117922 (592544), страница 8

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 8)

Фотографии, иллюстративные документы (плакаты, листовки с темным фоном и др.) представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нуме­руются отдельно. Крупноформатные листы подвергаются фальцовке.

После нумерации дела на отдельном листе составляется заверительная надпись установленной формы, в которой указывается: количество пронумерованных листов в деле, номера литерных (пропущенных) листов в деле, номера листов с наклеенными фотографиями и документами. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания листов в деле.

Таким образом, сформированные, пронумерованные дела помещаются в обложку из плотного картона с клапанами или без (зависит от количества листов), изготовленную типографским способом. Документы подшиваются или переплетаются.

Обложка дела оформляется в соответствии с правилами работы госархивов. На ней указывается: название архива (ЦНИТО), куда поступят документы на государственное хранение; название организации; название структурного подразделения общественного объединения (при его наличии); заголовок дела; срок хранения - постоянно; дата и количество листов в деле. Архивные шифры ставятся с использованием угловых штампов.

Следующий этап работы с документами современных партий, движений, объединений заключается в систематизации документов. Главным в систематизации документов является схема систематизации фонда, служащая основанием для внутренней организации архивного фонда.

Перед разработкой схемы составляется историческая справка фонда, которая является важным элементом научно-справочного аппарата описи.

Для всех фондов тульских региональных политических партий, движений, объединений была выбрана хронологически-тематическая схема систематизации документов, как наиболее подходящая для фондов, комплектование которых продолжается. Исключением явилась Тульская областная организация социал-демократической партии России (фонд №5776), документы которой систематизировались по тематически-хронологической схеме.

Так, применяя при систематизации документов политических партий схему хронологически-тематическую, дела следует группировать, прежде всего, по времени их создания - по годам, а в пределах каждого года - по теме (содержанию) документов (Приложение № 5).

Таким образом, сгруппированные дела будут охватывать весь поступивший на хранение материал фондов. Все документы фондов при группировке дел должны находиться в исторической и логической соподчиненности.

При систематизации документов фонда в пределах каждого года необходимо придерживаться следующего порядка: от документов местного регионального отделения (регистрационные документы, устав, программа, протоколы, переписка, финансовые документы, печатные издания) к документам, поступившим от Центрального штаба, других организаций, движений, членом которых была данная партия.

При формировании и группировке дел необходимо следить за логической цепью развития деятельности политической партии.

Кроме того, необходимо учитывать важность темы (содержание) документов.

Так, в фонде Российское движение “Мир без насилия” внутри каждого года документы располагались по списку важности темы:

1. История создания движения;

2. Регистрационные документы;

3. Общественно-политическая деятельность;

4. Переписка президента движения;

5. Общественная деятельность президента движения, в качестве представителя движения в разных организациях и комитетах;

6. Печатные издания, выпущенные движением;

7. Подборка статей из газет и журналов, освещающих деятельность движения;

8. Основные идеологи концепции ненасильственного мира;

9. Статьи известных зарубежных и российских ученых о ненасильственном мире;

10. Международные и российские общественные организации, поддерживающие идею ненасильственного мира, членом которых являлось движение;

11. Журналы, газеты, буклеты о мире и ненасилии.

При выборе схемы систематизации для документов современных политических партий, движений, объединений используется тематическо-хронологическая схема, дела группируются по разделам, а внутри раздела - по хронологии.

Так в фонде “Тульской областной организации социал-демократической партии России” (фонд №5776) обозначены II раздела.

Раздел I. “Общественно-политическая жизнь партии”

Раздел II. “Агитационные издания партии”.

Внутри этих разделов документы по данной теме расположены по времени их создания (по хронологии).

Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи.

Опись состоит из: титульного листа; оглавления, если опись имеет раз­делы; предисловия; списка сокращений; описательных статей описи, различ­ного вида указателей.

На титульном листе указывается:

- полное название архива, куда поступят документы;

- название фонда. Указывается полное и сокращенное название (в круглых скобках) общественного объединения со всеми его переименованиями и датами существования, относящимися к периоду за который документы включены в опись. Для объединенного фонда и коллекции документов указывается полное их название.

- номер фонда;

- номер описи;

- крайние даты документов, внесенных в опись.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия разделов описи, указатели. После каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

В предисловии к описи излагается история фонда, даются сведения о времени заключения договора с архивом и поступлении документов на государственное хранение (Приложение №5).

Также раскрывается состав и содержание документов описи, принятая схема систематизации дел в описи, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по видам и разновидностям документов, так и по их содержанию, обращается внимание исследователей на наиболее интересные документы, имеющиеся в делах.

В предисловии указываются особенности формирования, описания и систематизации дел.

В предисловии к описи дается характеристика научно-справочного аппарата и порядок пользования им.

В предисловии приводятся сведения о наличии документов на специальных носителях, относящихся к данному фонду (фотофоновидео), хранящихся в ЦНИТО.

Предисловие подписывается составителем.

Все сокращения, за исключением общепринятых, применяемые в тексте описей, вносятся в список сокращений. Сокращенные слова и их полные названия располагаются в списке в алфавитном порядке.

Если научно-техническая обработка документов проводилась в общественном объединении, то на первом листе описи имеется гриф "УТВЕРЖДАЮ" с расшифровкой должности, фамилии, инициалов руководителя организации и даты утверждения, размещенном в правом верхнем углу. Ниже, слева указывается N фонда, N описи, название описи. Подпись руководителя общественного объединения заверяется печатью.

В конце описи, за последней описательной статьей, с новой строки помещается итоговая запись к описи. Необходимо, чтоб ее начало располагалось на том же листе, что и последняя описательная статья. В итоговой записи цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись (при этом указываются литерные и пропущенные номера дел). Итоговая запись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Для облегчения пользования описями составляются указатели: тематический, предметный, географический, именной и др.

