117922 (592544), страница 7
Текст из файла (страница 7)
При проведении инициативного документирования особое внимание необходимо уделить атрибутации создаваемых документов (фиксировании места, времени и т.д.).
Материалы, создаваемые путем инициативного документирования, проходят научно-техническую обработку в отделе комплектования и отдела информатизации и автоматизации архивной технологии ЦНИТО .
Таким образом, при приеме документов на государственное хранение архивистами используются различные методы работы по выявлению, отбору и передаче на госхранение документов общественных организаций.
3.2 Научно-техническая обработка документов современных политических партий, движений, объединений и передача их в ЦНИТО
Особенности работы с современными политическими партиями, движениями, объединениями, состоит в том, что научно-техническая обработка документов включает в себя весь комплекс работ: экспертизу ценности документов, формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, техническое оформление дел и другие виды работ с целью передачи упорядоченных документов на хранение в ЦНИТО.
Перед описанием документов, поступивших из общественных объединений, проводится их тщательная полистная экспертиза (первичная экспертиза ценности проводится при отборе документов в организации), в процессе которой:
- уточняется фондовая принадлежность документов;
- выделяются дублетные экземпляры, причем на постоянное хранение оставляются находящиеся в лучшем физическом состоянии, имеющие необходимые подписи, печати и другие реквизиты;
- уточняются авторы и датировка документов;
- выделяются документы, не имеющие научной и исторической ценности;
- при поступлении фотофонодокументов уточняется место проведения отраженного в документе события, время, запечатленные на нем люди.
Политические партии, объединения, движения не обладают достаточно квалифицированными кадрами для правильного ведения делопроизводства. У большинства из них нет ни опыта, ни финансовых возможностей для организации собственных текущих архивов, и документы хранятся у руководителей региональных организаций. Специалисты архива обеспечивают руководителей региональных отделений политических партий, объединений, движений “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения” (Одобрена решением экспертно-проверочной и методической комиссии объединения “Мосгорархив” от 25.06.92 г.). Приходится констатировать, что руководители политических партий, объединений, движений не всегда руководствуются “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения”, в результате чего документы поступают на научно-техническую обработку в архив, как правило, в виде россыпи.
Определение фондовой принадлежности должно проводиться специалистами архива, имеющими непосредственный контакт, опыт сотрудничества с данной партией, знающими историю создания и деятельности партий.
При определении фондовой принадлежности следует руководствоваться тем, что поступившие на хранение документы партии могут быть отнесены только к фонду этой партии.
Специалисты, работая с архивными документами, поступившими от политических партий, объединений, движений руководствуются статьей “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” - “…ни один архивный документ не может быть без согласия собственника ... изъят иначе как на основании судебного решения”1, что гарантирует сохранение неприкосновенности документов фондообразователя.
Разбирая россыпь документов, специалисты архива часто констатируют тот факт, что помимо документов, относящихся к партии-фондообразователю, встречаются документы других политических организаций. Объясняется это тем, что:
-
фондообразователь существовал вначале, как самостоятельная политическая организация, а впоследствии вошел в политические блоки, объединения, движения, документы которых отложились в фонде. Например, фонд №5770 Российского движения “Мир без насилия”. Движение в течение года являлось коллективным членом Общественной палаты при Президенте РФ, документы которой составили значительную часть фонда;
-
- организации, входящие в состав фондообразователя. Так в фонд №5757 “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “Эколог”;
- партии, первоначально имеющие одно название, но со временем его изменившие, так, например, внутрипартийное движение Тульской областной партийной организации “Коммунисты за демократию” (1991 г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759);
- партии, объединения, движения, стоящие на одной политической платформе, имеющие схожие программы, цели, такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”;
- совместные документы политических партий, объединений, движений, выработанные на съездах, конференциях, “Круглых столах”.
Наряду с этим, в фонд современной партии могут войти материалы об идеологах, лидерах партии. Так в фонд №5770 движения “Мир без насилия” вошли материалы об идеологах ненасильственного мира - Л. Толстом, Г. Тора, М. Ганди.
Важное место в фонде партий, объединении, движений занимают печатные издания - брошюры, книги, листовки, журналы, газеты, из которых может быть создана внутрифондовая коллекция.
В фонде №5762 “Тульская городская организация “Либерально-де-мократическая партия России” создана внутрифондовая коллекция книг и брошюр, автором которых является лидер ЛДПР В. В. Жириновский и фракция ЛДПР в Госдуме.
Зарубежные печатные издания политических партий, объединений, движений также могут быть отнесены к фондам российских идеологически родственных политических партий, движений. Например, Ф5758 “Тульский союз анархистов” включил в себя печатные издания анархистов зарубежных стран.
