81986 (589613), страница 2

Просмтор этого файла доступен только зарегистрированным пользователям. Но у нас супер быстрая регистрация: достаточно только электронной почты!

Текст из файла (страница 2)

В юридическом департаменте работают три юрисконсульта, которые решают вопросы составления договоров с поставщиками и клиентами, представляют компанию на судебных разбирательствах и пр.

ИТ-департамент состоит из двух отделов: отдела технической поддержки и отдела развития информационных технологий, возглавляемыми начальниками отделов. Два аналитика отдела развития информационных технологий занимаются планированием, проектированием и реализацией изменений информационной инфраструктуры компании, а два специалиста отдела технической поддержки занимаются поддержкой работы сотрудников компании.

Организационная структура управления ООО «Автопробег» представлена в приложении 1.

1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

ООО «Автопробег» дорожит своей репутацией на рынке и работает в основном с несколькими оптовыми компаниями, с которыми заключены долгосрочные соглашения о сотрудничестве, составлены планы закупок и определены размеры скидок. Однако компания растет и развивается, а значит, ищет новые рынки сбыта и новых поставщиков. Тем не менее компания осуществляет закупку на условиях предоплаты, поскольку, во-первых, такая форма оплаты наиболее удобна для поставщиков, а во-вторых, не является высокорискованной операцией, т. к. все поставщики тщательно проверяются сотрудниками отдела оформления и контроля договорных отношений с поставщиками. Учет себестоимости приобретенного товара согласно рекомендациям отдела методологии ведется бухгалтерами по методу FIFO (метод оценки запасов по себестоимости первых по времени закупок, «first in - first out» - «первым поступил, первым использован»). В процессе принятия решения о закупке товара менеджер по закупкам сначала формирует черновик заявки, отражающий потребность ООО «Автопробег» в товаре. После согласования с поставщиком заявка может быть скорректирована, например, из-за отсутствия товара на складе у поставщика. После того как заявка согласована с поставщиком и внутри компании, менеджер по закупкам формирует заказ на поставку продукции.

Доставленный товар размещается на складе с указанием зоны (сектора) и ячейки хранения.

При продаже товара менеджеры по продажам сначала принимают от клиентов заявки на товар, проверяют наличие товара на складе в требуемом количестве и его цену с учетом скидки, после чего заявка клиента может быть скорректирована. После согласования заявки клиент делает заказ на товар, и товар считается зарезервированным для данного клиента и уже не может быть включен в другой заказ. Оплата заказов осуществляется на условиях предоплаты.

На текущий момент компания не применяет системы управления предприятием, однако активно использует программы пакета офисного ПО MS Office: MS Word, MS Excel. При этом в качестве информационных каналов для отправки и получения информации существуют:

• электронная почта;

• факс;

• доставка курьером;

• обычная почта.

Для автоматизации деятельности ООО «Автопробег» были выделены следующие бизнес-процессы:

• закупки;

• складской учет;

• продажи;

• бухгалтерский учет.

Эти процессы являются ключевыми для ООО «Автопробег», и планируется, что именно их автоматизация принесет основную выгоду от внедрения информационных технологий в управление предприятием.

1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание

Схема декомпозиции общего бизнес-процесса приведена в приложении 15. Входом для общей работы магазина являются товар, поступивший от поставщиков, и сопроводительные документы с ним, а также заказы клиентов на товар. Управление осуществляется на основе существующего законодательства и, сложившейся на данный момент, ситуацией на рынке. В качестве механизмов рассматриваются сотрудники и оборудование. Результатом торгово-закупочной деятельности фирмы являются,в первую очередь, проданный товар, прибыль, деньги поставщику за предоставленный товар и оказанные услуги по транспортировке, а также размещение заказов, отчетность и налоги в государственную казну.

Приведем подробное описание описание следующих процессов:

PRSA01. Поиск клиентов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя поиск новых клиентов, работу с клиентами, с которыми уже заключены договоры, отправку информации о товаре потенциальным клиентам, а также сбор и анализ запросов на товар.

На шаге «PRSA01.01. Выбор клиентов, с которыми заключены договоры» производится проверка наличия клиентов, с которыми не истекли сроки заключенных ранее договоров. Клиенты, с которыми имеются действующие договоры, заносятся в список для отправки им информации о новом товаре. По каждому клиенту в списке должна быть отражена следующая информация:

• полное наименование;

• контактное лицо (желательно с должностью);

• юридический адрес;

• контактный адрес;

• имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;

• выбранный информационный канал для отправки коммерческого предложения;

• адрес (в выбранном информационном канале).

При выполнении шага «PRSA01.02. Поиск новых клиентов» проводится поиск потенциальных клиентов при помощи различных информационных каналов, а также анализ заключенных ранее договоров на поставку с целью поиска клиентов для возобновления сотрудничества. Найденные клиенты и их реквизиты добавляются в список для отправки им информации о новом товаре, а также в общий список клиентов. Общий список должен содержать следующую информацию о клиенте:

• полное наименование;

• краткое наименование;

• юридический адрес;

• контактный адрес;

• телефон (с кодом страны и города);

• список контактных лиц клиента;

• имя сотрудника, отвечающего за взаимодействие с этим клиентом;

• данные по индивидуальным скидкам для клиента (как постоянного клиента);

• дату последнего изменения информации о клиенте;

• все существующие адреса клиента (в различных информационных каналах).

