81986 (589613), страница 3

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 3)

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление, согласование и отправку счетов-фактур.

На шаге «PRSA04.01. Подготовка счета-фактуры в соответствии с заказом» в соответствии с заказом клиента и условиями договора подготавливается счет-фактура.

Счет-фактура формируется согласно к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. № 914 (в редакции Постановления № 283 от 11.05.2006 г.), и в него включается следующая информация:

Заголовок:

• № счета-фактуры;

• дата выставления счета-фактуры;

• наименование продавца;

• адрес продавца;

• ИНН/КПП продавца;

• наименование покупателя;

• адрес покупателя;

• ИНН/КПП покупателя;

• номер договора.

Сроки и итог:

• наименование товара;

• единица измерения;

• количество;

• цена за единицу измерения;

• стоимость товара, всего без налога;

• налоговая ставка;

• сумма налога;

• стоимость товара, всего с учетом налога;

• страна происхождения;

• номер таможенной декларации;

• всего (общая сумма к оплате по счету-фактуре).

Подписи:

• руководитель организации;

• главный бухгалтер.

Далее на шаге «PRSA04.02. Оформление счета-фактуры» происходит оформление счета-фактуры.

На шаге «PRSA04.03. Согласование счета-фактуры» подготовленный счет-фактура соответствующим образом согласуется (в случае необходимости в его данные могут быть внесены изменения, если, например, клиенту понадобилось большее или меньшее количество товара).

Согласованный счет-фактура на шаге «PRSA04.04. Отправка счета-фактуры клиенту» отправляется клиенту по выбранному каналу связи.

На шаге «PRSA04.05. Регистрация отправки счета-фактуры клиенту» отправленные счета-фактуры регистрируются в журнале счетов-фактур, куда заносится следующая информация:

• номер счета-фактуры;

• клиент;

• товар;

• цена единицы товара;

• количество;

• сумма к оплате;

• дата отправки.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за подготовку счета-фактуры

Входящее событие бизнес-процесса:

• Заказы клиентов должны быть зарегистрированы.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Заказ

Исходящее событие бизнес-процесса:

• Зарегистрирована отправка счетов-фактур клиентам.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Счет-фактура

PRSA05. Выполнение обязательств по договору

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя оплату клиентом товара и передачу распоряжения на отгрузку товара.

На шаге «PRSA05.01. Получение от клиента уведомления о выполнении условий по оплате» ответственный за работу с клиентами получает от клиента уведомление о выполнении условий по оплате, регистрирует его в журнале оплат и осуществляет контроль выполнения клиентом обязательств по оплате.

В журнал оплат заносится следующая информация:

• номер счета-фактуры;

• клиент;

• дата отправки;

• сумма;

• дата оплаты;

• дата получения уведомления.

После получения от клиента уведомления о выполнении условий об оплате на шаге «PRSA05.02 Отправка клиенту уведомления о готовности к отгрузке» происходит отправка уведомления о готовности к отгрузке.

Далее на шаге «PRSA05.03 Контроль выполнения клиентом обязательств по оплате» происходит контроль выполнения клиентом обязательств об оплате и отправка распоряжения на склад об отгрузке товара.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с клиентами;

• Ответственный за расчеты с клиентами.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Уведомление о готовности к оплате;

• Банковская выписка;

• Договор.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• На склад передано распоряжение об отгрузке.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Уведомление о готовности к отгрузке.

PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар

Описание бизнес-процесса:

Процесс «PRPU01. Подготовка и оформление заявки на товар» включает в себя задачи по определению потребности в товаре, ведение справочника товаров и создание, просмотр, редактирование заявок на основании плана потребностей в товарах на определенный период.

При выполнении шага «PRPU01.01. Определение потребности в товарах» происходит определение потребности в товаре исходя из анализа исторических данных о продажах, анализа рыночной ситуации и прогноза спроса. В результате определяются базовые характеристики требуемого товара, необходимое его количество и сроки поставки. На основании данной информации составляется проект заявки на товар и передается в отдел закупок.

На шаге «PRPU01.02. Проверка наличия товара в справочнике» необходимо проверить наличие товаров, которые нужно заказать в общем справочнике. Если товар не найден, необходимо перейти к шагу «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник», иначе - к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар».

