104269 (590842), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

Прямой эффект проявляется в снижении затрат труда на работу с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капитальных вложений на оргтехнику и помещение для ее установки, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники.

1.2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы. ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. Организационно-распорядительные документы можно разделить на 3 группы:

• организационные (положение, устав, инструкция, правило). Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждений, организаций, предприятий и их структурных подразделений;

• распорядительные (приказ, решение, постановление, распоряжение, указание). Такой документацией оформляется распорядительная деятельность должностных лиц и коллегиальных органов. распорядительные документы вместе с тем являются средствами передачи письменных указаний подчиненным учреждениям, организациям, предприятиям и конкретным лицам;

• справочно-информационные (протокол, докладная и объяснительная записки, справка, акт, письмо).

1. Реквизиты организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит из отдельных, составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название документа и т.д.). Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей локальной теме: авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения и т.д. Реквизиты могут быть графическими (герб, печать, эмблема) или текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько достаточно самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью. Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляют его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации (приведение к единообразию) группы документов разрабатывается, как правило, формуляр – образец. Формуляр – образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов, определяет необходимые для их размещения площади.

Принятая в формуляре – образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемый вариант при наличии нескольких различий в конкретных документах.

Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и т.д.), называется типовым формуляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации (УСД). Требование к построению формуляра – образца» установлены общие для любых управленческих документов соответствующие международным:

- форматы бумаги А3 (297х420мм), А4 (210х420мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

- минимально допустимые размеры служебных полей: поле подшивки – не менее 20мм, остальные поля – не менее 10мм;

- размер шрифта, годного для оформления документов – что соответствует размеру 13,5 – 14 шрифта Times New Roman Cyr (наиболее близкий к шрифту канцелярской пишущей машины: 2,6х4,25мм).

Стандартом определено, что основными зонами документа являются сверху вниз по листу бумаги: заголовочная, содержательная и оформляющая, хотя это деление достаточно условно.

Установлен состав реквизитов, совокупность которых придаёт управленческим документам юридическую силу и правила их оформления; в самом общем виде – их расположение на листе бумаги. К этим реквизитам относится: наименование организации – составителя (автора) документа и код организации, наименование формы документа и её код, дата, номер документа и подпись (лица, несущего ответственность за содержание документа).

Неоднократно регламентировались и стандартизировались более подробные требования по оформлению и расположению на бумажном носителе реквизитов управленческих документов. Этому вопросу был посвящён в настоящее время приостановленный Государственный стандарт Российской Федерации 6.30 – 97 «УСД. Система организационно – распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Во все действующие инструкции и правила по ведению делопроизводства обязательно включены разделы, составленные на основе этого стандарта.

Оформление ОРД, как уже было сказано, осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003, устанавливающим состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного Герба РФ. Правильно оформленные реквизиты организационно-распорядительных документов гарантируют их юридическую силу.

В настоящее время установились требования по оформлению 30 реквизитов управленческих документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 –основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 –идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 –дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 –оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направление его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 –идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные, как правило, применяются в границах конкретной системы документации. С другой стороны, на реальном документе состав реквизитов и их оформление будет зависеть от вида документа, его автора и других факторов.

01 - государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Герб – отличительный знак государства, города, сословия и т.п., изображаемых на флагах, монетах, печатях и т.п. (Словарь русского языка С.И. Ожегова, Словарь иностранных слов).

Герб – эмблематический образ, служащий наследственным апологетическим символом и опознавательным знаком какой-либо системы родовой или социальной преемственности, а также опирающей на эту систему общности – семейно-родовой, административно-территориальной или корпоративной (Терминологический словарь «Аполлон»).

Герб – геральдически оформленный знак достоинства, исторического и административного значения государства, территории (населенного пункта), прав органов государственной власти или органов местного самоуправления (Из концепции Геральдического совета при президенте РФ о территориальной символике).

Все современные государства имеют свои главные отличительные знаки – гербы, символы их суверенитета. Основные функции герба, как и геральдике в целом, - репрезентативная и идентификационная².

В делопроизводстве Государственный герб РФ, а также герб субъекта РФ и эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) – обязательные реквизиты бланковой надписи, придающие документу юридическую силу наряду с такими юридически значимыми реквизитами, как наименование организации, коды организации, дата документа, номер документа, подпись, печать и др.

Регистрации в государственном геральдическом регистре РФ подлежат³:

- Герб РФ и

- гербы субъектов РФ, а также

- гербы и эмблемы федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, органов местного самоуправления и иных муниципальных образований.

Регистрация официального символа (герба, флага, эмблемы, знака отличия и различия) осуществляется в целях систематизации и упорядочения их использования. Обладатель официального символа получает свидетельство о регистрации, которое подтверждает его право на данный символ и право передачи его правопреемнику.

Государственный герб РФ является официальным государственным символом РФ. Он был утвержден Федеральным конституционным законом РФ «О Государственный герб РФ » 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ, который действует сейчас в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 г. № 2-ФКЗ, от 30.06.2003 г. № 1-ФКЗ. Треть этого закона составляют требования по использованию Государственного герба РФ в делопроизводстве (статьи 2, 3, 4, 10, 11).

Статья 2 настоящего закона регламентирует воспроизведение Государственного герба РФ. Допускаются три варианта его воспроизведения на бланках:

- многоцветный (щит красного цвета без каймы, двуглавый орел – золотого цвета, на груди орла на красном щите изображен серебряный всадник в синем плаще, сидящий на серебряном коне и поражающий копьем черного дракона; вместо золотого допустимо использование желтого цвета, а вместо серебряного - белого);

- одноцветный, а также

- без геральдического щита (в виде главной фигуры – двуглавого орла с атрибутами).

Статья 3 определяет перечень видов документов и организаций, на бланках которых может воспроизводиться Государственный герб РФ в том или ином варианте в зависимости от их статуса.

Например, в многоцветном варианте Государственный герб РФ помещается на бланках:

• федеральных конституционных законов РФ;

• указов и распоряжений Президента РФ;

• постановлений Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания РФ;

• постановлений и распоряжений Правительства РФ;

• решений конституционного, Верховного, Высшего Арбитражного судов РФ;

• а также на бланках Президента РФ и вышеперечисленных органов высшей государственной и судебной власти.

В одноцветном варианте наш Государственный герб помещается на бланках:

• Администрация Президента РФ;

• полномочных представителей президента РФ в федеральных округах;

• федеральных органов исполнительной власти;

• Генеральной прокуратуры РФ;

• Уполномоченного по правам человека в РФ;

• Счетной палаты РФ;

• Центральной избирательной комиссии РФ;

• Центрального банка РФ.

Одноцветный вариант Государственного герба РФ без геральдического щита помещается на бланках:

• органов, организаций и учреждений при Президенте РФ;

• органов, организаций и учреждений при Правительстве РФ;

• федеральных судов;

• органов прокуратуры РФ;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за пределами России.

Статья 4 определяет перечень документов, на которых воспроизводится Государственный герб РФ:

• документы, удостоверяющие личность гражданина РФ;

• документы общегосударственного образца, выдаваемые федеральными органами государственной власти, а также органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Эта же статья определяет перечень организаций, на печатях которых может помещаться Государственный герб РФ. К ним относятся:

• федеральные органы государственной власти;

• иные государственные органы, организации и учреждения;

• органы, организации и учреждения независимо от форм собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями;

• а также органы, осуществляющие государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Использование Государственного герба РФ в случаях, не предусмотренных Законом № 2-ФКЗ, допускается только по решению Президента РФ, которое должно быть оформлено соответствующим Указом, или в случае принятия поправок к действующим законам.

Характеристики

Список файлов ВКР