На шаге «PRSA01.03. Ввод новых клиентов в справочник» происходит ввод информации, полученной при выполнении шага процесса «PRSA01.02 Поиск новых клиентов».

Затем, на шаге «PRSA01.04. Подготовка сводного списка возможных клиентов», подготавливается сводный список возможных клиентов, с которыми будет вестись дальнейшая работа.

На шаге «PRSA01.05. Отправка возможным клиентам информации о предлагаемом товаре» информация о предлагаемом товаре отправляется в форме рекламного информационного письма. Как правило, описание предлагаемого товара содержит:

• полное наименование товара;

• артикул товара;

• назначение товара, его технические характеристики, характеристики габаритов; указываются преимущества данного товара перед аналогами, рассказывается о примененных инновациях при разработке и производстве товара;

• описание ассортимента товара (цвет, форма и проч.);

• сведения о производителе товара.

На шаге «PRSA01.06. Получение запросов на товары» ООО «Автопробег» получает запросы на товар от клиентов. Запрос на товар представляет собой сообщение поставщику о заинтересованности и/или потребности в конкретном товаре (часто с точностью до артикула или номера серии). В запросе указывается следующая информация:

• номер запроса;

• дата отправки;

• серия/артикул товара;

• предполагаемое количество товара, которое будет заказано;

• просьба о дополнительном разъяснении заявленных характеристик товаров;

• вопросы о наличии товаров с другими характеристиками.

Запросы, полученные от возможных клиентов, анализируются с целью изучения потребностей на рынке; также происходит проверка на наличие запрашиваемого товара в доступном для продажи ассортименте, а реквизиты возможных клиентов, приславших запросы, соответствующим образом заносятся в список для отправки им коммерческих предложений.

Далее на шаге «PRSA01.07. Составление списка клиентов, приславших запросы» составляется список клиентов, которые прислали запросы.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с клиентами;

• Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие процесса:

• Необходимость предприятия осуществлять свою основную деятельность.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• В результате выполнения процесса должен быть создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов;

• Запросы на товары.

PRSA02. Отправка коммерческих предложений

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя подготовку, оформление и отправку коммерческих предложений потенциальным клиентам.

На шаге «PRSA02.01. Подготовка коммерческих предложений» на запрос клиента создается коммерческое предложение. Оно содержит следующую информацию:

• наименование товара;

• доступное количество товара;

• краткое описание товара;

• предварительные сроки исполнения заказа на товар;

• условия скидок (например, в зависимости от приобретаемого количества);

• информация по сопутствующим и заменяющим товарам;

• условия оплаты товара, валюта оплаты;

• возможность получения дополнительных скидок в дальнейшем, после выполнения данного заказа;

• срок действия коммерческого предложения.

Далее на шаге «PRSA02.02. Оформление коммерческих предложений» созданное предложение оформляется должным образом. Для этого в его позициях указываются следующие атрибуты:

• идентификационный номер коммерческого предложения;

• содержание коммерческого предложения;

• просьба выслать подтверждение о получении.

При выполнении шага «PRSA02.03. Согласование коммерческих предложений» подготовленное и оформленное соответствующим образом предложение согласуется внутри компании и, в случае необходимости, в него могут быть внесены изменения (например, по условиям предоставления скидок).

На шаге «PRSA02.04. Отправка коммерческих предложений» коммерческое предложение отправляется посредством выбранного информационного канала. Данные об отправке заносятся в журнал регистрации исходящих коммерческих предложений:

• дата отправки;

• идентификационный номер коммерческого предложения;

• ответственный сотрудник;

• наименование получателя;

• информационный канал;

• адрес получателя (в выбранном информационном канале).

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за подготовку коммерческих предложений.

Входящее событие бизнес-процесса:

• Создан список клиентов для отправки им коммерческих предложений.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов.

Исходящее событие бизнес-процесса:

В результате выполнения процесса коммерческие предложения должны быть отправлены всем потенциальным клиентам из списка клиентов для отправки предложений.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Коммерческие предложения.

PRSA03. Обработка заказов

Описание бизнес-процесса:

Данный бизнес-процесс включает в себя получение, согласование и регистрацию заказов.

На шаге «PRSA03.01. Получение заказа от клиента» от клиентов, которым были отправлены коммерческие предложения и с которыми заключены договоры, принимаются заказы.

В позициях заказа указывается:

• идентификационный номер заказа;

• наименование клиента;

• юридический адрес клиента;

• контактный адрес клиента;

• дата принятия заказа;

• товар;

• количество;

• цена;

• общая сумма заказа;

• условия поставки;

• валюта.

На шаге «PRSA03.02. Согласование заказа» на основании дополнительных условий (например, наличие дополнительных скидок для клиента или же наличие необходимого товара на складе) в заказ вносятся необходимые изменения, и заказ согласуется с клиентом.

При выполнении шага «PRSA03.03. Регистрация заказа» происходит регистрация заказа.

Основные участники бизнес-процесса:

• Ответственный за работу с заказами.

Входящее событие бизнес-процесса:

• Коммерческие предложения отправлены.

Входящие документы бизнес-процесса:

• Список клиентов;

• Заказ.

Исходящее событие бизнес-процесса:

• Получены заказы от клиентов.

Исходящие документы бизнес-процесса:

• Заказ

PRSA04. Выставление счета-фактуры клиенту

Характеристики

Список файлов ВКР