На шаге «PRPU01.03. Заведение нового товара в справочник» необходимо занести информацию по новому товару в общий справочник. Нужно внести в систему следующие данные:

• название;

• единица измерения;

• цена единицы;

• себестоимость единицы;

• наименование поставщика.

При выполнении шага «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар» на основании проекта заявки на товар составляется список товаров, которые необходимо приобрести. В заявке необходимо указать:

• код товара;

• количество товара;

• дату заказа.

На шаге «PRPU01.05. Согласование заявки на товар» исполнитель, подготовивший заявку на товар, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку и согласование заявки на товар. В этом случае необходимо перейти к шагу «PRPU01.04. Подготовка заявки на товар», иначе - к шагу «PRPU01.06. Оформление заявки на товар».

На шаге «PRPU01.06. Оформление заявки на товар» согласованную заявку необходимо оформить в соответствии с внутренними правилами компании.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за определение потребности в товарах;

• Ответственный за работу с заявками;

• Ответственный за согласование заявок.

Входящее событие бизнес-процесса:

Наступление плановой даты формирования заявок или появление необходимости в закупке товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

• План потребностей в товарах.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса должна быть создана согласованная заявка на приобретение товаров или услуг.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Заявка на товар

• Справочник товаров

PRPU02. Выбор поставщиков и получение коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

В рамках данного процесса происходит поиск поставщиков, которые могут поставить необходимое количество требуемого товара. Поиск ведется как среди собственного справочника поставщиков, так и во внешних источниках информации с последующим занесением нового поставщика в общий справочник. После определения списка поставщиков идет рассылка заявок на товары поставщикам с целью сбора коммерческих предложений и составления итогового списка поставщиков, которые могут выполнить заявку.

На шаге «PRPU02.01. Поиск поставщиков» происходит поиск возможных поставщиков на основании полученной заявки на товар. Поиск может происходить как в собственном общем справочнике, так и во внешних источниках, например в Интернете, отраслевых справочниках, каталогах и т. д. Если поставщик найден в собственном справочнике, тогда необходимо перейти к шагу «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков», иначе - к шагу «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник».

На шаге «PRPU02.02. Ввод нового поставщика в справочник» необходимо внести полученные сведения о новых поставщиках в общий справочник. Вводится следующая информация:

• название;

• адрес;

• индекс;

• город;

• контактное лицо;

• закупщик.

При выполнении шага «PRPU02.03. Подготовка списка возможных поставщиков» на основании полученной заявки на товар ответственный составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, если есть, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Далее, на шаге «PRPU02.04. Отправка запроса в соответствии с заявкой», в соответствии с заявкой на товар, ответственным за работу с поставщиками подготавливается запрос на товар, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку товара. Запрос должен содержать следующую информацию:

• наименование товара;

• количество;

• сроки доставки.

Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с ответственным за согласование запроса, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на товар отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи. Отправка запроса фиксируется в соответствующем журнале, в который необходимо внести следующую информацию:

• номер запроса;

• дату отправки;

• отправителя/составителя запроса.

На шаге «PRPU02.05. Получение коммерческих предложений от поставщиков» происходит сбор коммерческих предложений от потенциальных поставщиков.

Далее, на шаге «PRPU02.06. Регистрация коммерческих предложений», полученные предложения должны бать зарегистрированы в установленном порядке в журнале входящих коммерческих предложений. По каждому предложению должна быть следующая информация:

• заголовок документа;

• название поставщика;

• дата поступления;

• номер запроса;

• строки документа;

• название товара;

• количество;

• цена;

• срок доставки;

• дополнительные условия.

При выполнении шага «PRPU02.07. Выбор подходящих поставщиков» на основании полученных коммерческих предложений, включающих в себя условия и сроки поставки, производится выбор поставщиков, способных исполнить заявку на товары в необходимые сроки.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с поставщиками.

Входящее событие бизнес-процесса:

Поступление согласованной заявки на приобретение товаров или услуг.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Заявка на товар;

• Справочник поставщиков;

• Коммерческое предложение.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• Список поставщиков подготовлен.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Справочник поставщиков;

• Коммерческое предложение;

• Список поставщиков.

PRPU03. Оформление договора с поставщиком и спецификации заказа

Характеристики

Список файлов ВКР