104540 (590875), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Рис.1.1 Этапы процесса принятия решения

Более детальная схема принятия и реализации решения представлена на рис.1.2, где в составе каждого этапа выделены процедуры, необходимые для его выполнения. Так, основу для постановки задачи составляет возникновение ситуации, которая вызывает появление проблемы. Описание проблемной ситуации дает представление о факторах, которые необходимо проанализировать. Прежде всего, требуется установить, являются ли они внутренними или внешними по отношению к предприятию, так как возможности воздействия на эти группы факторов различны.

К внутренним факторам относят цели и стратегию решения предприятия, структуру управления, организацию торгово-технологического процесса, финансовые и трудовые ресурсы. Они формируют предприятие как систему.

Внешние факторы (поставщики, покупатели, конкуренты) в значительно меньшей степени поддаются воздействию со стороны предприятия. В современных условиях они характеризуются большей сложностью и не определённостью, что существенно затрудняет их учёт и анализ. Другая группа внешних факторов практически не управляема со стороны предприятия, но оказывает на его деятельность существенное влияние.

Этап формирования решения начинается со сбора и обработки информации об имеющихся ресурсах (в том числе ресурсах времени), о поставщиках, торгово-технологическом оборудовании, способах решения аналогичных задач как на данном, так и на других предприятиях; нормативной и справочной информации. Затем осуществляется выбор критериев, по которым будут сравниваться различные варианты решения возникшей проблемы.

На этом этапе также возможен возврат к выбору варианта решения или к обоснованию критериев, если избранный вариант не имеет достаточного ресурсного обеспечения или требует слишком много времени для реализации.

Выполнение решения включает:

• анализ хода работы;

• корректировку решения;

• оперативный контроль и маневрирование ресурсами;

• обеспечение прав и функций исполнителей решения.

Цель контроля за ходом выполнения решения — своевременное выявление отклонений от заданной программы и принятие мер по их ликвидации. К необходимости корректировки решения в процессе выполнения могут привести изменения внешней среды или внутренних факторов, а также ошибки и просчеты, допущенные при обосновании принятого решения.

Оценка достигнутых результатов преследует следующие цели:

• сопоставить запланированный и достигнутый результаты;

• сопоставить запланированные и реальные сроки и ресурсы;

• изучить, как велики были корректировки решения в процессе выполнения.

Все это дает возможность судить об эффективности принятого решения и плана его реализации и служит для накопления управленческого опыта

Рис.1.2. Процесс подготовки, принятия и реализации решения

1.4 Информационное обеспечение процессов управления

В основе процесса управления лежит обработка информации. Информация — сведения, данные, получаемые и накапливаемые в процессе развития науки и в практической деятельности людей. Определение оптимальных объемов информации, поступающей в различные звенья системы управления, оптимального распределения ее во времени и пространстве является необходимым условием эффективного функционирования системы управления.

Не все сообщения, попадающие в систему управления, в равной мере могут рассматриваться как информация. Основным критерием, позволяющим считать то или иное сообщение информацией, является его ценность, полезность для достижения поставленных целей. Такое понимание информации приводит к выделению в ней черт относительности: одни и те же сведения могут считаться информацией для одной системы и быть помехой, информационным шумом — для другой.

Информацию, используемую в процессе управления торговым предприятием, можно классифицировать по ряду признаков.

1. По характеру, сфере образования, назначению и формам закрепления (фиксации) вся информация делится на три крупных класса: научно-техническая, управленческая и учетно-статистическая информация. Научно-техническая информация образуется в процессе научных исследований и прикладных разработок, содержится в специальной литературе, патентах, документации на оборудование и т.п. Управленческая информация образуется непосредственно в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая экономическая информация, используемая в целях организации процесса управления предприятием. Такая информация содержится в учредительных документах предприятия, договорах с поставщиками и покупателями, в организационно-распорядительных документах. Учетно-статистическая информация возникает как результат хозяйственной деятельности предприятия и фиксируется в специально созданных документах (формах).

2. По отражаемым объектам вся информация делится на информацию о трудовых, материальных ресурсах, финансах, об основных фондах предприятия, о поставщиках, конкурентах, спросе на товары и т.п.

3. По организационному признаку информация подразделяется на систематизированную, т.е. регламентированную по составу показателей, периодичности, формам представления (например, баланс, отчет о прибылях и убытках, счет-фактура), и несистематизированную, т.е. имеющую свободную форму представления.

4. По направлению передачи информация делится на нисходящую, направленную от объекта к субъекту управления, восходящую (от объекта к субъекту) и горизонтальную.

Требования к управленческой информации

Одним из наиболее важных требований к информации, используемой в системах управления, является ценность информации, под которой понимается ее способность содействовать целям управления. Ценность информации определяется характером объекта и условиями среды, в которой он функционирует. Это качество информации не является постоянным. Оно может со временем достигать максимального значения или, наоборот, утрачивать силу.

Большое значение имеет достоверность информации. В информационный обмен в системе управления могут быть вовлечены ложные сведения (шум), что во многом затрудняет ее функционирование. Достоверность выражает точность соответствия данных о каком-либо событии реальным фактам. На достоверность значительно влияют как средства и способы отображения реальных фактов, так и средства и способы хранения и передачи информации.

