104269 (590842), страница 7
Текст из файла (страница 7)
АО «РИК» АОЗТ Торговый дом «Амур»
личная личная
подпись К.Р.Романов подпись В.Е.Афанасьева
14.06.2006 14.06.2006
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Президент Интер-Траст Лтд. Председатель Правления
личная банка «Прогресс»
подпись А.С.Линев личная
17.06.2006 подпись Н.М.Титов
17.06.2006
Согласование документа может приводиться с подчинёнными и неподчинёнными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путём визирования документа (реквизит 24).
24 - визы согласования документа
Визирование документа является формой его внутреннего в пределах одной организации согласования.
Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов 25.01.2006
Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Виза ставится непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документа исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации по направлению, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
25.01.2006
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменения, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.
25 – оттиск печати
На документах, требующих особого удостоверения, подтверждение их юридической силы, ставится печать организации.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специалистами нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
Печати бывают гербовые и простые.
Гербовая печать - круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993г. № 2050.
Печати с изображением Российского герба используются государственными учреждениями. Кроме них, такую печать получают организации, наделенные отдельными государственными полномочиями, например, частные нотариальные конторы.
Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом от 28 августа 1995г. № 154 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности. Согласно новым правилам гербовая печать увеличена в диаметре на пять миллиметров. Кроме того, на ней введены дополнительные надписи. В печати указываются ИНН и номер свидетельства о государственной регистрации.
Особые требования предъявляются к материалам, из которых изготовлена печать. Они являются более современными, что позволяет получать более четкие оттиски.
Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не имеют юридической силы.
В коммерческих организациях используется круглая печать, приравненная к гербовым для государственных организаций и содержащая также указание на ИНН и регистрационный номер.
Простые печати, кроме круглых, бывают различной геометрической формы – прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и пр.
Печати могут содержать наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке, а также товарный знак организации.
Печати индивидуальных предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество индивидуального предпринимателя; местонахождение; словосочетание: « индивидуальный предприниматель»; ИНН и регистрационный номер, указанный в свидетельстве о государственной регистрации.
Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания и некоторые другие.
Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или даже изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться. На некоторых видах документов печать проставляется на специально обозначенном месте, обозначаемом буквами М.П.
26 - отметка о заверении копии
Заверение копии документа или выписки из него производят в необходимых случаях для придания им юридической силы.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Подпись (реквизит 22)
Верно
Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков
07.06.2006
Верность копии документа заверяется сотрудником организации (секретарём, инспектором отдела кадров). Отметка о заверении копии используется для удостоверения верности выписок из таких документов, как постановления, приказы, протоколы и т.п. Если копия документа выдается на руки или пересылается в другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.
Допускается заверение копии документа печатью, определяемой по усмотрению организации.
Печать также ставится на копиях документов, выполненных на гербовых бланках, тиражированных средствами оперативной полиграфии и предназначенных для рассылки. Кроме того, печать ставится на рассылаемых документах, обладающих юридическим статусом (приказы, распоряжения, нормативные документы). Используются при этом простые печати (канцелярии, общего отдела, управления делами).
27 - отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.
Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
924 45 67 924 45 67
Рекомендуется указывать полностью фамилию, имя и отчество исполнителя.
При отправке документов в другой город следует дополнять номер телефона международным кодом, например: (095) 924 45 67.
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего использования в качестве справочного материала.
Отметка об исполнении документа и направление его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.
Возможные варианта реквизита: «Отправлен факс от 01.14.2001 № 131»; «Издан приказ от 06.04.2002 № 12 «О создании комиссии»; «Вопрос решён по телефону 16.12.2001» и т.д.
29 - отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении должна, как правило, содержать сокращенное наименование организации, получившей документ, дату поступления документа и его регистрационный номер (индекс).
30 - идентификатором электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в правом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе , дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Отметка для автоматического поиска документа делается, если документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.
Установление требований к присвоению имени файлу регламентируется в методических материалах организации.
Глава 2. Технология разработки и оформления организационно-распорядительной документации
2.1. Организационно-правовые документы
Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.
Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.
Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент, штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.
![](https://s.studizba.com/z.php?f=/templates/si/i/noavatar.png&w=100&h=100&t=1"){kind=avatar}