К описям фондов находящимся на хранении в ЦНИТО указатели не составлялись.

Историческая справка к архивному фонду составляется при первом поступлении документов в архив. При последующих поступлениях составляется дополнение к исторической справке. В ней указывается краткая историческая обстановка, предшествовавшая созданию общественного объединения, дата его образования, регистрации, реорганизаций (какими обстоятельствами они были вызваны) и ликвидации (причина) (Приложение №6).

Также, излагаются основные виды и направления деятельности общественного объединения, наиболее значительные мероприятия, проводимые им, раскрывается организационная структура, сведения о местных отделениях, указываются фамилии руководителей и активных членов общественного объединения, наименования его печатного органа и т.п.

В исторической справке сноски делаются на документы фонда, а также на использованную при ее написании научно-справочную литературу. Сноски делаются в соответствии с правилами.

При написании исторической справки необходимо отказаться от политической характеристики общественного объединения, эмоциональных выводов и заключений о его деятельности.

Историческая справка подписывается ее составителем.

Научно-справочный аппарат к отдельным коллекциям документов общественных объединений может создаваться с применением компьютерной техники. В основном, это касается коллекций документов, сформированных по номинальному признаку (коллекция периодических изданий). Упорядочение документов производится традиционным способом. Автоматизированная база данных не ускоряет научно-техническую обработку документов, но способствует выявлению дублетных документов, облегчает их использование, ускоряет поиск документов в архиве. В автоматизированной базе данных имеются сведения о каждом документе.

Опись дел общественного объединения представляется на рассмотрение и утверждение ЭПК Комитета Тульской области по делам архивов.

После рассмотрения и утверждения описи на ЭПК формируется блок документов для включения в дело фонда. В него входят: историческая справка и опись в 3 экземплярах, акты приема-передачи документов на государственное хранение. Копии этих документов остаются в наблюдательных делах в отделе комплектования ЦНИТО.

Таким образом, общие критерии подхода к научно-технической обработке документов применимы и к документам современных политических партий, движений, организаций, но с учетом особенностей данных документов.

Так как общественные организации являются собственниками своих документов, прием-передача документов осуществляется при заключении договора о сотрудничестве архива и организации, где оговариваются права и обязанности сторон. Квалифицированными специалистами архива проводится научно-техническая обработка документов, составляется научно-справочный аппарат к фондам и осуществляется передача документов на государственное хранение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В начале 90-х годов изменился статус Российского государства, стала иной политическая основа, изменились экономические устои (последние сопровождалось появлением новых форм собственности).

Изменения в идеологии, общественно – экономических отношениях, возникновение множества организаций (в том числе негосударственных) привели к утрате позиций применяемых ранее механизмов управления комплектованием. Менее всего выработанные ранее механизмы стали пригодны в работе с документами общественно – политических партий и движений.

Перечисленные факторы самым непосредственным образом повлияли на функционирование архивного дела. Были определены принципиально новые подходы к комплектованию Архивного фонда Российской Федерации в ситуации, когда впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная.

В связи с этим с одной стороны меняются основания (признаки) организации документов государственной части АФ РФ по сети хранилищ (на первом этапе классификации) и в ряде случаев возникают некоторые проблемы с фондированием, особо остро стоит вопрос об использовании ретроспективной документации. С другой - появляются совершенно новые, отличные от традиционных подходы в отношении документов негосударственной части архивного фонда Российской Федерации.

Создание в Тульской области Центра новейшей истории Тульской области истории позволило сосредоточить внимание сотрудников целого архива на проблеме комплектования документами общественно – политических партий и движений.

Работа с политическими партиями, движениями и другими общественными организациями трудная и ответственная, требующая значительного усилия, умения наладить контакты.

Партии и движения, являясь создателями документов, обладают правами владения и распоряжения ими, поэтому могут выбирать для хранения своих документов любой архив по своему усмотрению.

В связи с этим ЦНИТО подходит к вопросу о своём профиле, исходя из принципов добровольности, определяя отношения с фондообразователем на основе договора о сотрудничестве, если комплекс документов содержит информацию общественной и социальной значимости.

Заключение договора – принципиально новое в отношениях между архивом и фондосдатчиком. ЦНИТО с 1993 года активно проводит работу по заключению договоров с общественно – политическими партиями и движениями. Заключению договора предшествует большая разъяснительная работа о необходимости передачи документов, об их исторической ценности, важности и значимости в современных условиях.

Поскольку масштаб работ с указанными организациями очень велик, необходимо ограничивать круг организаций – потенциальных фондообразователей. Такая работа проводится на основании исследованных в работе критериев, применимых непосредственно для данной категории организаций. Архивисты изучают происходящие в стране процессы, анализируют данные о вновь зарегистрированных общественных движениях, партиях, фондах и других образованиях, знакомятся с их уставами, программами, направлениями деятельности. В каждой из групп намечаются наиболее активные и представительные организации, с ними в первую очередь и заключаются договоры и устанавливаются контакты.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации также имеет свою специфику. Как показывает проведённое исследование, сохранность документов общественно-политических партий, движений и организаций оставляет желать лучшего, делопроизводство в большинстве организаций практически не поставлено, документы зачастую хранятся в россыпи, многие из них не датированы, не подписаны.

В этом заключается их отличие от документов государственных учреждений. Использование традиционных методов работы здесь также не применимо, так как получается, что многие документы не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с этим специалистами отдела комплектования ЦНИТО проводятся консультации с руководителями и делопроизводителями общественно-политических партий, движений и объединений по ведению текущего делопроизводства и сохранности документов.

Характеристики

Список файлов ВКР