинстве своем документы этой группы состоят из одного - двух листов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, заявления, акты, характеристики и др.).
Исключение составляют такие документы, как протоколы, заключения, справки служебного характера, отзывы, которые могут быть многостраничными. Как правило, справочно-информационные документы имеют одну подпись, за исключением протокола (две подписи) и акта (подписывается комиссией).
Служебное письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо - самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через один межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке формата А5. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
введение, в котором объясняются причины составления письма;
основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
заключение, в котором формулируется основная цель письма.
В зависимости от содержания письма может иногда изменяться структура изложения текста, применяться другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма излагается от первого лица множественного числа, например:
«Просим предоставить данные об итогах приема на 2000/2001 учебный год».
Объем письма не должен превышать двух страниц, и оно должно быть посвящено одному вопросу. В письмах, оформленных на бланках формата А5, отсутствует заголовок.
В письме, которое составляют в ответ на поступившее в организацию письмо, должен быть заполнен реквизит 11 «Ссылка на дату и индекс поступившего документа». Служебное письмо, как правило, подписывается руководителем организации или его заместителями, или руководителями тех структурных подразделений, которым предоставлено право подписи в пределах их компетенции.
Имеется много разновидностей служебных писем: информационные, сопроводительные, гарантийные, претензионные, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и др. Разновидность письма определяется содержанием текста. Некоторые разновидности служебных писем имеют особенности в оформлении. Так, сопроводительные письма всегда имеют реквизит 20 «Отметка о наличии приложения»; гарантийные письма должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером и заверены гербовой печатью; в информационных и рекламных письмах реквизит 14 «Адресат» приводится в обобщенном виде.
Письма можно отправить почтой, электронной почтой, с использованием аппаратов факсимильной связи.
Образец оформления служебного письма приведен в прил. 26.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: по телеграфу. Телеграммы применяют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю, когда нет возможности воспользоваться аппаратом факсимильной связи или электронной почтой.
Телеграмма не входит в УСОРД, поэтому оформляется совершенно по-другому.
Правила оформления телеграммы установлены Минсвязи РФ.
Телеграмму оформляют на чистых листах бумаги или на специальных бланках.
Телеграмма содержит следующие реквизиты: указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, адрес и наименование организации-отправителя, наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи, печать, дату.
Скорость прохождения телеграммы зависит от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная, международная, срочная, обыкновенная и др.
Отметка о виде телеграммы указывает на особенности доставки телеграммы: с уведомлением о вручении, с оплаченным ответом, с доставкой в срок, указанный отправителем, и т. п.
Категория и вид телеграммы указываются перед телеграфным адресом получателя. Телеграфный адрес может быть обычным, может быть условным, если он зарегистрирован в отделении связи. Это применяют в тех случаях, когда почтовый адрес включает много слов, и вместо почтового адреса и полного наименования организации употребляют условное наименование, выраженное одним словом, например: Москва, ГРАНАТ, Соколову.
Телеграмма должна быть напечатана четко, без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге), прописными буквами, без абзацев, через два интервала, без переноса слов.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание: (в частности, отрицание «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания:
точка – ТЧК
запятая - ЗПТ
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