Следующим требованием к информации является своевременность. Это свойство тесно связано с ценностью, так как именно своевременностью зачастую определяется ценность той или иной информации.

К обязательным требованиям относится также полнота информации. Под полнотой понимается достаточность информации для решения поставленных задач. При этом следует помнить, что избыток информации (излишние детали и подробности) может тик же затруднить принятие решения, как и ее недостаток.

И наконец, важным требованием является компактность информации. Она позволяет увеличить пропускную способность каналов связи, делает информацию более наглядной и легкой для восприятия, что, в свою очередь, повышает качество ее использования.

Информационные потоки и информационные системы

Одним из важных понятий при рассмотрении информационного обеспечения процесса управления предприятием является понятие информационного потока.

Информационный поток — это совокупность циркулирующих между отдельными структурными элементами системы (подразделениями предприятия, отдельными лицами), а также между системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

В зависимости от связываемых потоком систем потоки делятся на горизонтальные и вертикальные; в зависимости от места прохождения — на внешние и внутренние и в зависимости от направления — на входящие и исходящие.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• источник возникновения;

• направление движения потока;

• скорость передачи и приема информации;

• интенсивность потока, т.е. количество информации, поступающее в единицу времени.

Система, обеспечивающая прохождение и обработку информации, называется информационной системой. Она делится на две подсистемы: функциональную, состоящую из совокупности решаемых задач, и обеспечивающую, включающую техническое, информационное и математическое обеспечение.

Техническое обеспечение представляет собой совокупность технических средств, обеспечивающих передачу и обработку информационных потоков. К этой категории относятся любые используемые для этих целей технические средства — от авторучки и телефона до компьютера и сети Интернет.

Информационное обеспечение включает различные классификаторы, справочники, базы данных и средства формализованного описания данных. В настоящее время в соответствии с требованиями развития рыночной экономики в стране проводится работа по созданию и развитию единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации в соответствии с Законом РФ "О стандартизации" и Государственной программой перехода Российской Федерации на принятую и международной практике систему учета и статистики.

Математическое обеспечение — это совокупность используемых на предприятии методов решения задач, возникающих при управлении предприятием. Эти методы могут быть регламентированы государственными органами, как, например, методика расчета издержек или прибыли предприятия, или нерегламентированными, например метод оценки ожидаемого спроса или составление графика выхода на работу сотрудников предприятия.

Документы в управлении

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксированной информации является документ.

В управленческой деятельности используют главным образом текстовые документы. Такие документы, оформленные согласно определенным правилам, обычно называют управленческими, а их совокупность — управленческой документацией.

Все управленческие документы классифицируются по содержанию, происхождению, назначению, наименованию, срокам исполнения и хранения и другим признакам.

По содержанию выделяют документы по административным вопросам, оперативной деятельности, бухгалтерского учету. По происхождению документы делятся на официальные и личные.

По назначению выделяют документы как средство фиксирования событий (акты, отчеты, протоколы) и документы как средство передачи информации (письма, прайс-листы, оферты).

По месту составления документы подразделяются на внешние, полученные из других организаций или направленные в другие организации, и внутренние, составленные и используемые внутри предприятия. В свою очередь, внешние документы делятся на входящие и исходящие.

По наименованию различают несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются акт, договор, приказ, ведомость, отчет др. Большинство видов документов имеет разновидности. Например, разновидностями договора могут быть: договор о поставке товара, договор купли-продажи, договор аренды и др., разновидностями акта — акт о недостаче, акт о списании товарно-материальных ценностей, акт проверки санитарного состояния помещений и т.д.

По количеству отражаемых вопросов выделяют простые документы, отражающие один вопрос, и сложные, включающие несколько вопросов.

По степени подлинности различают подлинники и копии документов. Подлинник — документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный. Копией документа называют воспроизведение всех его реквизитов.

В зависимости от носителя информации различают бумажные и электронные документы. Документы на других носителях в деятельности торговых предприятий практически не используются. В зависимости от сроков хранения документы бывают постоянного и временного хранения. Содержание и назначение документа определяют его форму и расположение реквизитов. Реквизит — это обязательный элемент, присущий определенному виду документа (дата, адрес, подпись и т.п.). Совокупность расположенных в определенном порядке реквизитов документа называется его формуляром. Основными требованиями к управленческим документам являются достоверность и краткость содержащейся в нем информации. Необходимость наличия каждого документа должна быть обоснована.

Обработка информации в аппарате управления включает три этапа:

1. документирование информации;

2. обработка информации, содержащейся в документах;

3. организация работы с документами (создание условий для обеспечения движения, поиска и хранения документов).

Первый и третий этапы вместе образуют понятие делопроизводство. Различают административное делопроизводство, занимающееся документами, общими для любой функции управления предприятием, и специальное — по каждой функции (например, бухгалтерское, по личному составу). Ответственность за состояние делопроизводства на предприятии несет руководитель.

1.5 Персонал торгового предприятия

Характеристики

Список файлов ВКР