Рекомендуется при определении фондовой принадлежности проводить консультации с представителями партий, по вопросу возврата фондообразователю документов личного происхождения, таких как личные письма членов партии, записки и т.п., встречающихся в россыпи, и прямого отношения к фонду партии не имеющих.
Определяя фондовую принадлежность документов современных политических партий, объединении, движений, специалисты архива считают своим профессиональным долгом собирать и сохранять максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России.
В процессе проведения экспертизы ценности документов общественного объединения проводится выявление и розыск недостающих документов и дел, которые могут храниться у руководителей общественных объединений.
Следующим этапом научно-технической обработки документов является формирование дел.
Перед формированием дел тщательно изучается состав и содержание поступивших документов, научно-справочная литература по историю организации, номенклатура дел общественного объединения (если она имеется).
Дела формируются по следующим основным признакам:
- Номинальный. Основанием служит вид документа (протоколы, стенограммы, справки и др.).
- Предметно-вопросный. Основанием является единство темы документов. Например, "Документы о регистрации ТРО «КПРФ» (протокол учредительной конференции, заявление в Управление юстиции, свидетельство о регистрации и др.)".
- Авторский. В деле группируются документы одного автора (общественного объединения). Например, "Документы избирательного объединения «Яблоко» " (устав, брошюра, статьи и др.)". Данный признак используется при формировании коллекций документов по выборам в местные органы власти.
- Корреспондентский. Часто служит для формирования дел с перепиской.
- Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.
- Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.
В основном применяется сочетание нескольких признаков формирования документов в деле, что дает возможность глубже раскрыть состав и его содержание, четко сформулировать заголовки дел.
При формировании дела необходимо учитывать, что:
- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, документ-ответ, располагается после документа- запроса;
- протоколы и стенограммы заседаний съездов (конференций, общих собраний) общественной организации формируются вместе с материалами к ним. Если они значительны по объему, то формируются отдельные дела.
- протоколы заседаний исполнительных органов общественной организации группируются по хронологии (по порядку номеров) в одном деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов, которые помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;
- варианты (проекты) организационных документов (программы, уставы, манифесты и др.), имеющие значительные отличия от основного документа, могут быть сгруппированы в одно дело с ним;
- переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или географическому признакам;
- при небольшом объеме несколько брошюр помещаются в одно дело;
- статьи в периодических изданиях (газетные вырезки) о деятельности общественной организации должны иметь следующие реквизиты: наименование газеты, год издания, номер и формироваться в отдельные дела по хронологическому, тематическому или другим признакам:
- в архивные дела могут помещаться вещественные предметы (значки, эмблемы, нарукавные повязки и др.), что должно быть оговорено в аннотации;
- фотоальбомы должны иметь внутреннюю опись;
- толщина дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет не более 250 листов, при большом объеме документов производят хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела.
Документы, сформированные в дела должны иметь заголовок, кратко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
В заголовок могут входить следующие элементы:
- название вида дела или разновидности документов;
- название организации, должность или фамилия лица, которым составлены документы (автор);
- название организации, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);
- вопрос или предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
- даты, к которым относятся документы, дела или изложенные в них события.
В конкретном заголовке дела обычно используется часть вышеназванных элементов.
Не разрешается употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание формулировок (разная переписка, переписка по общим вопросам и др.).
Вид дела (переписка, брошюра, журнал и др.) или вид документов (протоколы, стенограммы, листовки и др.) указываются в начале заголовка
Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа и по возможности раскрывается его содержание.
Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные виды документов.
Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для конкретного понимания дела.
В заголовке приводятся полные или официально сокращенные названия организаций. Если в деле имеются документы нескольких организаций необходимо давать им обобщающее название.
Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения и языке документа.
Степень полноты датировки зависит от характера документов включенных в дело.
Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, стенограммы и др.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При обозначении даты документа сначала указывается число, месяц, год. Число и год указывается арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например, 12 сентября 1998 года. Также допускается сокращенное цифровое написание: 12.09.98.
При невозможности определения точной даты необходимо указывать месяц и год или только год, например, сентябрь 1998 года; 1998 год.
При размещении в деле документов за несколько лет дата указывается следующим образом: 1998-2001 гг.
Если дата документа определена приблизительно на основании анализа документа, то пределы колебания оговариваются, а дата заключается в квадратные скобки. Например, (не ранее сентябрь 1998 года); [1998-2002].
В целях закрепления порядка расположения документов в деле и обеспечения их сохранности все листы дела кроме внутренней описи и заверительной записи должны быть пронумерованы.
Внутренние описи составляются на дела, имеющие особо ценные документы и фотоальбомы.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей не разрешается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
